Quản lý và giữ tài khoản tiền mặt nhỏ
Tiền mặt nhỏ đề cập đến một lượng nhỏ tiền mặt được giữ trong tay trong một doanh nghiệp. (Thuật ngữ "nhỏ" xuất phát từ "nhỏ nhắn" hoặc "nhỏ".) Có hai lý do để giữ tiền mặt nhỏ:
- Để thay đổi khách hàng hoặc bệnh nhân
- Để thanh toán cho các giao dịch mua nhỏ yêu cầu tiền mặt, chẳng hạn như thức ăn cho bữa trưa văn phòng hoặc đồ uống cà phê hoặc để đỗ xe. Hầu hết các doanh nghiệp bán lẻ giữ một ngăn tiền mặt cũng như thực hành chăm sóc sức khỏe.
Tiền mặt nhỏ hoạt động trên hệ thống tạm ứng, trong đó có một số tiền ban đầu được đưa vào tài khoản , được rút ra cho một mục đích cụ thể (trong trường hợp này, tiền mặt nhỏ). Khi tài khoản dưới một số tiền nhất định, hệ thống sẽ được bổ sung.
Trong các doanh nghiệp thường xuyên cần tiền mặt nhỏ, nó thường được đặt ở văn phòng phía trước với một ngăn kéo tiền mặt nhỏ hoặc hộp, hoặc ở một địa điểm bán lẻ bằng cách sử dụng một máy tính tiền. (Có, một số nơi vẫn sử dụng một máy tính tiền.)
Bởi vì nền kinh tế tiền mặt ngày càng nhỏ hơn, và mọi người đang sử dụng thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng nhiều hơn cho các giao dịch mua nhỏ, việc sử dụng một hệ thống tiền mặt nhỏ (với "ngăn tiền") đã giảm bớt. Nhưng nó vẫn còn cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp để đảm bảo bạn tài khoản cho tất cả các giao dịch mua nhỏ để bạn có thể khấu trừ chúng như là chi phí kinh doanh.
Cách hoạt động của Hệ thống tiền mặt nhỏ
Để thiết lập một hệ thống tiền mặt nhỏ với số tiền cụ thể, số tiền ban đầu đến từ tài khoản séc kinh doanh.
Mọi giao dịch mua bằng tiền mặt nhỏ phải được ghi nhận theo cách giống như thu nhập và chi phí kinh doanh khác. Sử dụng một bản ghi tiền mặt nhỏ hoặc phiếu tiền mặt nhỏ sẽ giúp nắm bắt các chi phí này để họ có thể được sử dụng để bù đắp thu nhập cho mục đích thuế kinh doanh.
Thiết lập tài khoản tiền mặt nhỏ
Bắt đầu bằng cách quyết định số tiền bạn sẽ cần mỗi ngày, cả hai để thực hiện thay đổi cho khách hàng và thực hiện thanh toán bằng tiền mặt nhỏ.
Giữ nhiều tiền như bạn cần trong ngăn tiền mặt của bạn, nhưng không quá nhiều, do đó, nó không phải là một sự cám dỗ cho nhân viên hoặc tên cướp. Để xác định số tiền tối đa cho tiền mặt nhỏ, hãy lưu giữ hồ sơ về chi tiêu trong một khoảng thời gian, ví dụ, sử dụng số tiền trung bình cho mỗi tuần. Bạn cũng sẽ cần những hồ sơ đó cho mục đích thuế.
Theo dõi các giao dịch
Khi bạn bắt đầu, hãy theo dõi số tiền trong hộp tiền mặt nhỏ hoặc ngăn kéo vào đầu mỗi ngày. Khi bạn thực hiện mỗi lần thanh toán, bạn sẽ cần phiếu tiền mặt nhỏ hoặc danh sách giao dịch. Đối với mỗi giao dịch, ghi lại ngày, số tiền, và số tiền cho nó.
Hãy càng cụ thể càng tốt, vì vậy không có nghi ngờ rằng giao dịch có liên quan đến kinh doanh. Bạn không cần phải theo dõi thay đổi mỗi ngày. Nhưng vào cuối mỗi ngày, ghi lại số tiền trong ngăn tiền mặt nhỏ. Sự khác biệt nên kiểm đếm với các khoản thanh toán bằng tiền mặt của khách hàng và với tổng chi phí tiền mặt nhỏ được thanh toán từ ngăn kéo.
Khi ngăn kéo tiền mặt nhỏ hơn dưới một số tiền được đặt trước mà bạn xác định, hãy thêm vào ngăn bằng cách viết séc cho "Tiền mặt nhỏ" và thanh toán bằng tiền mặt để kiểm tra.
Tiền mặt và thuế nhỏ
Phần quan trọng nhất của hệ thống tiền mặt nhỏ là tài liệu của từng giao dịch.
Các giao dịch tài liệu là cách một doanh nghiệp ghi lại các chi phí kinh doanh cho mục đích thuế . Bằng cách theo dõi tất cả các giao dịch tiền mặt nhỏ - không có vấn đề làm thế nào nhỏ bạn có hồ sơ để sao lưu các khoản khấu trừ cho những chi phí kinh doanh nhỏ. Chi phí được ghi nhận nhiều hơn, khoản khấu trừ càng cao và hóa đơn thuế doanh nghiệp của bạn càng thấp.
Còn được gọi là: Tiền mặt trên tay
Ví dụ: Ngăn tiền mặt nhỏ được sử dụng để thay đổi và thanh toán cho chi phí kinh doanh ngẫu nhiên.