Tài khoản phải thu là gì?
Các khoản phải thu (đôi khi được gọi là "khoản phải thu" hoặc "A / R") là các khoản nợ của khách hàng. Bạn có thể coi chúng là "các khoản thanh toán do doanh nghiệp của tôi".
Các khoản phải thu được coi là một tài sản kinh doanh vì chúng có giá trị, như tổng số tiền nợ cho doanh nghiệp của bạn.
Các khoản phải thu được xếp hạng cao trong danh sách tài sản do khả năng chuyển đổi thành tiền mặt. Các khoản phải thu hiển thị trên bảng cân đối của công ty, bởi vì các khoản nợ này được coi là tài sản. Ngay sau khi họ được trả hết - chúng tôi hy vọng - họ sẽ trở thành tiền mặt.
Một số doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp tiền mặt chủ yếu dựa vào việc sử dụng thẻ tín dụng của khách hàng có thể không có nhiều khoản phải thu. Nhưng nếu bạn có một doanh nghiệp mà bạn lập hoá đơn cho khách hàng và bạn cung cấp cho họ các điều khoản (thanh toán theo thời gian, bạn sẽ cần để có thể chạy báo cáo A / R lão hóa cho phép bạn xem điều gì đến từ mỗi khách hàng.
Phương thức kế toán và khoản phải thu
Nếu doanh nghiệp của bạn có khách hàng không thanh toán ngay lập tức, có thể bạn đang sử dụng phương pháp kế toán tích luỹ (trái ngược với kế toán tiền mặt). Phương pháp kế toán này ghi nhận thu nhập khi nó được lập hóa đơn, không phải khi thu được tiền. Điều đó có nghĩa là bạn phải trả thuế dựa trên thu nhập mà bạn có thể chưa nhận được.
Quá trình thu tiền từ khách hàng trong loại hình kinh doanh này bắt đầu bằng hóa đơn - hóa đơn cho khách hàng. Hóa đơn nêu rõ số tiền đến hạn và thời điểm đến hạn, bao gồm cả điều khoản thanh toán. Các điều khoản thanh toán đôi khi bao gồm giảm giá cho thanh toán sớm.
Báo cáo phải thu dựa trên số tiền và các điều khoản được ghi trong hóa đơn cho khách hàng đó.
Báo cáo lão hóa tài khoản phải thu là gì?
Các tài khoản phải thu được (đôi khi được gọi là đối chiếu khoản phải thu) là một quá trình phân loại tất cả các khoản nợ của tất cả khách hàng, bao gồm khoảng thời gian số tiền chưa thanh toán (chưa thanh toán), do đó bạn đang xem xét tuổi của họ hoặc "lão hóa" thông tin. Các danh mục tiêu chuẩn cho loại báo cáo này là:
- Hiện tại - do ngay lập tức
- 1 - 30 ngày - đến hạn trong vòng 30 ngày tới
- 31-60 ngày - một tháng quá hạn
- 61 - 90 ngày - quá hạn hai tháng
- 91 và hơn - quá hai tháng quá hạn
Nếu khách hàng có một số hóa đơn phát sinh tại các thời điểm khác nhau, báo cáo sẽ hiển thị số tiền đến hạn vào thời điểm nào. Ví dụ: đối với Jim Jones:
- $ 230 30 ngày
- 120 đô la 60 ngày
- $ 390 Trong 90 ngày.
Mục đích của việc thu hồi tài khoản này là để cho chủ doanh nghiệp thấy những khoản phải thu nào cần phải được xử lý khẩn trương hơn vì chúng đã bị trì hoãn lâu hơn.
Báo cáo tài khoản có thể thu được là báo cáo chuẩn được cung cấp với tất cả các chương trình phần mềm kế toán doanh nghiệp , bao gồm cả hệ thống trực tuyến.
Tại sao là một tài khoản phải thu được báo cáo lão hóa nên quan trọng?
Quy tắc số 1 trong thu nợ là "Nợ dài hơn còn nợ, bạn càng ít có khả năng thu nợ." Vì vậy, biết về khách hàng của bạn và các khoản nợ của họ là rất quan trọng để thu thập từ họ.
Một trong những công cụ đòi nợ quan trọng nhất của bạn là báo cáo lão hóa phải thu tài khoản.
Làm thế nào để tôi đọc và sử dụng báo cáo lão hóa A / R?
Đọc báo cáo lão hóa phải thu tài khoản ghi nhớ Quy tắc # 1 của Bộ sưu tập / Dưới đây là một số nguyên tắc cần xem xét khi đọc báo cáo cũ hóa a / r:
Đầu tiên, hãy xem xét số tiền lớn nhất của tất cả khách hàng. Những số tiền này có phải là hiện tại không? Họ có 30 ngày không? Hoặc có những hóa đơn này vượt trội trong 120 ngày trở lên? Làm việc theo nguyên tắc 80/20, theo đuổi những kẻ phạm tội lớn nhất (sử dụng hệ thống quản lý bộ sưu tập của bạn, tất nhiên) sẽ mang lại cho bạn lợi nhuận cao nhất. Xác định cách bạn sẽ xử lý mỗi hóa đơn lớn này, viết một kế hoạch và quản lý tài khoản của bạn phải bắt đầu làm việc.
Tiếp theo, hãy nhìn vào những hóa đơn đã đến hạn trong một thời gian dài. Xác định xem bạn đã sẵn sàng đưa khách hàng này đến bước tiếp theo của quy trình thu tiền: đại lý thu nợ hay tòa tuyên bố nhỏ .
Hoặc bạn có nghĩ rằng hóa đơn này không được thanh toán?
Cuối cùng, sử dụng hệ thống thu tiền của bạn để xác định cách bạn sẽ liên hệ với tất cả khách hàng với hóa đơn 30 ngày quá hạn hoặc lâu hơn. Hãy để hệ thống hướng dẫn bạn, nhưng đừng ngần ngại đưa ra ngoại lệ. Ví dụ, bạn có thể biết rằng vợ của khách hàng bị ung thư giai đoạn cuối, và bạn có thể quyết định không đưa người đó ra tòa. Nó là công ty của bạn; bạn quyết định.
Bạn cũng có thể muốn tính tỷ lệ phân tích doanh nghiệp được gọi là " thời gian thu thập trung bình " . Tính toán này cho thấy số ngày, trung bình, nó cần để thu thập doanh số bán hàng của bạn. Theo thời gian, bạn có thể xem tỷ lệ này có tăng lên hay không (mất nhiều thời gian hơn để thu thập).
Nếu bạn làm việc để cải thiện tỷ lệ bộ sưu tập của mình, sử dụng báo cáo lão hóa phải thu của tài khoản và các công cụ phân tích tài chính khác như thời gian thu trung bình, bạn có thể cải thiện thanh toán và có nhiều tiền hơn trong doanh nghiệp của mình.
Tóm lại, bạn có thể sử dụng báo cáo lão hóa phải thu tài khoản để đưa ra quyết định về các bước tiếp theo cho tất cả khách hàng nợ tiền của bạn. Sử dụng quy trình thu thập mà bạn thiết lập và luôn nhớ Quy tắc số 1.
Quay lại Nhận thanh toán: Thiết lập Hệ thống Bộ sưu tập của bạn