Tuy nhiên, trong khi lập kế hoạch sự kiện là rất quan trọng nếu bạn muốn sự kiện diễn ra suôn sẻ, bạn cũng muốn có kết quả từ mọi nỗ lực của mình.
Đó là lý do tại sao tổ chức của bạn nên tuyển dụng “ủy ban chủ nhà”.
Ủy ban chủ nhà là gì?
Một “ủy ban chủ nhà” khác với một ủy ban lập kế hoạch sự kiện truyền thống. Thay vì những người đang tích cực lập kế hoạch, lập kế hoạch hoặc thiết lập cho các sự kiện của ngày hoặc buổi tối, ủy ban chủ nhà là một nhóm sử dụng mạng lưới của mình để đảm bảo sự kiện là một hit. Một số thành viên ủy ban chủ nhà có thể chọn:
- Khuyến khích bạn bè, gia đình hoặc đồng nghiệp mua vé
- Thu thập các mặt hàng đấu giá từ các doanh nghiệp địa phương
- Tạo kết nối nhà cung cấp cho giải thưởng cửa hoặc phục vụ sự kiện
Tất nhiên, có vô số cách mà một ủy ban chủ nhà có thể làm cho các sự kiện từ thiện của bạn tốt hơn bao giờ hết . Hãy nghĩ về một ủy ban chủ nhà như là người tổ chức thực sự của một bên; một người mời những vị khách tốt nhất, biết ai gọi cho thực phẩm hoặc trang trí và có thể kết nối bạn với những người khiến cho sự kiện thành công.
Bởi vì một ủy ban chủ nhà có thể tăng số tiền nhận được tại một sự kiện hoặc nhận được nhiều sự chú ý của truyền thông hơn, việc tìm kiếm và tuyển dụng các cá nhân phù hợp là rất quan trọng.
Ai cần chọn cho Ủy ban chủ nhà của bạn
Một ủy ban chủ nhà thực sự hữu ích sẽ không bao gồm các nhà tiếp thị có trả tiền hoặc người lập kế hoạch sự kiện. Thay vào đó, họ phải là thành viên tham gia tích cực của nhóm hiện tại của bạn, nhà tài trợ hoặc tình nguyện viên có kết nối và sẵn sàng tiếp cận.
Ủy ban chủ nhà của bạn có thể chỉ từ vài người đến hàng chục người.
Càng nhiều người trong ủy ban của bạn, càng có nhiều tác động mà họ có thể tập hợp vào sự thành công của sự kiện của bạn.
Bạn có thể tìm thấy các thành viên ủy ban chủ nhà ở hầu hết mọi nơi, bao gồm:
- Thành viên hội đồng quản trị hoặc chủ tọa trong tổ chức của bạn
- Các tình nguyện viên tham gia tích cực vào cộng đồng
- Một nhà tài trợ có kết nối với các doanh nghiệp địa phương
- Một nhà tài trợ hoặc thành viên hội đồng quản trị có địa chỉ liên hệ rộng rãi trong nhân khẩu học của nhà tài trợ lý tưởng của bạn
- Các tình nguyện viên biết các nhà cung cấp hoặc chủ sở hữu địa điểm
- Những người nổi tiếng địa phương hoặc quốc gia thường xuyên ủng hộ vì lý do của bạn
Một khi bạn đã đặt các cá nhân bạn muốn tham gia vào ủy ban chủ nhà của bạn; đã đến lúc tuyển dụng chúng.
Làm thế nào để tuyển dụng một ủy ban chủ nhà
Tìm kiếm và kết nối với các cá nhân sẽ làm cho các thành viên ủy ban chủ nhà xuất sắc. Tuy nhiên, không chỉ yêu cầu ai đó ở trên một ủy ban chủ nhà. Một lời mời chính thức là cách tốt nhất để tuyển dụng các thành viên ủy ban.
Trong thư mời của ủy ban chủ nhà, điều quan trọng là phải bao gồm:
- Hoàn thành thông tin về sự kiện và tổ chức của bạn (ngày và địa điểm)
- Thông tin về mục đích của sự kiện (gây quỹ vì một nguyên nhân cụ thể)
- Ví dụ về cách một thành viên ủy ban lưu trữ có thể đóng góp
- Một ngày để trả lời hoặc kết nối với nhóm của bạn
- Một "nâng cao" cảm ơn bạn đã cho họ biết bạn rất vui khi được mời họ
- Tên của bạn / người liên lạc và thông tin liên lạc
Hãy chắc chắn rằng các thành viên tiềm năng biết sự tham gia của họ sẽ được công nhận và đánh giá cao và rằng họ có thể tạo ra một tác động đáng kể bằng cách tham gia.
Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để soạn thảo thư mời ủy ban lưu trữ của bạn, có rất nhiều ví dụ trên các trang web phi lợi nhuận đồng nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu dễ sử dụng, hãy sao chép và dán mẫu bên dưới và chèn thông tin của bạn vào từng dấu ngoặc đơn.
