Công ty của bạn cần gì từ phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ?
Phần mềm kế toán là phải cho bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào để theo dõi doanh thu, chi phí, thông tin khách hàng và bất kỳ dữ liệu tài chính nào khác. Nó cũng là một công cụ tuyệt vời để ra quyết định vì báo cáo kịp thời và các công cụ phân tích ngân sách đi kèm với hầu hết các chương trình phần mềm kế toán cho các chủ doanh nghiệp cơ hội quay trở lại và hiểu rõ về tài chính của công ty. Nhưng trong một biển các chương trình và thương hiệu phần mềm, làm thế nào để bạn chọn phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ của bạn?
Những điều cần xem xét trước khi bạn mua phần mềm kế toán
Vì phần mềm kế toán là quan trọng đối với doanh nghiệp nhỏ của bạn, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng bạn thực hiện một số nghiên cứu trước khi mua bất kỳ loại phần mềm quản lý tài chính hoặc phần mềm kế toán cụ thể nào. Xem xét kỹ nhu cầu của công ty bạn sẽ cho phép bạn đánh giá các yêu cầu chức năng hàng ngày mà bạn cần. Dưới đây chỉ là một số điều cần làm và ghi nhớ trước khi bạn cam kết mua phần mềm kế toán.
Thực hiện phân tích nhu cầu
Trước khi quyết định một chương trình kế toán cụ thể, bạn nên tiến hành phân tích nhu cầu để đánh giá các tính năng, chức năng và báo cáo mà bạn sẽ cần chương trình để thực hiện. Dành thời gian để suy nghĩ về những giao dịch kế toán nào quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn để bạn có thể chọn một chương trình có thể xử lý chúng hiệu quả. Bất kỳ báo cáo nào bạn sẽ cần tạo các điều khiển mà bạn cần hoặc tích hợp bạn muốn với các ứng dụng của bên thứ ba sẽ được liệt kê.
Phân tích nhu cầu này sẽ là cơ sở để bạn bắt đầu quá trình lựa chọn.
Đọc phần mềm kế toán
Đọc các đánh giá khác của khách hàng về sản phẩm sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng tốt hơn về những gì bạn đang mua. Nhiều trang web người tiêu dùng như Amazon, có vô số đánh giá thảo luận về tính dễ sử dụng, báo cáo, hỗ trợ, khả năng tương thích của hệ điều hành và giá cả.
Tìm gì phù hợp với nhu cầu của bạn
Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ như QuickBooks thẳng out-of-the-box. Hầu hết các nhà cung cấp đều thiết lập các tính năng và mẫu báo cáo để bạn có thể dễ dàng tạo hầu hết mọi báo cáo mà bạn cần. Tuy nhiên, bạn có thể thấy rằng bạn cần phần mềm dành riêng cho ngành, chẳng hạn như phần mềm kế toán phi lợi nhuận , phần mềm kế toán xây dựng hoặc phần mềm kế toán bán hàng để đáp ứng nhu cầu báo cáo và báo cáo duy nhất trong ngành của bạn.
Xem xét Dễ sử dụng
Bạn hoặc nhân viên của bạn sẽ phải học cách sử dụng phần mềm kế toán mà bạn mua. Có khả năng bạn sẽ có doanh thu nhân viên trong suốt những năm qua. Do đó, bạn nên cân nhắc chọn gói phần mềm kế toán không chỉ đáp ứng nhu cầu của bạn mà còn dễ học trong thời gian và nguồn lực mà bạn có thể cam kết đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần mềm. Nếu bạn có ít tài nguyên để có được nhân viên và chạy trên chương trình của bạn khi có doanh thu, sau đó chọn một chương trình phần mềm kế toán đơn giản, dễ sử dụng như QuickBooks hoặc Peachtree có thể là cách để đi cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Mặc dù có thể có các chương trình phần mềm kế toán tốt hơn trên thị trường, doanh nghiệp nhỏ của bạn sẽ không thấy lợi ích của các chương trình này nếu nhân viên của bạn không biết cách sử dụng chúng đúng cách.
