Tính năng để tìm kiếm trong phần mềm biên chế trực tuyến
Không ngạc nhiên khi nhiều doanh nghiệp nhỏ chuyển sang dịch vụ trả lương cho những công việc này.
Nhưng dịch vụ trả lương nào là tốt nhất?
Dịch vụ trả lương là gì?
Có hai loại dịch vụ biên chế: các dịch vụ trực tuyến và (vì thiếu một thuật ngữ tốt hơn) các dịch vụ cá nhân. Các dịch vụ trực tuyến có thể là các ứng dụng hoặc dựa trên trực tuyến. Các dịch vụ cá nhân là một doanh nghiệp thuộc sở hữu của một cá nhân có thể làm biên chế trực tuyến hoặc có thể là người địa phương.
Quá trình đánh giá hoạt động theo cùng một cách cho cả hai loại dịch vụ biên chế. Nhưng bài viết này sẽ tập trung vào các dịch vụ trực tuyến. Dưới đây là một số tính năng bạn nên cân nhắc:
Chi phí dịch vụ bảng lương trực tuyến là bao nhiêu?
Điều đầu tiên mà các chủ doanh nghiệp hỏi khi tìm kiếm một dịch vụ trả lương là, "Chi phí là bao nhiêu?" Trong khi chi phí là quan trọng, các yếu tố khác cũng quan trọng.
Hãy xem xét chi phí của dịch vụ ngay bây giờ và trong tương lai. Nếu bạn có một doanh nghiệp rất nhỏ chỉ với một hoặc hai nhân viên, bạn có thể muốn giới hạn chi phí của mình bằng cách sử dụng dịch vụ có thể mở rộng, trong đó chi phí tối thiểu chỉ cho một vài nhân viên và tăng lên khi bạn thêm nhân viên và dịch vụ.
Đối với hầu hết các dịch vụ biên chế tôi đã xem, chi phí là mỗi tháng, vì vậy bạn có thể thay đổi bất kỳ lúc nào. Hầu hết dựa trên chi phí về số lượng nhân viên. Một số cung cấp tùy chọn 1099 để thanh toán cho nhà thầu, nhà cung cấp hoặc dịch giả tự do. (Bạn sẽ tìm thấy một danh sách ngắn gọn với chi phí ở cuối bài viết này.)
Chi phí có hai cấp độ cho một số dịch vụ: một dịch vụ cơ bản chỉ tính toán và phân phối tiền lương, có thể là dịch vụ W-2 và tùy chọn dịch vụ đầy đủ cũng thực hiện việc gửi và trả tiền thuế và hồ sơ thuế, bao gồm Mẫu 941 (mẫu báo cáo thuế biên chế hàng quý).
Dịch vụ bảng lương đầy đủ dịch vụ sẽ bao gồm những gì?
- Thiết lập, đào tạo và trang tổng quan. Hệ thống nên dễ thiết lập. Bạn nên có một bảng điều khiển để hướng dẫn bạn thông qua các quy trình và cho phép bạn kiểm tra các hoạt động như hồ sơ và tiền gửi séc. Đào tạo phải đơn giản, với video tốt để giúp bạn làm việc thông qua các quy trình khác nhau. Mức độ kiến thức biên chế họ cho là bạn có? Hầu hết các chủ doanh nghiệp có ít kiến thức, do đó dịch vụ của bạn nên cung cấp kiến thức cơ bản chi tiết về các điều khoản biên chế, tiền lương và hồ sơ.
- Tiền lương . Mỗi hệ thống này cho phép bạn nhập thông tin cho mỗi nhân viên, bao gồm mẫu W-4 để khấu trừ thuế thu nhập liên bang và các thông tin cần thiết khác để chuẩn bị tiền lương. Hệ thống sẽ cho phép bạn viết séc in hoặc để kiểm tra trực tiếp gửi tiền (cách tốt nhất). Kiểm tra với ngân hàng của bạn về các yêu cầu của ngân hàng.
- Mẫu W-2. Dịch vụ của bạn sẽ cung cấp cho bạn Mẫu đơn W-2 , tiền lương của nhân viên hàng năm và mẫu thông tin về thuế mà bạn phải cung cấp cho nhân viên vào tháng Giêng. Tùy chọn đầy đủ dịch vụ cũng nên nộp các mẫu đơn này với Cơ quan Quản lý An sinh Xã hội cho bạn vào thời điểm thích hợp.