[Ngày]
Kính gửi [Chèn tên]:
Tôi viết thư này để cho bạn biết về một sự kiện thú vị mà [Tên tổ chức của bạn] đang lên kế hoạch cho [Tháng] trong [Chèn thành phố].
Trong [Tháng + Năm (nếu khác với ngày hiện tại)], [Tổ chức] đang đưa [Tên sự kiện] thành [Thành phố] để nâng cao nhận thức về [nguyên nhân / vấn đề xã hội / vấn đề địa chỉ tổ chức của bạn] và xây dựng hỗ trợ cho [ chương trình / sáng kiến / nỗ lực].
[Thêm thông tin liên quan về sự kiện / mục tiêu / chủ đề].
Sự kiện sẽ được tổ chức tại [Thành phố] tại [Địa điểm sự kiện (nếu bạn có)] vào [ngày và giờ].
[Tên], chúng tôi rất mong sự giúp đỡ của bạn để thực hiện sự kiện này — và những người khác giống như nó — một thành công. Nếu bạn muốn trở thành một phần của sự kiện này, cũng như các sự kiện trong tương lai, chúng tôi sẽ biết ơn nhất nếu bạn chấp nhận lời mời chính thức này là một phần của ủy ban chủ nhà của chúng tôi.
Có một số cách đơn giản để tham gia:
- Chia sẻ tên của bạn hoặc tên tổ chức của bạn, với tư cách là thành viên của ủy ban chủ nhà của chúng tôi
- Mời đồng nghiệp, bạn bè và hàng xóm mua [bàn / vé] cho (các) sự kiện của chúng tôi
- Tham gia với chúng tôi để tổ chức sự kiện
- [Chèn yêu cầu cụ thể dựa trên vị trí của người đó, kết nối.]
Chúng tôi cũng rất thích nó nếu bạn xem xét lưu trữ bảng của riêng bạn và mời bạn bè và đồng nghiệp đến một buổi tối vui vẻ. Sự hỗ trợ hào phóng của bạn sẽ giúp chúng tôi truyền bá thông tin về [nguyên nhân] và thực sự tạo ra tác động.
Một thành viên của [Organization] sẽ liên lạc với bạn trong [Insert timeframe] để thảo luận chi tiết về ủy ban chủ nhà của chúng tôi và để thảo luận về sự tham gia của bạn, nếu bạn quan tâm.
Chúng tôi mong được hợp tác với bạn để biến [Event Name] thành sự kiện tương lai thành công! Cảm ơn sự quan tâm và ủng hộ của bạn.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Vị trí trong tổ chức]
[Tên tổ chức]
[Số liên lạc]
Sau khi bạn đã tuyển dụng Ủy ban máy chủ của mình
Một khi bạn đã mời các thành viên ủy ban được lựa chọn của bạn, bạn sẽ nhận được một số thư chấp nhận hoặc các cuộc gọi. Tuy nhiên, trước khi bạn đi vào chi tiết của sự kiện hoặc những gì bạn muốn họ làm, hãy lên lịch cuộc họp ngắn với ủy ban. Không yêu cầu bất cứ điều gì từ họ, hãy để họ:
- Làm quen với nhau
- Thảo luận cách họ tham gia vào tổ chức của bạn
- Xem lại tài liệu hoặc bản trình bày về nguyên nhân / công việc của bạn
- Phân tích ý tưởng về cách họ muốn đóng góp
Từ đó, bạn có thể cho họ biết mục tiêu gây quỹ của bạn và cách bạn muốn thấy chúng hoạt động cùng nhau (mời liên hệ hoặc liên hệ với mục đấu giá). Họ cũng có thể chia thành các "tiểu ban" nếu bạn có một nhóm lớn
Tất nhiên, nó không phải là công việc của ủy ban chủ nhà một mình để lên kế hoạch và thực hiện sự kiện của bạn. Một ủy ban chủ nhà nên làm việc với các tình nguyện viên của bạn hoặc ủy ban lập kế hoạch sự kiện để bán vé, đảm bảo tài trợ sự kiện mới được tuyên bố, các mặt hàng đấu giá phong phú, và đêm đó sẽ là một hit cho người tham dự.
Thừa nhận nỗ lực của Ủy ban chủ nhà của bạn
Khi sự kiện kết thúc, các thành viên ủy ban chủ nhà của bạn nên là một trong những người đầu tiên bạn cảm ơn, cả ở sự kiện và với một lời cảm ơn ngày hôm sau. Bạn càng tham gia vào ủy ban chủ nhà của bạn, họ càng sẵn sàng tổ chức trong tương lai.
Tìm những người trong tổ chức hoặc cộng đồng của bạn có thể giúp bạn tổ chức sự kiện tiếp theo của mình. Họ có thể tạo ra sự khác biệt lớn về số tiền bạn kiếm được và các chương trình bạn có thể hỗ trợ.