W-4, I-9, Đơn xin việc, Đăng ký Tiểu bang và hơn thế nữa
Trách nhiệm đầu tiên của bạn cho thủ tục giấy tờ và quy định cho nhân viên mới đến ngay sau khi thuê. Trước khi nhân viên bắt đầu làm việc và nhận tiền lương đầu tiên của mình, có một số hình thức bạn được yêu cầu phải hoàn thành nhân viên. Những hình thức này phải được hoàn thành bởi mọi nhân viên, theo cả luật liên bang và tiểu bang.
trong hầu hết các trường hợp, bạn không cần phải trả lại các biểu mẫu cho bất kỳ ai, nhưng bạn phải giữ chúng. Khi các biểu mẫu này được hoàn thành, bạn nên giữ chúng ở một vị trí cụ thể, có sẵn cho nhân viên và những người khác cần xem chúng. Bộ Lao động Hoa Kỳ (theo Tiền lương và Giờ làm việc) có các yêu cầu cụ thể về biên chế và hồ sơ nhân sự phải được lưu giữ trên tất cả các nhân viên.
Các cơ quan liên bang, tiểu bang và địa phương cũng có thể kiểm tra hồ sơ nhân viên của bạn vì nhiều lý do, vì vậy việc giữ hồ sơ là quan trọng.
01 - Mẫu W-4 để khấu trừ thuế thu nhập liên bang
Tất cả những người thuê mới phải điền Mẫu W-4 trước khi nhận được tiền lương đầu tiên. Biểu mẫu này bao gồm thông tin về tình trạng hôn nhân, số người phụ thuộc và số tiền khấu trừ bổ sung được chỉ định. Nó được sử dụng để tính khấu trừ thuế thu nhập liên bang. Bạn không phải giữ bản sao của tất cả các mẫu W-4, chỉ là bản sao mới nhất.
Nhà tuyển dụng không nên tư vấn cho nhân viên về cách hoàn thành biểu mẫu này, nhưng bạn có thể hướng dẫn họ đến một bài viết IRS giúp họ hoàn tất biểu mẫu này.
Hãy chắc chắn sử dụng phiên bản mới nhất của mẫu W-4. Đạo luật về Thuế và Giảm thuế năm 2017 đã có những thay đổi đáng kể đối với các bảng khấu trừ và nhân viên có thể muốn thay đổi khoản khấu trừ của họ để tránh bị đánh thuế quá nhiều so với tiền lương của họ. Bạn nên sử dụng mẫu W-4 2018 để thuê mới và cho nhân viên muốn thay đổi biểu mẫu của họ.
Nhân viên có thể thay đổi hình thức W-4 của họ thường xuyên như họ muốn. Ví dụ, một nhân viên có thể nhận tiền thưởng và muốn thay đổi khấu trừ. Trách nhiệm của bạn là người sử dụng lao động để theo dõi sự thay đổi mới nhất và để đảm bảo tiền lương của nhân viên phản ánh mong muốn của nhân viên để giữ lại.
02 - Mẫu I-9 và E-Verify Hệ thống để đủ điều kiện tuyển dụng
Là người sử dụng lao động, bạn phải ghi rõ tính đủ điều kiện của nhân viên mới làm việc tại Hoa Kỳ. Tài liệu bạn phải sử dụng là F orm I-9 , Xác minh đủ điều kiện tuyển dụng, phải được hoàn thành bởi mỗi người thuê mới. Nhân viên mới phải cung cấp giấy tờ chứng minh (a) danh tính và (b) đủ điều kiện làm việc.
Có hai bước cho quá trình I-9. Đầu tiên, nhân viên điền vào mẫu đơn và nêu rõ các giấy tờ nhận dạng và giấy tờ hội đủ điều kiện làm việc sẽ được sử dụng. Sau đó, bạn là người sử dụng lao động phải xem xét các tài liệu đó và đảm bảo rằng chúng đủ và thích hợp.
