Làm những gì bạn làm tốt nhất và thuê phần còn lại
Làm việc với Elance Online - một thị trường trực tuyến giúp các doanh nghiệp nhỏ thuê ngoài hầu hết mọi loại dự án - chúng tôi đã nói chuyện với hàng chục người mua đã thuê ngoài thành công các dự án đa dạng như hỗ trợ hành chính, chiến lược kinh doanh , thiết kế đồ họa, thiết kế và phát triển web, viết và thậm chí phát triển phần mềm.
Khi nói chuyện với những người mua đã nắm vững nghệ thuật quản lý hiệu quả các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài, cùng một chủ đề xuất hiện lặp đi lặp lại. Chúng tôi đã chắt lọc lời khuyên của họ vào "10 phương pháp hay nhất" sau để làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài. Làm theo lời khuyên này có thể giúp bạn tận dụng tối đa mối quan hệ của mình với nhà cung cấp bên ngoài hoặc nhà thầu - cho dù bạn sử dụng web để tìm nhà cung cấp dịch vụ hoặc đang yêu cầu và đánh giá báo giá từ nhà cung cấp theo cách cũ.
Xác định rõ phạm vi và tiến độ dự án của bạn
Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng bất kỳ dự án thuê ngoài thành công nào cũng bắt đầu với một tuyên bố rõ ràng về những gì bạn đang hy vọng đạt được. Xác định yêu cầu dự án của bạn lên phía trước. Các nhà cung cấp dịch vụ cần thông tin chính xác, đầy đủ để trình bày cho bạn các đề xuất thực tế và báo cho bạn một mức giá hợp lý. Hãy cụ thể về các phân phôi bạn mong đợi nhà cung cấp cung cấp.
Cung cấp cho các nhà cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt về những gì bạn cần phân phối và cách thức bạn cần thực hiện công việc. Ngoài ra, hãy rõ ràng và thực tế về các yêu cầu về lịch biểu của bạn - lịch trình dự án có thể có tác động rất lớn đến chi phí dự án.
Đánh giá nhà cung cấp dịch vụ như bạn muốn thuê một nhân viên toàn thời gian
Khi bạn đang đánh giá các đề xuất từ các nhà cung cấp dịch vụ, đừng ngại đặt câu hỏi.
Cũng giống như thuê một nhân viên toàn thời gian, việc chọn một nhà cung cấp là một trải nghiệm rất chủ quan. Kiểm tra tài liệu tham khảo của họ và yêu cầu phản hồi từ những khách hàng khác đã sử dụng dịch vụ của họ. Tham gia vào hộp thoại - nếu bạn có bất kỳ mối lo ngại nào về khả năng cụ thể của nhà cung cấp, hãy nêu lên mối quan tâm của bạn. Đừng chỉ hầm về nó và hy vọng điều tốt nhất.
Tìm kiếm trải nghiệm cụ thể phù hợp
Lý tưởng nhất, nhà cung cấp dịch vụ bạn chọn sẽ có trải nghiệm cụ thể với loại dự án mà bạn đang thực hiện. Bạn không muốn trở thành “con lợn guinea” của ai đó. Điều này đặc biệt quan trọng khi gia công các dự án kỹ thuật phức tạp như phát triển phần mềm. Ví dụ: nếu bạn đang tìm kiếm ai đó để phát triển ứng dụng cho iPhone, hãy đảm bảo họ đã thực sự hoàn thành các dự án thương mại trên nền tảng đó cho các khách hàng hài lòng khác. Lời khuyên này cũng đúng với các loại dự án khác. Nếu bạn cần một kế hoạch kinh doanh để mở một cửa hàng bán lẻ, bạn sẽ nhận được kết quả tốt nhất nếu nhà tư vấn bạn thuê có kinh nghiệm kiểm chứng trong lĩnh vực bán lẻ.
Không chọn nhà cung cấp chỉ dựa vào giá
Mặc dù nó có thể là hấp dẫn, không bao giờ chọn một nhà cung cấp chỉ dựa trên giá cả. Những người mua có kinh nghiệm đã thuê ngoài nhiều dự án và đánh giá hàng trăm đề xuất hầu như luôn khuyên bạn nên loại bỏ giá thầu cao nhất và giá thấp nhất.
Người mua báo cáo rằng các dự án thành công nhất của họ là những dự án mà họ cảm thấy nhà cung cấp đưa ra sự cân bằng về giá trị tốt và kết quả chất lượng.
5. Xem lại danh mục đầu tư và các mẫu
Kiểm tra công việc trước đây của nhà cung cấp (“danh mục đầu tư” của họ) và đảm bảo rằng công việc trước đây của họ đáp ứng mong đợi của bạn về chất lượng và phong cách. Nếu bạn đã đánh giá danh mục đầu tư, tài liệu tham khảo và kinh nghiệm trước đây của nhà cung cấp và vẫn không chắc chắn về khả năng của mình, hãy xem xét yêu cầu họ thực hiện mô hình nhanh hoặc cung cấp phác thảo cơ bản về kế hoạch hoạt động. Một nhà cung cấp dịch vụ thực sự muốn giành chiến thắng doanh nghiệp của bạn có thể cung cấp cho bạn một khái niệm thô để bạn có thể hiểu rõ hơn cách tiếp cận của họ để giải quyết vấn đề của bạn.
