Việc thiết lập chiến lược quản lý khoản phải thu có hiệu quả là một phần quan trọng trong việc điều hành một doanh nghiệp thành công. Mặc dù vậy, chúng tôi thường xuyên đối phó với các SMB không thực hiện phương pháp tiếp cận có phương pháp với tình hình, và chúng tệ hơn cho nó. Việc cải thiện và tối ưu hóa các quá trình thu các tài khoản mang lại nhiều lợi ích cho bảng, và chúng không chỉ áp dụng cho bản thân AR. Một quá trình AR hợp lý và hiệu quả cũng tác động tích cực đến tiếp thị, bán hàng, dịch vụ khách hàng và các hoạt động tổng thể.
Vì vậy, nó cũng có giá trị nó để dành thời gian và công sức để cải thiện nó.
Tại sao tối ưu hóa các vấn đề tài khoản phải thu
Giống như nhiều chủ sở hữu doanh nghiệp, bạn có thể không thấy ngay những lợi ích của việc chủ động tối ưu hóa các quy trình phải thu tài khoản của bạn. Như đã đề cập ở trên, tuy nhiên, làm như vậy có thể cải thiện đáng kể nhiều khía cạnh của doanh nghiệp của bạn. Nó ngăn cản vốn hiện có từ việc lãng phí, làm tăng tính thanh khoản. Đổi lại, một doanh nghiệp có khả năng giảm nợ tốt hơn, giảm chi phí, tăng trưởng quỹ và, trong nhiều trường hợp, vượt trội so với đối thủ cạnh tranh.
Một phần quan trọng của việc tối ưu hóa các quá trình phải thu tài khoản là phải kiên trì về việc bắt đầu quá trình sớm. Tất cả các quá thường xuyên, các doanh nghiệp rất có ý định làm cho doanh số bán hàng mà họ xử lý các khoản phải thu như là một suy nghĩ. Bắt đầu quá trình sớm có nghĩa là thảo luận về những thứ như điều khoản thanh toán trong giai đoạn đầu của mối quan hệ khách hàng. Bắt một khách hàng mới trên tàu với thanh toán điện tử sớm trong quá trình này là một ví dụ khác về việc tiếp cận chủ động với tình huống.
Trước khi làm bất cứ điều gì khác, sau đó, cam kết công ty của bạn để làm cho các khoản phải thu một ưu tiên càng sớm trong quá trình càng tốt.
Tài khoản điển hình
Các chủ doanh nghiệp thường đẩy các khoản phải thu vào đầu ghi sau, giả sử rằng việc rời khỏi một mình cũng đủ tốt. Tuy nhiên, thực hành AR kém gây ra một số vấn đề cho doanh nghiệp.
Từ việc mở rộng tín dụng cho các khách hàng không đủ điều kiện để không theo dõi các tài khoản quá hạn một cách kịp thời, các thực hành AR kém sẽ hút thời gian, tiền bạc và năng suất từ một doanh nghiệp. Họ thường tạo ra hiệu ứng gợn sóng mà hầu như mọi khía cạnh của việc điều hành một công ty. Phần tồi tệ nhất của tất cả là nhiều vấn đề có thể dễ dàng tránh được.
Các vấn đề liên quan đến AR phổ biến khác bao gồm việc áp dụng và phân bổ tiền mặt không đúng cách, không chú ý đến tính chính xác của hóa đơn và hóa đơn và không tạo và sử dụng đúng báo cáo bằng 0 về các vấn đề tiềm ẩn. Bất kỳ một trong những điều này và những sai lầm khác có thể gây ra các vấn đề sâu rộng cho các doanh nghiệp thậm chí rất thành công và có lợi nhuận, do đó, nó là nhiều hơn giá trị nó để thực hiện các bước để sửa chữa chúng trong thời gian sớm nhất có thể.
