Mẫu I-9 cũng là cơ sở để xác minh thêm bởi người sử dụng lao động, sử dụng hệ thống E-Verify .
Trước khi bạn bắt đầu hoàn thành mẫu I-9
Có bản sao của Mẫu I-9 trên tay trước khi bạn bắt đầu thuê nhân viên đầu tiên của mình. Đảm bảo bạn có phiên bản mới nhất của Biểu mẫu I-9. Hình thức hiện tại, với ngày hết hạn 31/3/2016, phải được sử dụng bởi người sử dụng lao động để xác minh việc làm sau ngày 7 tháng 5 năm 2013.
Bản sao Mẫu I-9 (định dạng PDF) có sẵn trên trang web của Cục Hải quan và Di trú Hoa Kỳ (USCIS). Biểu mẫu này có thể được điền trực tuyến, sau đó in ra chữ ký.
Mẫu I-9 phải được hoàn tất tại thời điểm thuê, và bạn (chủ nhân) phải giữ tất cả Mẫu Đơn I-9 cho tất cả nhân viên. Nếu biểu mẫu được điền đầy đủ và bạn đã chấp nhận tài liệu của nhân viên, bạn có thể sa thải nhân viên nếu bạn phát hiện ra rằng nhân viên đã xuyên tạc tình trạng đủ điều kiện làm việc của họ hoặc nếu các biểu mẫu được nhân viên trình bày không được hợp lệ .
Hoàn thành Phần 1 - Thông tin và Xác nhận Nhân viên
Phần 1 được hoàn thành bởi nhân viên. Người lao động phải bao gồm tên, tên thời con gái, địa chỉ và ngày sinh. Nhân viên nên bao gồm Số An sinh Xã hội, nhưng số này là tùy chọn trừ khi công ty của bạn đang sử dụng hệ thống E-Verify.
Sau đó, nhân viên sẽ chứng thực trạng thái của họ - một trong những điều sau:
công dân Hoa Kỳ
công dân không phải là công dân Hoa Kỳ
Cư dân thường trú hợp pháp (bao gồm cả người nước ngoài #)
Người nước ngoài được phép làm việc (bao gồm cả # Người nước ngoài hoặc Số đăng ký) cho đến khi (bao gồm ngày hết hạn, nếu có)
Ai đó có thể giúp nhân viên hoàn thành Phần 1 của Mẫu I-9. Phần Chứng nhận Người chuẩn bị và / hoặc Người phiên dịch phải được người trợ giúp hoàn thành. Hãy chắc chắn in tên và địa chỉ của người trợ giúp.
Hoàn thành Phần 2: Đánh giá và Xác minh của Nhà tuyển dụng
Phần 2 được hoàn thành bởi người sử dụng lao động. Bạn phải xem lại các tài liệu cần thiết để xác minh cả hai (a) căn cước và (b) điều kiện làm việc của nhân viên. Lưu ý rằng các tài liệu trong Danh mục A, chẳng hạn như hộ chiếu Hoa Kỳ, xác minh BOTH danh tính và tính đủ điều kiện làm việc. Các tài liệu trong Danh mục B xác minh danh tính và tài liệu trong Danh mục C xác minh tính đủ điều kiện làm việc. Bạn phải có một tài liệu từ MACHI trong Danh mục B và Danh mục C nếu bạn không có tài liệu từ Danh sách A.
Tài liệu được chấp nhận
Danh sách các tài liệu có thể chấp nhận được bao gồm trong mẫu I-9. Bạn có thể tìm thêm thông tin về các tài liệu được chấp nhận, bao gồm các ví dụ về các tài liệu, trong Sổ tay hướng dẫn sử dụng USCIS.
Một lưu ý về thẻ An sinh Xã hội: Bạn không thể chấp nhận thẻ An sinh Xã hội nhiều lớp hoặc thẻ An sinh Xã hội có ghi "không hợp lệ cho mục đích việc làm". Bản in từ Cơ quan An sinh Xã hội hiển thị thông tin an sinh xã hội cho một nhân viên không được chấp nhận thay thế cho Thẻ An sinh Xã hội.
Tài liệu được trình bày cho bạn để xác minh phải khớp với trạng thái đủ điều kiện được nhân viên xác nhận. Nếu các tài liệu được trình bày cho bạn không nhất quán với trạng thái được nhân viên chứng thực, bạn không thể chấp nhận chúng. Ví dụ: nếu nhân viên xác nhận rằng họ là công dân Hoa Kỳ, nhưng cho bạn thấy "thẻ xanh", bạn không thể chấp nhận tài liệu.
