Mở rộng Mục tiêu của sự kiện của bạn
Stephanie Roth, biên tập viên của tạp chí Fundroising Journal, viết rằng kể từ khi các sự kiện đặc biệt không gây ra nhiều tiền nhanh nhưng phải mất rất nhiều sức mạnh và thời gian, điều quan trọng là các nhà gây quỹ có kế hoạch hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng khác thông qua các sự kiện của họ .
Roth cho rằng các sự kiện đặc biệt tạo ra các khả năng gây quỹ khác thông qua các phương thức "hỗ trợ" để gây quỹ. Trong số các phương pháp này là:
- Đóng góp bằng hiện vật như đóng góp thực phẩm, địa điểm hoặc giải trí. Tại sao điều này hữu ích? Đóng góp bằng hiện vật dễ dàng hơn để có được từ một doanh nghiệp mà không có mối quan hệ trước đó. Nhưng, nó có thể là một chân trong cánh cửa để đóng góp khác.
- Tài trợ thường được sử dụng để tăng thu nhập từ các sự kiện. Các nhà tài trợ thanh toán cho các lợi ích khác nhau như công khai thông qua sự kiện, quảng cáo trong chương trình hoặc biểu trưng của công ty được hiển thị nổi bật.
- Đấu giá im lặng cho phép bạn tính phí cho một sự kiện mà nhiều người có thể đủ khả năng nhưng sau đó mang lại nhiều tiền hơn thông qua phiên đấu giá.
- Sách quảng cáo có thể được trao cho khách tham dự sự kiện. Sách quảng cáo bao gồm các quảng cáo trả phí và cũng bao gồm thông tin về tổ chức phi lợi nhuận . Triển vọng cho người mua quảng cáo bao gồm các doanh nghiệp địa phương, nhà cung cấp, doanh nhân và thậm chí cả các nhà tài trợ muốn quảng cáo dịch vụ.
- Các sự kiện đặc biệt cũng có thể xây dựng các mối quan hệ, giúp các nhà tài trợ tiềm năng cảm nhận được mối liên hệ với nguyên nhân của bạn. Một sự kiện mang lại "thời gian đối mặt" đáng kể với những người ủng hộ bạn, đôi khi đặt sân khấu cho những món quà lớn .
- Sự kiện là cơ hội để mang lại những nhà tài trợ mới và giới thiệu họ với tổ chức của bạn. Để làm điều này, hãy lên kế hoạch cho một sự kiện có sức hấp dẫn cộng đồng rộng rãi và tính phí vào cửa hợp lý hoặc miễn phí.
- Các sự kiện đặc biệt cũng có thể tạo ra nhiều sự công khai. Nhân viên PR của bạn sẽ tìm thấy nhiều cách để có được từ , từ tờ rơi để phỏng vấn với phương tiện truyền thông địa phương để phương tiện truyền thông xã hội. Xây dựng tầm nhìn trong cộng đồng là rất quan trọng để gây quỹ thành công.
- Sử dụng các sự kiện đặc biệt như một cách để cung cấp kinh nghiệm gây quỹ cho các tình nguyện viên của bạn, Yêu cầu họ liên hệ với các nhà tài trợ, theo dõi họ và tương tác với họ trong các sự kiện. Điều này đặc biệt hữu ích cho các thành viên hội đồng quản trị , những người không muốn hỏi các nhà tài trợ vì tiền. Họ có thể trải nghiệm theo cách ít căng thẳng này.
Thông tin chi tiết
Có nhiều loại sự kiện đặc biệt như các loại phi lợi nhuận và nguyên nhân nhưng kế hoạch thành công bằng cách tìm hiểu những gì đã làm việc cho các tổ chức khác. Đừng ngần ngại hỏi các đồng nghiệp ở các tổ chức phi lợi nhuận khác để chia sẻ mẹo của họ để thành công. Hãy nhớ rằng thành công là trong các chi tiết. Một số mẹo được cung cấp bởi các chuyên gia sự kiện đặc biệt bao gồm:
- Chụp ảnh của mỗi khách tại sự kiện và sau đó gửi ảnh với một lời cảm ơn, hoặc chia sẻ nó trên phương tiện truyền thông xã hội.
- Hỏi xem khách có nhu cầu đặc biệt như yêu cầu chế độ ăn uống trước sự kiện hay không.
- Đặt những người chào mừng chính thức tại cửa ra vào của sự kiện (ví dụ, nếu sự kiện này được đưa vào một trường học, hãy yêu cầu học sinh chào đón).
- Cung cấp đăng ký sự kiện hiệu quả.
- Cung cấp cho mỗi khách một thẻ ghi rõ: “Bạn đang ngồi ở Bảng # ___.”
- Cung cấp sơ đồ vị trí bảng.
- Đưa ra các ưu đãi bảng phản ánh nhiệm vụ của bạn.
- Cung cấp các menu được in riêng lẻ liệt kê từng khóa học sẽ được phân phối.
- Trong chương trình viết của bạn, hãy nêu bật sứ mệnh của bạn và mục đích của sự kiện.
- Bao gồm lời cảm ơn đặc biệt từ một người sẽ được hưởng lợi từ sự kiện như những người bạn phục vụ.
- Khi lên kế hoạch cho sự kiện của bạn, hãy viết ra kế hoạch của bạn, tạo một dòng thời gian và tuyển dụng các tình nguyện viên có khả năng.
Nếu bạn bán vé
- Không có vấn đề làm thế nào thanh lịch hoặc vui vẻ sự kiện của bạn, nếu bạn không nhận được mọi người tham dự, nỗ lực của bạn bị lãng phí. Sự tham gia không được thúc đẩy nhiều bởi công khai như bằng cách bán vé. Bạn cần rất nhiều đôi giày trên mặt đất bán vé. Mặc dù đây là nhiệm vụ ít hấp dẫn nhất, nó là điều cần thiết. Tuyển dụng nhiều tình nguyện viên, trung bình, hầu hết những người bán vé tình nguyện sẽ bán khoảng năm vé mỗi người.
- Hãy thử các mức giá khác nhau cho vé của bạn. Có phần lớn vé được đặt cho tất cả mọi người, nhưng cung cấp vé có giá cao hơn cung cấp thêm lợi ích.
- Hãy suy nghĩ về sự kiện của bạn như một cam kết lâu dài, nhưng đầu tư vào các công cụ báo cáo và phân tích sẽ cung cấp phản hồi bạn cần để cải thiện sự kiện mỗi lần hoặc bỏ qua sự kiện nếu nó không hiệu quả.
Các sự kiện đặc biệt không phải là cách để kiếm được nhiều tiền ngay lập tức, nhưng chúng có thể là một phần trong chiến lược tu luyện d onor của bạn, và để thúc đẩy công việc của bạn. Chỉ có kế hoạch sử dụng chúng một cách tiết kiệm và sau đó làm cho chúng thật sự "đặc biệt".