Tất cả các nhân viên mới phải xác minh tư cách hợp lệ của họ để làm việc hợp pháp tại Hoa Kỳ Quy trình xác minh này bao gồm Mẫu I-9 . Các nhân viên tiểu bang đủ điều kiện và xác minh rằng đủ điều kiện bằng cách cung cấp tài liệu. Sau đó, chủ lao động xem xét các tài liệu và chứng thực rằng chúng được chấp nhận. Quá trình hoàn thành Mẫu I-9 là theo hai bước:
Bước 1- Nhân viên hoàn thành Phần 1, chứng thực các tài liệu được trình bày, và
Bước 2 - Người sử dụng lao động xác minh các tài liệu.
Đọc thêm bên dưới về nơi tìm các mẫu đơn I-9.
Tiêu chí tài liệu được chấp nhận
Cơ quan Hải quan và Xuất nhập cảnh Hoa Kỳ (USCIS) liệt kê các tài liệu được chấp nhận là xác minh danh tính và giấy phép làm việc.
Các tài liệu được chấp nhận phải thiết lập cả (1) bản sắc của cá nhân và (2) giấy phép làm việc. Một số tài liệu thiết lập cả hai; các tài liệu này có trong Danh mục A. Một số tài liệu có thể chấp nhận để thiết lập danh tính; các tài liệu này nằm trong Danh mục B. Một số tài liệu thiết lập giấy phép làm việc; những tài liệu này có trong Danh mục C.
Nhà tuyển dụng có thể chấp nhận một tài liệu từ Danh sách A. Nếu không có tài liệu nào trong Danh sách A, nhân viên phải cung cấp một tài liệu từ Danh mục B và một tài liệu từ Danh mục C, để thiết lập cả danh tính và tính đủ điều kiện làm việc.
Biểu mẫu I-9 không yêu cầu nhân viên cung cấp số an sinh xã hội và không yêu cầu ảnh về tài liệu nhận dạng (Danh sách B).
Danh sách tài liệu
Tài liệu thiết lập cả danh tính và tính đủ điều kiện:
- Hộ chiếu Hoa Kỳ hoặc Thẻ Hộ chiếu Hoa Kỳ
- Thẻ thường trú hoặc thẻ nhận đăng ký người nước ngoài (một "thẻ xanh") (Mẫu I-551)
- Hộ chiếu nước ngoài có chứa tem I-551 tạm thời hoặc ký hiệu in I-551 tạm thời trên thị thực nhập cư có thể đọc được bằng máy
- Trong trường hợp người nước ngoài không định cư được ủy quyền làm việc cho một sự cố cụ thể của chủ nhân, hộ chiếu nước ngoài có Mẫu I-94 hoặc Mẫu I-94A mang cùng tên hộ chiếu và có xác nhận tình trạng không định cư của người nước ngoài, miễn là vì thời hạn chứng thực chưa hết hạn và việc làm được đề xuất không xung đột với bất kỳ hạn chế hoặc giới hạn nào được xác định trên biểu mẫu
- Hộ chiếu từ Liên bang Micronesia (FSM) hoặc Cộng hòa Quần đảo Marshall (RMI) với Mẫu I-94 hoặc I-94A cho thấy việc nhập học không tự do theo Hiệp hội Miễn phí Nhỏ gọn giữa Hoa Kỳ và FSM hoặc RMI
Danh sách tài liệu B
Các tài liệu thiết lập danh tính (phải được sử dụng cùng với tài liệu Danh mục C):
- Bằng lái xe hoặc chứng minh thư do một tiểu bang của Hoa Kỳ cấp hoặc sở hữu bên ngoài của Hoa Kỳ với điều kiện nó chứa một bức ảnh hoặc thông tin như tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, chiều cao, màu mắt và địa chỉ
- Thẻ ID do cơ quan hoặc tổ chức chính phủ liên bang, tiểu bang hoặc địa phương cấp, miễn là có chứa ảnh hoặc thông tin như tên, ngày sinh, giới tính, chiều cao, màu mắt và địa chỉ
- ID trường học với một bức ảnh
- Thẻ đăng ký cử tri
- Thẻ quân sự Hoa Kỳ hoặc bản ghi dự thảo
- Thẻ ID phụ thuộc quân sự
- US Marine Guard Merchant Marine Card
- Tài liệu bộ lạc người Mỹ bản xứ
- Bằng lái xe do cơ quan chính phủ Canada cấp
- Đối với những người dưới 18 tuổi không thể xuất trình một tài liệu được liệt kê ở trên: hồ sơ nhà trường hoặc thẻ báo cáo; hồ sơ bệnh viện, bác sĩ hoặc bệnh viện; chăm sóc ban ngày hoặc hồ sơ trường mẫu giáo.
Danh sách tài liệu C
Các tài liệu thiết lập ủy quyền việc làm (phải được sử dụng với một tài liệu từ Danh mục B):
- Thẻ Số Tài khoản An sinh Xã hội không phải là một trong những loài trên mặt mà việc phát hành thẻ không cho phép việc làm tại Hoa Kỳ
- Giấy chứng nhận sinh ở nước ngoài do Sở Stae cấp (Mẫu FS-545)
- Giấy chứng nhận khai sinh do Bộ Ngoại giao cấp (Mẫu DS-1350)
- Bản sao giấy khai sinh gốc hoặc chứng thực do Tiểu bang, hạt, chính quyền thành phố hoặc lãnh thổ của Hoa Kỳ cấp có con dấu chính thức
- Tài liệu bộ lạc người Mỹ bản xứ
- Thẻ ID công dân Hoa Kỳ (Mẫu I-197)
- Thẻ nhận dạng để sử dụng công dân cư trú tại Hoa Kỳ (Mẫu I-179)
- Tài liệu ủy quyền việc làm do Bộ An ninh Quốc nội cấp
Thông tin thêm về Tài liệu cho Biểu mẫu I-9
- Tất cả tài liệu được sử dụng để xác minh điều kiện làm việc của nhân viên phải là bản gốc. Bản sao tài liệu không được chấp nhận. Nếu bạn không chắc liệu tài liệu có phải là bản gốc hay không, hãy tìm hình mờ hoặc dấu.
- Bạn có thể sao chép các tài liệu của nhân viên, nhưng bạn phải giữ chúng ở nơi an toàn, để bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên và bạn phải tạo bản sao tài liệu cho tất cả nhân viên, không chỉ cho một số người.
- Bạn không được yêu cầu một số tài liệu nhất định hoặc thể hiện tùy chọn cho một số tài liệu nhất định. Tất cả các tài liệu trong mỗi danh sách đều được chấp nhận như nhau.
Cách lấy Biểu mẫu I-9
Trước khi bạn thuê nhân viên đầu tiên của bạn, hãy chắc chắn bạn có một nguồn cung cấp các mẫu I-9 trên tay. Bạn có thể sử dụng một số phiên bản của biểu mẫu:
- USCIS có tiện ích máy tính để bàn cho phép bạn hoàn thành biểu mẫu I-9 từ màn hình máy tính của mình.
- Bạn có thể sử dụng phiên bản giấy của mẫu I-9. Phiên bản này không thể điền được và phải được in ra.
- Bạn có thể tìm thấy một phiên bản giấy của mẫu I-9 tại một cửa hàng cung cấp văn phòng.
Thông tin thêm về Mẫu I-9, E-Verify và xác minh tính đủ điều kiện làm việc của nhân viên mới