Tối ưu hóa năm hoạt động này cho các tài khoản được cải thiện
Tối ưu hóa các quy trình phải thu có vẻ khá khó khăn ngay từ đầu. Tuy nhiên, bằng cách sử dụng phương pháp tiếp cận có phương pháp cho tình huống, bạn có thể thực hiện các thay đổi sẽ dẫn đến những cải thiện khá nhanh và đáng kể. Để thuận tiện cho bạn, chúng tôi đã xác định năm hoạt động, khi được tối ưu hóa đúng cách, sẽ cải thiện đáng kể chức năng tổng thể của quá trình thu khoản phải thu của bạn và, tạo ra nhiều lợi ích thú vị cho toàn bộ doanh nghiệp của bạn:
- Duy trì dữ liệu chính xác của khách hàng - Tập trung hóa quy trình tổng thể dữ liệu để đảm bảo tính chính xác của tài khoản khách hàng và thông tin là một phần quan trọng trong việc thiết lập và duy trì quy trình thu tài khoản có hiệu quả. Ví dụ: địa chỉ không chính xác có thể khiến hóa đơn được gửi đến địa điểm sai, dẫn đến thanh toán trễ. Tài khoản khách hàng phải được kiểm toán trên cơ sở nhất quán để kiểm tra các bất thường như các điều khoản thanh toán bất thường hoặc không phù hợp, hạn mức tín dụng, giảm giá và các loại tương tự. Các thay đổi đối với dữ liệu khách hàng phải được ghi lại hợp lý và các biện pháp kiểm soát phải được đặt đúng chỗ để ngăn người khác truy cập hoặc chỉnh sửa dữ liệu.
- Thiết lập quy trình phê duyệt tín dụng rõ ràng, ngắn gọn - Tất cả thường xuyên, các doanh nghiệp rơi vào thói quen tín dụng bất lợi để thúc đẩy doanh số bán hàng. Tất nhiên, điều này dẫn đến một vòng luẩn quẩn mà cuối cùng có thể là thảm họa cho một công ty. Mở rộng tín dụng có thể là một điều rất tốt, nhưng một quá trình rõ ràng để làm như vậy phải được thiết lập. Nó nên bao gồm các hướng dẫn rõ ràng về thời gian và cách thức để đánh giá và ghi đè các giới hạn tín dụng, khi nào để đặt tài khoản bị giữ và cách thức hoạt động của quy trình đăng ký. Các đánh giá thường xuyên về quy trình phê duyệt tín dụng nên được thực hiện vì hoàn cảnh thay đổi.
- Thiết lập quy trình thanh toán hiệu quả - Việc thanh toán và lập hoá đơn của khách hàng phải chính xác và hợp lý để có hiệu quả. Lỗi về giá cả, các đơn vị đo lường và tương tự có thể tàn phá nghiêm trọng. Hơn nữa, hóa đơn phải được tạo ra và gửi một cách kịp thời, và cách thức mà chúng được sản xuất phải nhất quán và được xác định. Một cách để cải thiện thanh toán và lập hóa đơn là bằng cách tự động hóa càng nhiều càng tốt, do đó, đừng ngại dựa vào công nghệ tại đây. Sử dụng báo cáo ngoại lệ để xác định các tài khoản có vấn đề. Nếu có thể, hãy thiết lập một cổng thông tin khách hàng để chuyển một số công việc cho khách hàng trong khi mang lại cho họ cảm giác tự chủ.
- Rèn luyện quy trình nộp tiền mặt - Khi đến nơi, các khoản thanh toán phải được áp dụng chính xác. Chúng phải được áp dụng cho đúng khách hàng và hóa đơn thích hợp. Nếu không, nếu các tranh chấp hoặc các vấn đề nảy sinh sau này, cố gắng không về vấn đề ban đầu sẽ rất khó khăn. Thanh toán cũng nên được áp dụng nhanh chóng để đảm bảo rằng tại bất kỳ thời điểm nào, bạn biết tài khoản nào hiện tại và quá hạn. Một cách tiềm năng để tối ưu hóa quy trình là cung cấp một số tùy chọn thanh toán giới hạn để đơn giản. Đăng các mục nhật ký nhanh chóng và lâu trước ngày giới hạn. Bất cứ khi nào có thể, tránh đổ tiền mặt vào tài khoản hồi hộp cho đến khi bạn có thời gian để tìm ra nơi nó thực sự phải đi.
- Tối ưu hóa quy trình thu thập - Tối ưu hóa đúng các khoản phải thu giúp việc thu thập thanh toán một cách kịp thời và hiệu quả dễ dàng hơn nhiều. Ví dụ: khi các khoản thanh toán được áp dụng đúng, thật dễ dàng để xác định tài khoản nào có nguy cơ bị chuyển sang mặc định. Các nỗ lực thu thập phải nhất quán và có phương pháp. Một quy trình được xác định rõ ràng để thương thảo các kế hoạch thanh toán nên được thiết lập để đảm bảo rằng nó phù hợp với mục tiêu tổng thể của công ty. Các quy trình phải được tự động hóa càng nhiều càng tốt để giảm nguy cơ lỗi do nhập thủ công.
