Chi phí triển khai hệ thống ERP
Có nhiều lý do khiến các công ty bắt đầu tìm kiếm phần mềm Lập kế hoạch Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) mới. Nhiều công ty phát triển các gói phần mềm kế toán cấp cao hơn, chẳng hạn như QuickBooks hoặc Peachtree. Những người khác thấy rằng phần mềm hiện tại của họ không tích hợp với các hệ thống phần mềm của bên thứ ba khác và tạo ra nhu cầu làm nhiều việc hơn. Bất kể lý do gì, câu hỏi đầu tiên bạn có thể sẽ hỏi khi mua một hệ thống ERP mới là “Sẽ tốn bao nhiêu tiền?”
Tổng chi phí sở hữu: Đừng quên chi phí ẩn
Tổng chi phí sở hữu bao gồm nhiều loại chi phí, không chỉ là phí cấp phép phần mềm. Bản báo cáo ERP cho thấy rằng có bốn chi phí để triển khai ERP:
- Phí giấy phép phần mềm
- Phí bảo trì
- Phần cứng
- Dịch vụ triển khai
Tuy nhiên, các chuyên gia triển khai khác cho rằng các chi phí này chạy lớn hơn nhiều so với những chi phí được trích dẫn trong báo cáo ERP. IQMS, đã cung cấp hệ thống phần mềm ERP từ năm 1989, đã trích dẫn nhiều chi phí ẩn khác trong kinh nghiệm thực hiện ERP mà chủ doanh nghiệp nên xem xét. Theo IQMS, tổng chi phí sở hữu ERP bao gồm:
- Chi phí ẩn số 1: Triển khai
- Chi phí ẩn số 2: Đào tạo
- Chi phí ẩn số 3: Phát triển tùy chỉnh
- Chi phí ẩn số 4: Thiết kế lại quy trình
- Chi phí ẩn số 5: Bảo trì
- Chi phí ẩn số 6: Nâng cấp
- Chi phí ẩn số 7: Hỗ trợ
IQMS khuyên bạn nên đảm bảo rằng nhà cung cấp phần mềm của bạn bao gồm tất cả các chi phí này trong đề xuất của họ cho bạn và bạn sẽ có ước tính tốt về tổng chi phí nếu họ sẵn sàng "đặt chúng trên bàn" để bạn xem.
Chi phí ước tính: Quy tắc của ngón tay cái
Tổng chi phí thực hiện sẽ không bao giờ được biết đến cho đến khi bạn hoàn thành dự án của mình bởi vì trở ngại là 20/20. Tuy nhiên, phân tích hồi cứu như vậy sẽ giúp bạn rất ít trong việc đánh giá ngân sách của bạn được chuẩn bị trước khi hoàn thành việc triển khai hệ thống ERP mới của bạn.
Mặc dù bạn không bao giờ có thể biết chính xác những gì chi phí cuối cùng của bạn sẽ kết thúc kiểm đếm, bạn có thể đảm bảo rằng ngân sách của bạn ít nhất là hợp lý. Không có cảm giác tồi tệ hơn trong thế giới kinh doanh hơn là vượt quá ngân sách, và nhiều dự án đã vượt quá ngân sách chỉ bởi vì chúng không có ngân sách. Vì vậy, hãy chắc chắn để chỉ làm một số kiểm tra đơn giản để thấy rằng tất cả các chi phí được bao gồm, và sau đó rằng các chi phí ngân sách có vẻ hợp lý.
Điều này đặt ra câu hỏi về "Chi phí hợp lý là gì?" Lời khuyên tốt nhất đến từ J. Carlton Collins, CPA, người đã viết rằng "Thực tế là chi phí triển khai hệ thống phần mềm kế toán cao cấp từ trung bình đến cao cấp thường từ 1: 1 đến 2: 1 so với chi phí phần mềm."
Quy tắc đơn giản này có thể hướng dẫn bạn trong tổng chi phí của bạn. Kinh nghiệm của tôi là tổng chi phí vượt quá thường lớn hơn nhiều so với quy hoạch, chuẩn bị và thử nghiệm đầy đủ. Bạn sẽ phải chi 20-25% chi phí trong giai đoạn lập kế hoạch và chuẩn bị này, và Collins chỉ ra rằng chỉ có 10% chi phí được chi cho việc thực thi phần mềm trong khi chi phí thực hiện ERP của sư tử là chi phí đào tạo.
Mang đi
Việc mua bán ở đây là bạn cần cân nhắc tổng chi phí triển khai ERP bao gồm tất cả chi phí và ước tính chi phí này là hợp lý nếu bạn muốn có được bức tranh chính xác về những gì bạn sẽ chi tiêu cho hệ thống mới của mình.
Bạn cũng nên dành đủ nguồn lực để lập kế hoạch, chuẩn bị, thử nghiệm và đào tạo vì nếu bạn không chi tiền trong những lĩnh vực này, thì bạn có thể sẽ chi tiêu nhiều hơn cho việc triển khai hệ thống ERP của bạn.
Tài liệu tham khảo
Chi phí triển khai ERP. "Ngoài phần mềm: Làm thế nào để ngân sách chi phí của dịch vụ triển khai ERP". Sherwood.com. Truy cập ngày 26 tháng 8 năm 2013.
Chi phí ERP ẩn. " Tại sao giá không nên là yếu tố cuối cùng khi đầu tư vào sản xuất phần mềm ERP: Các chi phí ẩn thường được tìm thấy trong hệ thống ERP chi phí thấp ". Iqms.com. Truy cập ngày 26 tháng 8 năm 2013.
Carlton, JC "Chi phí thực hiện: Thảo luận về chi phí liên quan đến việc triển khai hệ thống kế toán hoặc giải pháp ERP". Nghiên cứu ASA. Truy cập ngày 26 tháng 8 năm 2013.