Ngày hết hạn của tài liệu
Một số tài liệu, như hộ chiếu hoặc giấy phép làm việc, có ngày hết hạn. Tài liệu đã hết hạn không được chấp nhận để xác minh. Nếu tài liệu hết hạn trong tương lai, bạn phải chấp nhận nó, nhưng ghi lại ngày hết hạn trong hệ thống lưu giữ hồ sơ của nhân viên của bạn. Nếu tài liệu hết hạn và nhân viên không cung cấp tài liệu mới cho thấy ngày hết hạn trong tương lai, nhân viên đó không còn đủ điều kiện làm việc tại Hoa Kỳ. Nếu công ty của bạn được kiểm tra, bạn có thể bị phạt tiền và phạt tiền để tiếp tục sử dụng cá nhân này .
Chỉ tài liệu gốc
Tất cả các tài liệu được trình bày phải là bản gốc. Photocopies không được chấp nhận. Nếu bạn có câu hỏi về việc liệu tài liệu có phải là bản sao hay không, hãy tìm một con dấu hoặc con dấu từ một cơ quan chính phủ Hoa Kỳ hoặc từ một tiểu bang, quận hoặc chính quyền thành phố.
Nếu một tài liệu có tên khác với tên của nhân viên trên I-9, hãy đặt câu hỏi. Các biến thể chính tả nhẹ của tên được chấp nhận miễn là tài liệu có vẻ là chính hãng và nó có liên quan đến người đó.
Sau khi bạn xem xét các tài liệu và xác định hợp lý rằng cả hai (a) chính hãng (không phải bản sao hoặc có vấn đề) và (b) liên quan đến nhân viên có tên, bạn phải chứng thực theo hình phạt khai man rằng, theo hiểu biết tốt nhất của bạn , nhân viên được phép làm việc tại Hoa Kỳ Bao gồm ngày mà nhân viên bắt đầu làm việc cho công ty của bạn. Ký tên, ghi ngày tháng, in tên và chức danh của bạn và bao gồm địa chỉ của công ty.
Phần 3 Cập nhật và xác minh lại
Phần 3 được sử dụng để cập nhật thông tin trên các tài liệu đã hết hạn và cho phép ngày hết hạn tài liệu mới được thêm vào biểu mẫu.
Giữ bản sao tài liệu
Nếu công ty của bạn đang sử dụng hệ thống E-Verify, hãy sao chụp tất cả các tài liệu. Nếu bạn không sử dụng E-Verify, bạn không cần giữ bản sao tài liệu. Nếu bạn giữ bản sao, hãy làm điều này cho TẤT CẢ nhân viên.
Sau khi Mẫu đơn I-9 được hoàn tất - Việc cần làm
Bạn là chủ nhân phải giữ một bản sao của Mẫu đơn I-9 đã hoàn thành cho tất cả nhân viên. Bạn không cần gửi tài liệu này cho bất kỳ cơ quan chính phủ Hoa Kỳ nào.
Chi tiết trong bài viết này được cung cấp để hỗ trợ bạn với tư cách là người sử dụng lao động trong việc tìm hiểu các yêu cầu hoàn thành mẫu I-9. Chúng không được bao gồm. Hãy chắc chắn đọc qua toàn bộ tài liệu I-9 để đảm bảo bạn hoàn thành tài liệu này hoàn toàn và chính xác.
Sửa lỗi
Các lỗi chính xác trên Biểu mẫu I-9 giống như bạn làm với các tài liệu quan trọng khác.Không được sử dụng tính năng mất trắng hoặc cố gắng xóa lỗi. Thủ tục chuẩn sửa lỗi trong tài liệu quan trọng là:
- Thông qua thông tin không chính xác (đảm bảo thông tin vẫn có thể đọc được)
- Thực hiện thay đổi
- Ngày và ban đầu thay đổi.
Mẹo hoàn thành Mẫu I-9
- Bạn là chủ nhân có thể chỉ định một nhân viên hoặc một người nào khác để hoàn tất các bộ phận của chủ nhân của mẫu I-9. Tuy nhiên, INS nói, "nếu ai đó điền vào mẫu I-9 thay mặt bạn, họ phải thực hiện đầy đủ trách nhiệm I-9."
Một nhân viên có thể nhận được trợ giúp hoàn thành Phần 1. Đảm bảo rằng người trợ giúp hoàn tất khối "Người chuẩn bị và / hoặc Người phiên dịch" và có chữ ký của nhân viên. Thông tin thêm - câu trả lời cho các câu hỏi về mẫu I-9
Xem bài viết này với câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp về mẫu I-9 và xác minh điều kiện tuyển dụng- Bạn được yêu cầu bảo vệ thông tin cá nhân do nhân viên cung cấp trên mẫu I-9 và trên các tài liệu hỗ trợ. Chỉ sử dụng thông tin này cho mục đích I-9 và lưu trữ các tài liệu ở một nơi an toàn, an toàn, giống như một tủ hồ sơ bị khóa mà chỉ có một vài cá nhân đáng tin cậy có khóa.
- Một số cơ quan tuyển dụng của tiểu bang Hoa Kỳ có thể xác minh điều kiện làm việc và xác nhận nhân viên họ gửi cho bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn nhận được và giữ một bản sao chứng nhận từ tiểu bang của bạn trong trường hợp này.