Thuê người tự do, Công ty hợp đồng bên ngoài, Không phải nhân viên
Thuê một nhà thầu độc lập để làm việc trong doanh nghiệp của bạn? Việc thuê giấy tờ cho các nhà thầu độc lập đơn giản hơn nhiều so với nhân viên, chỉ với một vài tài liệu cần thiết, nhưng đây là những tài liệu quan trọng. Bắt chúng vào đầu mối quan hệ công việc sẽ dễ dàng hơn nhiều so với khi công việc hoặc hợp đồng được thực hiện và bạn không thể tìm thấy người đó.
Thuê một nhà thầu độc lập
Thuê một nhà thầu độc lập khác với việc thuê một nhân viên. Có ít giấy tờ liên quan hơn vì bạn không phải thiết lập thuế biên chế (thuế thu nhập và thuế FICA). Nhưng bạn vẫn phải xác minh ID thuế của người đó và đảm bảo rằng người đó đủ điều kiện cho công việc và đáng tin cậy và có danh tiếng tốt. Bạn cũng có thể muốn đảm bảo rằng nhà thầu không tiết lộ thông tin quan trọng của công ty hoặc rời khỏi công ty của bạn và đưa khách hàng hoặc nhân viên.
Nhà thầu độc lập là gì?
Một nhà thầu độc lập có thể là một hoặc nhiều người trong một doanh nghiệp riêng biệt của bạn. Điều này bao gồm dịch giả tự do (như nghệ sĩ, nhà lập kế hoạch hoặc nhà thiết kế web, công ty bên ngoài (ví dụ như làm công việc dọn dẹp), chuyên gia như luật sư hoặc người khai thuế - bất kỳ ai bạn thanh toán cho dịch vụ và không phải là nhân viên.
Tài liệu số 1 - Mẫu W-9
Điều quan trọng nhất cần lưu ý khi thuê người lao động bên ngoài là bạn phải ghi lại các khoản thanh toán của mình cho họ.
Nếu bạn trả tiền cho bất kỳ ai (chỉ có một vài ngoại lệ ) 600 đô la trở lên trong một năm, bạn phải cung cấp cho người này hoặc công ty có Biểu mẫu W-9, bao gồm mã số, tên và địa chỉ người nộp thuế của nhà thầu. Bạn phải có một W-9 trên hồ sơ cho mỗi nhà thầu độc lập để bạn không phải giữ lại thuế thu nhập từ cá nhân đó.
Sau đó, bạn có thông tin để tạo biểu mẫu 1099-MISC cho người đó cho năm thuế (tương tự như biểu mẫu W-2 cho nhân viên).
Có thể có một mẫu khấu trừ thuế thu nhập theo yêu cầu của tiểu bang của bạn. Kiểm tra với cơ quan thuế thu nhập của tiểu bang để biết thêm thông tin.
Tài liệu # 2 - Ứng dụng, Tiếp tục hoặc Tài liệu về Chứng chỉ
Trước khi bạn thuê bất cứ ai, bạn nên yêu cầu và giữ một bản sao của các tài liệu cho thấy trình độ của người này cho công việc đang được thực hiện.
Nếu bạn yêu cầu người đó hoàn thành một mẫu đơn, nó phải là với sự hiểu biết rằng các ứng dụng không phải là để làm việc như một nhân viên. Tốt hơn là bạn nên lấy một bản lý lịch chi tiết từ người đó, bao gồm cả giáo dục và lịch sử công việc trước đó.
Yêu cầu tài liệu tham khảo từ các nhà tuyển dụng trước đây và các cá nhân liên quan đến công việc biết người này (mục sư hoặc anh rể của người đó không phải là một tài liệu tham khảo tốt).
Bạn có thể muốn kiểm tra lý lịch cho người này. Miễn là bạn yêu cầu tất cả các nhà thầu phải kiểm tra lý lịch,
Nếu người đó đang làm công việc bảo mật, tài chính hoặc quan trọng khác, bạn cũng nên thực hiện kiểm tra lý lịch và nhận tài liệu tham khảo. Nếu cá nhân hoặc công ty được liên kết (được bảo hiểm), bạn có thể muốn nhận một bản sao của bảo hiểm đó.
Tài liệu số 3 - Hợp đồng bằng văn bản
Đối với mỗi nhà thầu độc lập làm việc cho công ty của bạn, bạn nên có một bản sao hợp đồng trên hồ sơ, có chữ ký của cả hai bên. Nghe có vẻ quá mức cần thiết để bạn có một hợp đồng cho mỗi mối quan hệ nhà thầu độc lập, nhưng có một số thỏa thuận cần phải được lập thành văn bản. Hợp đồng bảo vệ cả hai bạn trong trường hợp có tranh chấp.
Một số vấn đề cần được giải quyết trong hợp đồng này và một số thuật ngữ cần được bao gồm :
- Phạm vi công việc, kể cả khi công việc được thực hiện và thời hạn
- Số tiền và thời gian thanh toán, khi đến hạn thanh toán, điều gì sẽ xảy ra nếu các khoản thanh toán không được thực hiện.
- Ai sở hữu tác phẩm - nhà thầu hay công ty tuyển dụng?
Phần quan trọng nhất của hợp đồng này phải là một tuyên bố rằng người này là một nhà thầu độc lập, không phải là một nhân viên.
Bạn cũng có thể muốn các thỏa thuận bổ sung
Tùy thuộc vào loại công việc đang được thực hiện và độ nhạy của thông tin công ty, bạn có thể muốn nhận được hai thỏa thuận khác: Thỏa thuận bảo mật (không tiết lộ) và thỏa thuận không cạnh tranh. Mặc dù các tài liệu này không được yêu cầu bởi bất kỳ cơ quan chính phủ nào, nhưng chúng có thể là một điều tốt để xem xét dựa trên loại hình kinh doanh của bạn và loại nhà thầu độc lập mà bạn thuê.
Thỏa thuận bảo mật yêu cầu nhân viên hợp đồng giữ bí mật bất kỳ thông tin nào về công ty của bạn có thể gây hại cho bạn nếu nó được tiết lộ.
Thỏa thuận không cạnh tranh đưa ra các hạn chế đối với nhân viên hợp đồng rời khỏi công ty của bạn và đưa khách hàng hoặc khách hàng của bạn đến một công ty khác.
Nó thường xuyên xảy ra là một nhà thầu độc lập sẽ làm việc cho một chủ nhân trong một thời gian để đạt được các kỹ năng và kinh nghiệm và sau đó bỏ thuốc lá, đi xuống phố và cùng một số khách hàng của chủ nhân. Để ngăn chặn điều này xảy ra, nhiều nhà tuyển dụng của các nhà thầu độc lập yêu cầu một thỏa thuận không cạnh tranh.
Việc không cạnh tranh sẽ hạn chế khả năng của một cựu nhân viên hoặc nhà thầu sở hữu một doanh nghiệp cạnh tranh trong một khu vực nhất định trong một thời gian nhất định sau khi rời chủ lao động và làm công việc cạnh tranh trực tiếp với chủ cũ.
Lưu giữ hồ sơ về công nhân hợp đồng
Bạn là chủ sở hữu doanh nghiệp không bắt buộc phải chuyển các tài liệu này cho bất kỳ ai, nhưng nếu bạn đã từng được IRS kiểm tra hoặc bạn cần xác minh mối quan hệ, bạn sẽ cần phải xuất trình chúng. Tạo một tệp cho từng nhà thầu độc lập mà bạn thuê, với các tài liệu này.