Nhưng không bao giờ vượt qua ranh giới giữa yêu cầu giả lập và khẳng định rằng một nhà cung cấp cung cấp cho bạn công việc đã hoàn thành “về thông số kỹ thuật”. Không có chuyên gia đủ điều kiện nào được mong đợi làm việc miễn phí.
6. Bắt đầu nhỏ
Khi tham gia với một nhà cung cấp dịch vụ lần đầu tiên, hãy bắt đầu với một dự án tương đối nhỏ và đơn giản trong phạm vi. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một ý tưởng tốt hơn về phong cách và khả năng của nhà cung cấp trước khi bạn giao phó một dự án "nhiệm vụ quan trọng" cho họ.
7. Tie thanh toán để xác định rõ ràng mốc dự án
Cũng như bạn cần phải rõ ràng về phạm vi dự án, hãy chắc chắn rằng bạn xác định một kế hoạch làm việc cho dự án thuê ngoài của bạn với các cột mốc được xác định rõ ràng. Có các trạm kiểm soát được lên lịch nơi bạn xem xét trạng thái của dự án khi nó hoạt động theo hướng hoàn thành — là cách dễ dàng để đảm bảo rằng bạn đáp ứng thời hạn cuối cùng và sản phẩm cuối cùng đáp ứng các tiêu chuẩn của bạn. Tie của nhà cung cấp thanh toán cho những cột mốc quan trọng.
Một hướng dẫn tốt cho các dự án CNTT và phát triển phần mềm là trả không quá 20% đến 30% tổng giá dự án lên phía trước, với phần còn lại của khoản thanh toán được trao dựa trên việc hoàn thành 3 hoặc 4 cột mốc.
8. Đàm phán quyền sở hữu công việc lên phía trước
Đối với bất kỳ loại dự án thuê ngoài nào, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu rõ về người sở hữu sản phẩm công việc kết quả và bất kỳ thành phần quan trọng nào của sản phẩm đó.
Đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ hiểu cách bạn định sử dụng các phân phôi mà họ đồng ý cung cấp. Ví dụ, sự phát triển của một ứng dụng phần mềm tùy chỉnh cho việc sử dụng cá nhân của bạn sẽ khác biệt đáng kể so với việc phát triển một ứng dụng mà bạn dự định đóng gói và bán lại.
9. Đừng quên hỗ trợ sau khi dự án hoàn thành
Đối với các dự án công nghệ, bạn nên xác định một điều khoản bảo hành hoặc hỗ trợ để đảm bảo một số khoản hỗ trợ liên tục từ nhà cung cấp sau khi dự án hoàn tất. Sẽ dễ dàng hơn khi thương lượng một điều khoản hỗ trợ trước khi nhà cung cấp dịch vụ bắt đầu làm việc, thay vì sau khi hoàn thành dự án. Ngay cả các dịch vụ kinh doanh hoặc sáng tạo cũng có thể được hưởng lợi từ một điều khoản hỗ trợ. Giả sử bạn cần một số thay đổi đối với kế hoạch kinh doanh dựa trên phản hồi mà bạn nhận được từ các nhà đầu tư tiềm năng. Hoặc có thể bạn thấy rằng bạn cần một logo mới snazzy được phân phối theo một định dạng tệp mới. Chỉ định một số khoản hỗ trợ miễn phí hoặc thương lượng giảm giá cho các sửa đổi trong tương lai có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và đau đầu sau này.
10. Nhận nó bằng văn bản
Trong quá trình tham gia dịch vụ, phạm vi của dự án, phân phối hoặc thậm chí giá đã thỏa thuận có thể thay đổi.
Đảm bảo rằng bạn giao tiếp rõ ràng bất kỳ thay đổi lịch biểu, phạm vi hoặc thanh toán nào cho nhà cung cấp dịch vụ và nhận được xác nhận từ họ - bằng văn bản - rằng họ hiểu và đồng ý với các thay đổi. Tương tự, lưu giữ hồ sơ về bất kỳ thay đổi thỏa thuận nào được yêu cầu bởi nhà cung cấp dịch vụ và liệu bạn có chấp nhận hay từ chối những sửa đổi đó hay không. Lưu bản sao của bất kỳ trao đổi email nào mà bạn có.
Bạn có thể truy cập chuyên môn hàng đầu bất cứ lúc nào bạn cần mà không cần phải thuê nhân viên toàn thời gian. Bằng cách tập trung vào năng lực cốt lõi của bạn và thuê dịch giả tự do chuyên nghiệp cho các nhu cầu khác của bạn, bạn có thể cạnh tranh với khả năng phân phối của các tổ chức lớn hơn trong khi vẫn duy trì sự độc lập của mình.