Phát hành các thẻ này cho nhân viên có nghĩa là họ có thể thực hiện các giao dịch nhất định thay mặt cho doanh nghiệp và sau đó gửi tất cả các biên nhận cho người quản lý tài chính vào cuối mỗi tháng. Là một công ty, thay vì phát hành tiền mặt cho mỗi nhân viên, thẻ tín dụng của công ty hóa ra là lựa chọn tốt nhất vì bạn sẽ không được tham gia vào sự phức tạp của việc đưa ra tiền mặt.
Tuy nhiên, trước khi bạn phát hành thẻ doanh nghiệp, bạn cần phải áp dụng các biện pháp phòng ngừa. Nếu không làm như vậy, có khả năng một số nhân viên sử dụng sai các quỹ kinh doanh . Nguy cơ mua hàng trái phép tăng lên khi thẻ tín dụng của công ty nằm trong tay họ và không có biện pháp bảo vệ nào được áp dụng. Để kiểm soát rủi ro này, các chính sách sau đây sẽ giúp:
Tại Start, Set Expectations
Khi phát hành thẻ, bạn nên đặt và thông báo cho tất cả nhân viên về những gì được mong đợi của họ khi nói đến việc sử dụng thẻ. Bạn cần thiết lập một chính sách giải thích rõ ràng trách nhiệm của chủ thẻ, loại chi phí mà thẻ nên được sử dụng và loại tài liệu bạn nên gửi cho mỗi chi phí.
Đây là một trong những chìa khóa mà mọi công ty nên đưa ra để hạn chế cách chủ thẻ sử dụng thẻ. Nếu không làm điều này, doanh nghiệp của bạn sẽ phải trả thêm chi phí mà không bao giờ được ngân sách mà trong thời gian dài làm tăng chi phí điều hành doanh nghiệp.
Hãy chắc chắn rằng các quy tắc thẻ được hiểu đúng
Như chúng ta biết, hầu hết các nhân viên không có văn hóa đọc. Điều này có nghĩa là nếu bạn chỉ trích xuất các thẻ công ty của nhân viên với các quy tắc pháp lý mà không cần phải thông qua cách thức hoặc những gì được mong đợi liên quan đến việc sử dụng thẻ, điều đó sẽ không giúp ích được vì nhiều người trong số họ có thể sử dụng thẻ mà không cần đọc quy tắc.
Để tránh tình huống trên, tốt nhất là tổ chức một cuộc họp với nhân viên và đưa họ qua chính sách. Sau khi điều này được thực hiện, nó sẽ là tốt cho họ để thừa nhận sự hiểu biết về chính sách bằng văn bản. Điều này có nghĩa là trong trường hợp một nhân viên đi ngược lại những gì mà chính sách quy định, các biện pháp thích hợp phải được thực hiện.
Hãy quan tâm đến chi tiêu
Đôi khi hầu hết các nhân viên có xu hướng đi ngược lại các quy tắc và kết thúc chi tiêu nhiều hơn những gì được nêu trong chính sách. Với điều này trong tâm trí của bạn, nó là tốt để giữ các tab gần về việc sử dụng thẻ tín dụng kinh doanh . Giám đốc tài chính nên thông báo cho người giám sát trong mỗi bộ phận rằng họ sẽ có trách nhiệm giám sát nhân viên bằng thẻ trong bộ phận đó.
Điều này sẽ theo một cách sẽ giảm thiểu việc lạm dụng thẻ trên một phần của nhân viên. Khi một nhân viên biết rằng có ai đó đang theo dõi chi tiêu thẻ, họ sẽ sợ tham gia vào bất kỳ giao dịch mua không được phép nào không được nêu trong chính sách.
Có biện pháp bảo vệ tại chỗ
Tiền là một nguồn lực kinh tế, và do đó nó rất khan hiếm. Điều này có nghĩa là khi một nhân viên lạm dụng đặc quyền sử dụng thẻ của họ, gánh nặng sẽ được chuyển ngay lập tức từ họ sang công ty. Với điều này trong tâm trí, nó là okay cho bạn để đặt giới hạn chi tiêu trên mỗi thẻ.