Tám phương pháp hay nhất để áp dụng để cải thiện tài khoản các quy trình phải thu
Trung tâm Năng suất và Chất lượng của Hoa Kỳ, hoặc APQC, đã thiết lập một bộ tiêu chuẩn được gọi là Tiêu chuẩn Mở. Họ phác thảo các phương pháp hay nhất cho việc xử lý các khoản phải thu, và chúng phải chứng minh là vô giá khi bạn làm việc hướng tới việc mài giũa các quy trình AR của bạn. Chúng tôi đã tóm tắt tám điểm quan trọng nhất từ Tiêu chuẩn mở APQC để thuận tiện cho bạn:
- Loại bỏ những trở ngại để nhận thanh toán - Ví dụ: khảo sát khách hàng của bạn để tìm hiểu phương thức thanh toán nào hoạt động tốt nhất cho họ. Từ đó, hãy cân nhắc cung cấp các tùy chọn thanh toán khác nhau để khách hàng dễ dàng thanh toán hóa đơn đúng hạn.
- Ưu tiên quản lý tín dụng - Không mở rộng tín dụng một cách đơn giản chỉ để giữ cho việc bán hàng được cắm cùng. Chiến lược này phản tác dụng trong một thời gian dài và chỉ là một ví dụ về nhiều vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh do các quy trình quản lý tín dụng kém.
- Đánh giá các khoản phải thu thường xuyên - Thiết lập một lịch trình cụ thể để theo dõi và đánh giá tình trạng các khoản phải thu của bạn. Lý tưởng nhất, nó nên được thực hiện ít nhất một lần một tuần. Bạn càng sớm tìm thấy lỗi, càng sớm bạn có thể sửa chúng - và ít khả năng chúng sẽ gây ra các vấn đề lớn cho doanh nghiệp của bạn.
- Xem xét rút ngắn Điều khoản thanh toán - Không có luật nào cho biết tất cả khách hàng phải có điều khoản thanh toán net-30. Thông thường, sử dụng các điều khoản thanh toán ngắn hơn sẽ nhắc khách hàng trả chậm để trả ít nhất nhanh hơn một chút, do đó, đây là một lựa chọn đáng giá để xem xét.
- Tạo quy trình giải quyết tranh chấp thanh toán - Thiết lập quy trình cụ thể để xử lý tranh chấp thanh toán. Điều này sẽ không chỉ đơn giản hóa quy trình, nhưng nó sẽ cải thiện sự hài lòng của khách hàng tổng thể bởi vì nhóm của bạn sẽ biết chính xác phải làm gì khi có tranh chấp.
- Tự động hóa - Điều tra các loại phần mềm khác nhau và các hình thức công nghệ khác để tự động hóa quá trình thu các khoản phải thu càng nhiều càng tốt. Bạn có thể loại bỏ yếu tố con người nhiều hơn, toàn bộ quá trình sẽ chính xác và đáng tin cậy hơn. Nhiều chương trình rất tốn kém, nhưng ROI là đáng kể vì có ít lỗi hơn, và trong nhiều trường hợp, năng suất của nhân viên cũng tăng lên.
- Thiết lập quy trình thu thập chủ động - Làm cho các bộ sưu tập trở thành ưu tiên hàng đầu và thực thi nó bằng cách thiết lập một chiến lược thu thập rõ ràng, súc tích. Lý tưởng nhất, nhằm mục đích can thiệp sớm. Khi một tài khoản trượt vào cột quá hạn, nhóm của bạn phải ở trên nó và biết phải làm gì.
- Bill Electronically - Nếu bạn có phương tiện để làm như vậy, hãy bắt đầu thanh toán cho khách hàng bằng điện tử. Trong khi sẽ có một số người không thể hỗ trợ hóa đơn điện tử và thanh toán, hầu hết các công ty đang trên tàu với điều này những ngày này. Việc kiểm tra giấy ít hơn mà bạn phải xử lý và gửi thư cho bạn phải gửi, toàn bộ quá trình sẽ càng dễ dàng và chính xác hơn.
Như bạn có thể thấy, bạn không phải bắt đầu lại từ đầu để cải thiện và tối ưu hóa các khoản phải thu của bạn. Bạn có thể chọn để đưa vào một khu vực tại một thời điểm, hoặc bạn có thể lao vào hơi nước đầy đủ phía trước và tân trang lại tất cả cùng một lúc. Dù bằng cách nào, bất kỳ bước nào bạn thực hiện để tối ưu hóa các khoản phải thu của bạn sẽ trả hết tiền trong thời gian dài.