Các bước để kiểm soát chi phí và bảo vệ dòng dưới cùng của công ty bạn
Nếu bạn là chủ nhân có nhân viên chịu chi phí trong quá trình kinh doanh, cách tuyệt vời để xem chi phí và kiểm soát chi phí đó là bằng thẻ tín dụng của công ty cho nhân viên. Được sử dụng đúng cách, thẻ tín dụng của công ty có thể giúp bạn đạt được nhiều mục tiêu kinh doanh của mình. Thật không may, họ cũng có thể chứng minh được sự hoàn tác của cả bạn và nhân viên của bạn khi họ mở đường cho sự sụp đổ tự do của công ty, hoặc ít nhất một vài bậc thang xuống bậc thang.
Thẻ tín dụng doanh nghiệp là gì?
Thẻ tín dụng doanh nghiệp là một nhóm các thỏa thuận riêng biệt và khác biệt với tín dụng doanh nghiệp cá nhân và nhỏ. Một công ty có thể cung cấp cho nhân viên của mình thẻ tín dụng doanh nghiệp để tính các chi phí liên quan đến kinh doanh được phê duyệt, thường là bản chất du lịch. Thẻ tín dụng của công ty thường được phát hành theo tên công ty và tên của nhân viên trên đó. Không giống như thẻ tín dụng doanh nghiệp cá nhân và nhỏ , thẻ tín dụng doanh nghiệp được phát hành chỉ bởi một vài tổ chức. Chúng cũng được phát hành trực tiếp giữa doanh nghiệp và tổ chức phát hành.
Biết quy tắc
Bất kể nơi mà một thẻ tín dụng của công ty đến từ, nó phải được chấp nhận với một sự hiểu biết đầy đủ về cách thức hoạt động của nó. Điều này không chỉ dành cho người sử dụng thẻ mà còn cả công ty nữa. Điều này ngăn cản rất nhiều hiểu lầm có thể khiến mọi người phải trả giá. Đầu tiên trong số này là người chịu trách nhiệm thanh toán.
Một số thẻ mang theo điều khoản mặc dù là thẻ tín dụng doanh nghiệp, nhân viên có trách nhiệm đảm bảo thanh toán được thực hiện. Đối với những người khác, công ty một nhân viên làm việc cho chịu trách nhiệm thanh toán.
Đưa các quy tắc vào hành động
Một trong những lợi ích chính của việc sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp là việc họ cho phép người sử dụng giám sát chặt chẽ hơn chi tiêu của nhân viên, đặc biệt là khi họ ở ngoài văn phòng khi đi du lịch.
Bất kỳ công ty nào phát hành thẻ tín dụng doanh nghiệp phải đảm bảo rằng các chính sách của họ về thủ tục, giới hạn chi tiêu và hạn chế được hiểu và theo sau là nhân viên. Ví dụ: một số chi phí nhất định như vé máy bay và cho thuê xe hơi có thể được đặt trên thẻ tín dụng , trong khi các chi phí như phí nhiên liệu và phí sử dụng phải đến từ túi của nhân viên.
Nhân viên cũng nên hiểu rằng ngay cả khi các khoản phí có bản chất cụ thể được phê duyệt, các giới hạn vẫn có thể được áp dụng đối với họ. Các quy tắc như thế này có thể được áp dụng bàn chải rộng hoặc theo một số loại thương gia nhất định. Ví dụ: một công ty có thể phê duyệt giới hạn chi tiêu nhất định cho bữa ăn, đặc biệt là khi khách hàng đang được giải trí, nhưng nếu cùng một đại diện quyết định rằng anh ấy muốn gửi hoa cho khách hàng, điều đó có thể không được phép. Các hạn chế trước về chi tiêu cho một thẻ có thể giới hạn loại chi tiêu đó.
Tránh những cạm bẫy
Bất cứ khi nào một thẻ tín dụng của công ty được phát hành, cần có sự hiểu biết của nhân viên về cách sử dụng thẻ đó. Một số công ty thậm chí còn cung cấp các lớp đào tạo về sử dụng thẻ tín dụng của công ty để thông tin cơ bản về việc sử dụng chúng là phổ biến cho mọi người và không ai có thể nói rằng họ không biết về các quy tắc phát hành.
Mối nguy hiểm chính của thẻ tín dụng doanh nghiệp là khi nhân viên kết hợp sử dụng cá nhân và doanh nghiệp . Rõ ràng, chi phí cá nhân không được tính vào thẻ tín dụng của công ty vào bất kỳ lúc nào. May mắn thay, với quyền kiểm soát trên thẻ đó, những vấn đề chi tiêu này có thể được kiểm soát và loại bỏ. Trong hầu hết các trường hợp, những vấn đề này xảy ra khi một nhân viên muốn bỏ qua những rắc rối khi thực hiện hai giao dịch khác nhau cùng một lúc, suy nghĩ "Tôi có thể hoàn trả cho công ty sau này". Mặt khác, trong nhiều trường hợp, việc tính toán này không bao giờ xảy ra, và nó đặt nhân viên lên trên một khóa học va chạm với sự quản lý của công ty.
Một ứng dụng tự do của cảm giác chung
Nếu có một điểm yếu đối với việc sử dụng thẻ tín dụng của công ty , đó là khả năng mà các công ty phải giữ cho nhân viên biết rằng họ đang bị theo dõi.
Tuy nhiên, đây không phải là vấn đề đáng lo ngại. Nó nên đặt nhân viên trên thông báo rằng chi tiêu của họ trong tên của doanh nghiệp là quan trọng, và rằng họ nên thực hiện ý thức chung trong cách họ chi tiêu của công ty kho bạc. Bất cứ điều gì khác chỉ ảnh hưởng tiêu cực đến điểm mấu chốt của công ty, điều này ảnh hưởng đến nhân viên.