Suy nghĩ về hỗ trợ
Bạn sẽ cần quyết định loại hỗ trợ nào bạn muốn có để giúp bạn sử dụng sản phẩm. Hầu hết các nhà cung cấp cung cấp một bộ đầy đủ các tùy chọn trợ giúp có sẵn cho bạn - email, điện thoại và hỗ trợ trực tuyến. Một số nhà cung cấp sẽ cung cấp hỗ trợ miễn phí nếu bạn mua chương trình, trong khi hầu hết sẽ cung cấp các gói hỗ trợ kỹ thuật mà bạn có thể mua ngoài chương trình phần mềm kế toán. Bạn nên đọc bất kỳ diễn đàn nào về trải nghiệm người dùng khác với sự hỗ trợ của khách hàng từ nhà cung cấp phần mềm mà bạn chọn vì họ không phải tất cả đều được tạo bằng nhau. Một số nhà cung cấp phần mềm kế toán cung cấp hỗ trợ đầy đủ, trong khi những người khác thì không.
Xem xét khả năng mở rộng
Bạn kỳ vọng doanh nghiệp của mình tăng trưởng bao nhiêu trong giai đoạn ngắn hạn đến trung bình? Sau khi bạn đưa ra các dự đoán về sự tăng trưởng của doanh nghiệp, sau đó bạn sẽ muốn xem bạn cần chương trình phần mềm kế toán có khả năng mở rộng để đáp ứng sự tăng trưởng này như thế nào.
Bạn có cần phần mềm kế toán để chạy trên máy tính xách tay và máy tính để bàn hoặc thiết bị di động không? Bạn có cần phần mềm kế toán có khả năng chạy trên mạng không? Chi phí để thêm người dùng bổ sung vào phần mềm kế toán của bạn là bao nhiêu? Bạn sẽ muốn xem xét những câu hỏi này và nếu doanh nghiệp nhỏ của bạn chạy trên mạng, bạn nên liên hệ với chuyên gia CNTT để đảm bảo rằng phần mềm kế toán bạn chọn tương thích với phần cứng của bạn. Chuyên gia CNTT sẽ có thể đảm bảo rằng bạn đáp ứng các thông số phần cứng / phần mềm, đồng thời cũng đưa ra các đề xuất mạng khác để cải thiện hoạt động kinh doanh của bạn.
Bạn có cần quản lý tài liệu không?
Một số doanh nghiệp nhỏ muốn hoạt động trong một môi trường không cần giấy tờ, trong khi những doanh nghiệp khác lại thoải mái hơn với một chút lỗi thời. Dù bạn chọn quy trình nào, bạn cũng nên đảm bảo rằng phần mềm được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của bạn. Ví dụ, nếu bạn muốn một văn phòng không cần giấy tờ, thì bạn cần phải kiểm tra các tính năng quản lý tài liệu của phần mềm kế toán của bạn. Ngoài ra, bạn có thể mua công cụ quản lý tài liệu của bên thứ 3 và bạn có thể xem liệu có chương trình phần mềm kế toán tích hợp với hệ thống quản lý tài liệu của bạn để giúp hợp lý hóa quy trình quy trình công việc của doanh nghiệp của bạn hay không.
Bạn có thể sử dụng quản lý luồng công việc không?
Nếu bạn chọn hoạt động trong môi trường văn phòng không cần giấy tờ, thì bạn sẽ cần phải chọn một chương trình phần mềm kế toán có quy trình quy trình làm việc tích hợp hoặc cho phép bạn xây dựng chúng để đáp ứng quy trình kinh doanh của bạn. Vì bạn sẽ không có các bản sao giấy nổi trên văn phòng của bạn để xem xét và phê duyệt, bạn sẽ cần phải có khả năng thiết kế các quy trình phê duyệt cho các nhiệm vụ đơn giản và phức tạp như tờ thời gian, nhà cung cấp hoặc phê duyệt séc.
Xem xét nhu cầu bảo mật dữ liệu
Bảo mật dữ liệu kế toán luôn quan trọng vì bạn sẽ muốn đảm bảo thông tin cá nhân của mình, thông tin cá nhân của nhân viên và thông tin khách hàng của bạn được bảo vệ. Tuy nhiên, bạn có thể hoạt động trong các ngành, chẳng hạn như chăm sóc sức khỏe, nơi bạn có các yêu cầu tuân thủ bổ sung như HIPPA. Hình phạt cho những vi phạm này có thể làm tê liệt doanh nghiệp của bạn, đạt tới 500.000 đô la trong một số trường hợp. Bất kể mức độ bảo mật cần thiết, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng các thiết kế được tích hợp vào chương trình phần mềm kế toán của bạn hoặc bạn có thể thiết lập các tính năng bảo mật cần thiết vào một kế hoạch CNTT để đáp ứng các nhu cầu này.