Những người trong các vị trí quản lý có thể được giới hạn cao hơn so với những người ở cấp bậc thấp hơn. Biện pháp này có nghĩa là giảm nguy cơ làm các giao dịch trái phép. Giới hạn chi tiêu sẽ không bao giờ được vượt qua và phải được nêu trong chính sách. Nếu bất kỳ nhân viên nào vượt quá giới hạn, số tiền thêm phải được khấu trừ từ biên chế của họ cộng với một hình phạt.
Luôn tiến hành đánh giá thường niên
Chương trình thẻ tín dụng của công ty phải được xem xét sau năm năm. Điều này là do một số nhân viên có thể đã chuyển từ một bộ phận này sang bộ phận khác và vì mọi bộ phận đều có giới hạn chi tiêu cụ thể, cần phải đánh giá lại chương trình hàng năm.
Làm như vậy cũng cho phép các trưởng phòng ban hành các giới hạn chi tiêu mới phù hợp với trách nhiệm của mỗi nhân viên. Nếu một nhân viên làm việc trong một bộ phận không còn cần thẻ tín dụng của công ty thì họ có thể bị loại khỏi chương trình.
Tăng hiệu quả bằng cách thực hiện theo dõi
Bạn nên có một người không phải là một phần của công ty bạn hoặc chủ thẻ không thực hiện tóm tắt các giao dịch thay mặt cho công ty và gửi cho bạn vào cuối mỗi tháng. Mục đích chính của người được chỉ định này là liệt kê tên của các nhân viên không đưa ra các giải thích và tuyên bố kịp thời về việc sử dụng thẻ của họ.
Đây là cách dễ dàng để bạn theo dõi nhân viên nào tuân thủ chính sách thẻ và người nào không tuân thủ chính sách thẻ. Sau một khoảng thời gian nhất định, bạn có thể chọn để roi da trên những người sở hữu thẻ vĩnh viễn luôn luôn đi ngược lại các chính sách bằng cách lấy thẻ ra khỏi chúng tạm thời hoặc thậm chí vĩnh viễn.
Đánh giá Outliers
Hãy nhớ rằng, một nhân viên được cấp thẻ công ty chỉ nên được sử dụng trên một số mặt hàng hữu ích cho công ty và không bao giờ nên được sử dụng để mua các vật dụng cá nhân trừ khi trong trường hợp khẩn cấp. Vì vậy, có một nhu cầu để theo dõi tất cả các chi phí mỗi nhân viên sử dụng trên thẻ vào cuối mỗi tháng.
Nếu một hoặc nhiều nhân viên sử dụng thẻ trên các vật dụng cá nhân, cần thực hiện đánh giá toàn diện để xác định xem đó có phải là do cấp cứu hay không. Nếu đó không phải là trường hợp khẩn cấp, thì các biện pháp kỷ luật phải được thực hiện đối với chủ thẻ. Ngược lại, nếu đó là do trường hợp khẩn cấp, các chi phí phát sinh sẽ phải được khấu trừ từ tiền lương của chủ thẻ mà không có bất kỳ biện pháp kỷ luật nào đối với họ.
Chia sẻ rủi ro
Chính sách thẻ của công ty bạn phải đảm bảo rằng người dùng nhân viên chịu trách nhiệm cá nhân đối với tất cả các số dư thẻ tín dụng có nguy cơ của riêng họ. Với chính sách như vậy, công ty sẽ chỉ cần hoàn trả tiền cho chủ thẻ cá nhân theo số tiền chi phí đã được phê duyệt.
Đây là những gì chúng tôi gọi là chia sẻ rủi ro giữa công ty và nhân viên. Đây là một cách tốt để đối phó với những nhân viên có xu hướng mua đồ dùng cá nhân của họ bằng cách sử dụng thẻ vì họ sẽ chỉ được cung cấp một khoản tiền phù hợp với chi phí được chấp thuận mà thôi.