Bạn phải giữ mẫu này trong hồ sơ của nhân viên, nhưng bạn không cần phải gửi nó cho bất kỳ ai. Nếu một viên chức di trú đến công ty của bạn hoặc muốn kiểm tra các tài liệu của nhân viên của bạn, mẫu đơn là bằng chứng của bạn rằng bạn đã xác minh điều kiện làm việc của nhân viên.
Người sử dụng lao động lớn hơn (với nhiều nhân viên) có thể đăng ký hệ thống E-Verify và sử dụng nó để kiểm tra tính đủ điều kiện của nhân viên mới làm việc tại Hoa Kỳ Hệ thống sử dụng thông tin trên Mẫu I-9 để so sánh với cơ sở dữ liệu liên bang.
03 - Đơn xin việc
Mỗi nhân viên mới phải hoàn tất mẫu đơn xin việc, ngay cả khi người này đã gửi hồ sơ xin việc. Mẫu đơn xin việc có chứa thông tin về nhân viên mới có thể được xác minh, như các nhà tuyển dụng và giáo dục trước đây. Nó cũng bao gồm một số tuyên bố người nộp đơn phải ký tên.
Một tuyên bố trên mẫu đơn đăng ký chứng thực rằng thông tin trên đơn đăng ký là đúng sự thật và chính xác, trong khi các báo cáo khác cho phép chủ nhân thực hiện kiểm tra tham chiếu và kiểm tra lý lịch.
Có một mẫu đơn đăng ký cho mỗi nhân viên bảo vệ bạn với tư cách là chủ nhân của một người nộp đơn tuyên bố gian lận, và cho phép bạn hành động nếu mẫu đơn không chính xác.
04 - Khấu trừ và đăng ký nhà nước
Người sử dụng lao động phải đăng ký nhân viên mới với hệ thống thông báo thuê mới của tiểu bang của họ; đăng ký này cho phép tiểu bang thu tiền hỗ trợ nuôi con từ những nhân viên này. Một danh sách các hệ thống thông báo trạng thái được bao gồm trong bài viết này.
Mỗi tiểu bang thu thuế thu nhập có các yêu cầu để người sử dụng lao động báo cáo và thanh toán các loại thuế đó. Liên lạc với bộ phận thu nhập của tiểu bang (hoặc tương đương) để biết thông tin về cách đăng ký làm chủ sử dụng lao động trong tiểu bang. Cơ quan tiểu bang này cũng sẽ cung cấp cho quý vị thông tin về các hình thức khấu trừ và các yêu cầu để báo cáo và thanh toán số tiền khấu trừ.
Đối với các tiểu bang có thuế thu nhập, bạn sẽ cần khấu trừ các khoản thuế này từ tiền lương của nhân viên và gửi các khoản thuế bị giữ lại cho cơ quan nhà nước thích hợp.
05 - Danh sách kiểm tra tuyển dụng nhân viên mới
Dưới đây là danh sách kiểm tra 12 bước của quy trình cho thuê mới, vì vậy bạn không quên bất cứ điều gì. Nó bao gồm việc nhận số ID của nhà tuyển dụng, (số nhận dạng của chủ lao động liên bang) đăng ký với IRS để báo cáo và thanh toán thuế, và đăng ký với cơ quan thuế của tiểu bang của bạn (nếu cần có thuế thu nhập của tiểu bang). Các đăng ký và yêu cầu khác cũng được liệt kê.
06 - One More Thing - Sổ tay nhân viên của bạn
Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều nhân viên, bạn nên có sổ tay nhân viên hoặc các hướng dẫn về thủ tục và chính sách. Sổ tay có thể bao gồm các mô tả và lợi ích của quy trình làm việc cùng với các chính sách và thủ tục.) Tất cả nhân viên mới sẽ nhận được một bản cẩm nang này và nên ký tên là họ đã đọc và hiểu nó.
Sổ tay nhân viên trở thành tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý cho cả bạn và nhân viên của bạn. Có nhân viên đọc sổ tay nhân viên có thể giúp ngăn ngừa các nhân viên bất mãn, kỳ vọng không được đáp ứng và các vụ kiện có thể xảy ra.