Hãy coi nó như một "tấm vé" cho các sản phẩm hoặc hàng hóa của bạn đến từ kho của nhà sản xuất đến cửa hàng bán lẻ của bạn.
Cũng giống như bạn cần một vé để bay trên một chiếc máy bay, sản phẩm của bạn cần một vé hoặc trong trường hợp này là một BOL để có được từ điểm đến ban đầu của nó cho bạn. Nó phục vụ như là một nhận hàng hóa của bạn. Và nó cũng đảm bảo rằng những gì bạn nhận được là những gì đã được chuyển đến bạn.
Một BOL thường bị người bán lẻ bỏ qua hoặc "hạ thấp", nhưng nó thực sự là một tài liệu quan trọng. Tôi nhớ một nhân viên ký giao hàng một lần không kiểm tra BOL hoặc thủ tục giấy tờ và chúng tôi đã kết thúc một trường hợp ngắn trên đơn đặt hàng. Bởi vì nhân viên đã ký vào mẫu đơn , tôi không thể làm gì cả - ngoại trừ việc ăn mất hộp và nội dung của nó. Và đó là sự thu hẹp hàng tồn kho và mất lợi nhuận.
BOL cũng đóng vai trò như một cơ chế theo dõi cho người vận chuyển. Người vận chuyển như UPS hoặc FedEx hoặc người vận chuyển khác chịu trách nhiệm giao hàng an toàn cho các hàng hóa được liệt kê trên BOL. Khi có dấu hiệu của người vận chuyển, điều đó có nghĩa là họ đồng ý với nội dung.
Và sau đó khi được ký bởi nhà bán lẻ trong cửa hàng, điều đó có nghĩa là nhân viên (nhân viên của bạn) đồng ý với nội dung. Đây là một thực tế quan trọng bởi vì, trong hầu hết các trường hợp, chủ cửa hàng không phải là người ký cho các lô hàng. Thực hành phổ biến trong bán lẻ là cho người đầu tiên người lái xe của hãng vận tải tìm thấy để ký cho hàng hoá.
Ngoài ra, hãy thận trọng với người vận chuyển. Họ đang vội vàng và đôi khi thậm chí biết có thiệt hại hoặc một vấn đề, nhưng nếu họ có chữ ký, họ được miễn trừ; đó là vấn đề của bạn bây giờ.
Tài liệu này hướng dẫn chi tiết các hướng dẫn của nhà cung cấp dịch vụ, xử lý gói hàng, số lượng và hơn thế nữa. Ví dụ: các hộp có thể cần đứng thẳng hoặc không được xếp chồng lên nhau cao hơn hai. Nếu BOL nêu chi tiết những điều này và bạn nhận thấy những hướng dẫn này không được tuân theo khi bạn nhận được hàng hóa, bạn có quyền từ chối giao hàng. Vì lý do này, hãy chắc chắn rằng bạn luôn luôn kiểm tra xe tải khi họ dỡ hàng và không chờ đợi cho đến khi tất cả mọi thứ được trong cửa hàng. Hộp có thể trông ổn hoặc nguyên vẹn, nhưng hàng hóa bên trong có thể đã bị hỏng do xử lý không đúng cách. Trong các cửa hàng của chúng tôi, chúng tôi thường xuyên mở hộp và kiểm tra thị giác trước khi ký. Chúng tôi đã không kiểm tra hàng hóa, nhưng chúng tôi đã đảm bảo rằng các hộp đã đầy, có hàng hóa phù hợp và không có thiệt hại rõ ràng. Tôi nghe nói về một nhà bán lẻ một khi đã có một hộp đầy giấy gói. Hầu hết các hộp là chung chung ở bên ngoài là tốt. Đặc biệt khi chúng tôi nhận được hàng hóa nhãn hiệu riêng ,
Không được nhầm lẫn với hóa đơn hoặc "lấy vé" từ nhà sản xuất, tài liệu này có nghĩa là chi tiết chuyển động.
Nó sẽ không chứa thông tin như các điều khoản thanh toán hoặc hẹn hò . Các chi tiết đó được tìm thấy trên hóa đơn. Tài liệu này có nghĩa là để theo dõi chuyển động, chứ không phải trả nợ.
Trách nhiệm của nhà bán lẻ là đọc và đồng ý với vận đơn trước khi ký. Thực hành tốt là đính kèm tài liệu này vào phiếu đóng gói, bản sao hóa đơn và / hoặc đơn đặt hàng làm bằng chứng nhận hàng hóa. Điều này tạo ra một đường mòn giấy cho hồ sơ của bạn. Thông thường, BOL kết thúc như một phần của thùng rác cho nhà bán lẻ. Các tàu sân bay chăm sóc tốt của nó bởi vì bằng chứng của mình làm công việc một cách chính xác để anh ta có thể được trả tiền. Nhưng nhà bán lẻ cũng cần phải nghiêm túc.