Tìm hiểu về thông tin chính được tìm thấy trong tài liệu nguồn
Tại sao tài liệu nguồn là quan trọng
Các tài liệu nguồn là rất cần thiết cho quá trình kế toán và kế toán vì nó là bằng chứng cho thấy một giao dịch tài chính đã xảy ra.
Nếu một công ty được kiểm toán, các tài liệu nguồn sẽ sao lưu các tạp chí kế toán và sổ kế toán tổng hợp như một đường mòn kiểm toán không thể chối cãi.
Việc giữ một tài liệu nguồn cho một doanh nghiệp cũng giống như việc giữ biên lai cho các mặt hàng được khấu trừ thuế cho các khoản thuế cá nhân của bạn. Nếu thuế của bạn được kiểm tra, họ cung cấp bằng chứng rằng bạn đã thực hiện các giao dịch mua đó. Điều này cũng đúng cho doanh nghiệp của bạn, nhưng trong kinh doanh, bạn không chỉ giữ biên nhận cho các chi phí được khấu trừ thuế. Bạn giữ các tài liệu gốc cho mọi giao dịch tài chính.
Tài liệu nguồn cung cấp
Tài liệu nguồn mô tả tất cả các thông tin cơ bản của giao dịch, chẳng hạn như số tiền giao dịch, giao dịch được thực hiện, mục đích giao dịch và ngày giao dịch.
Dưới đây là một vài ví dụ về tài liệu nguồn phổ biến:
- séc bị hủy
- hóa đơn
- biên nhận tiền mặt
- biên nhận do máy tính tạo
- thư báo ghi có cho một khoản tiền hoàn lại của khách hàng
- thẻ thời gian của nhân viên
- phiếu gửi tiền
- đơn đặt hàng
Cách xử lý tài liệu nguồn
Các tài liệu nguồn nên được ghi lại trong các tạp chí kế toán thích hợp càng sớm càng tốt sau khi giao dịch. Sau khi ghi, tất cả các tài liệu nguồn phải được gửi đi trong một số loại hệ thống mà chúng có thể được truy lục nếu và khi chúng cần thiết.
Trong một số trường hợp nhất định, thậm chí có thể quan trọng để cung cấp chuỗi lưu ký để có thể xác định rằng tài liệu nguồn được đề cập vẫn nằm trong tầm kiểm soát của bạn.
Tài liệu nguồn so với bản sao
Trong hầu hết các trường hợp, bản sao các tài liệu nguồn được chấp nhận về mặt pháp lý. Ví dụ: Dịch vụ doanh thu nội bộ đã chấp nhận bản sao biên nhận từ năm 1997, miễn là chúng dễ đọc, chứa tất cả thông tin có trong bản gốc và trong giới hạn của quá trình quét, trình bày thông tin đó ở định dạng giống với nguyên.
Biên nhận tài liệu xác định các đối tượng đã mua và giá đã thanh toán, nhưng đã được quét mà không có tên của nhà cung cấp sẽ không đủ điều kiện. Một tài liệu trình bày tất cả thông tin trong biên nhận ban đầu, nhưng đã được đánh giá lại trong định dạng Word hoặc Excel cũng sẽ không đủ điều kiện.
Tiêu chuẩn IRS - hoàn chỉnh, dễ đọc và tái tạo chính xác của bản gốc - là cùng một tiêu chuẩn được sử dụng trong nhiều doanh nghiệp và cơ quan chính phủ. Các tổ chức khác, tuy nhiên, thêm vào các yêu cầu chung này.
Ví dụ, Đại học Washington chỉ chấp nhận thay thế cho các bản sao tài liệu gốc được quét ở mật độ tối thiểu 300 chấm mỗi inch (dpi) và được trình bày ở định dạng PDF hoặc TIFF; nó không chấp nhận bản sao JPEG.
Nếu bạn đang có kế hoạch quét tài liệu kế toán hoặc pháp lý để tạo điều kiện lưu trữ, hãy kiểm tra với tổ chức có liên quan để đảm bảo rằng họ sẽ chấp nhận tài liệu theo định dạng bạn định sử dụng.