- Thuế tiền lương nộp và nộp tiền. Đây có lẽ là dịch vụ quan trọng nhất. Có một người nào đó nộp và nộp thuế là một trách nhiệm lớn. Một hệ thống dịch vụ đầy đủ phải nộp tất cả các tài liệu thuế liên quan và thuế việc làm cho bạn. Họ nên thực hiện thanh toán thay cho bạn với các cơ quan quản lý liên bang, tiểu bang và địa phương thích hợp. Các mẫu đơn phải bao gồm Mẫu đơn 941 - Bảng lương và Bảng kê thuế hàng quý và các biểu mẫu thuế liên bang và tiểu bang.
Dịch vụ cũng nên theo dõi thuế tiểu bang và thuế địa phương, đó là một trợ giúp lớn nếu bạn có nhân viên làm việc ở các thành phố và tiểu bang khác nhau.
Bạn mong đợi những tính năng nào khác?
Bảo lãnh thuế. Dịch vụ của bạn phải đảm bảo rằng các biểu mẫu thuế sẽ được gửi trước tất cả các thời hạn và các khoản thanh toán sẽ được thực hiện đúng hạn để bạn không bị phạt tiền hoặc bị phạt . Dịch vụ phải đồng ý trả bất kỳ khoản tiền phạt hoặc tiền phạt nào cho việc nộp đơn hoặc thanh toán trễ. Nếu họ không thực hiện bảo lãnh này, đừng sử dụng chúng.
Khả năng truy cập di động. Bạn có thể truy cập trang tổng quan và thực hiện thay đổi, gửi thông tin trên máy tính, điện thoại di động hoặc máy tính bảng của bạn hoặc thậm chí gọi thông tin.
Nhân viên tự phục vụ. Một số dịch vụ này có một bảng điều khiển mà nhân viên có thể đăng nhập và nhận thông tin về tiền lương hàng năm của họ.
Họ có thể thay đổi thông tin W-4 trực tuyến.
Tích hợp với hệ thống kế toán của bạn. Có dịch vụ biên chế của bạn tích hợp với hệ thống kế toán của bạn giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Intuit Payroll chỉ được bán với QuickBooks Online, vì vậy đây có thể là một lựa chọn tốt cho bạn nếu bạn đã có QBO. Phần mềm Patriot có một hệ thống kế toán bạn có thể thêm vào dịch vụ biên chế của bạn.
Các câu hỏi quan trọng khác cần đặt ra
Hỗ trợ và dịch vụ. Điều này thực sự quan trọng. Những điều xảy ra và bảng lương phải được chạy vào những thời điểm cụ thể. Bạn cần biết rằng dịch vụ của bạn có sẵn và hữu ích.
Mức dịch vụ cao nhất là cuộc gọi điện thoại. Bàn trợ giúp có giờ làm việc gì?
Mức cao thứ hai là trò chuyện. Giờ của họ là gì?
Cấp độ thứ ba là email. Dịch vụ của bạn phản hồi email nhanh như thế nào?
Trong thời gian dùng thử hoặc 30 ngày đầu tiên, hãy đảm bảo bạn liên hệ nhiều lần để đánh giá hỗ trợ được cung cấp.
Cập nhật. Các quy định về thuế biên chế và thuế suất luôn thay đổi. Khi bạn đánh giá hệ thống, hãy hỏi cách họ cập nhật phần mềm của họ và cách họ truyền đạt những cập nhật này cho bạn.
Bảo vệ. Hệ thống của họ an toàn như thế nào? Có phải trong đám mây (có lẽ)? Tần suất họ sao lưu?
Các dịch vụ bổ sung khác mà bạn có thể muốn
Dịch vụ 1099. Một số hệ thống này có một tiện ích bổ sung (với chi phí bổ sung) cho phép bạn thanh toán cho nhân viên hợp đồng, nhà cung cấp và dịch giả tự do và đưa ra các biểu mẫu 1099-MISC cho họ (tương tự như mẫu W-2 cho nhân viên). Dịch vụ cũng phải cung cấp các mẫu đơn 1099-MISC với IRS.
Khấu trừ dự phòng . Nếu bạn đang trả tiền cho những người không phải là nhân viên, bạn có thể cần phải giữ lại khoản khấu trừ dự phòng từ khoản thanh toán của họ. Nếu bạn có dịch vụ 1099, dịch vụ của bạn sẽ có thể thực hiện việc này và phát hành báo cáo.
Nơi để kiểm tra các dịch vụ tiềm năng
Khi bạn đã thu hẹp lựa chọn của mình xuống một vài dịch vụ, hãy xem chúng. Kiểm tra xếp hạng trực tuyến, nhưng không phụ thuộc vào chúng quá nhiều. Một nơi tốt hơn để kiểm tra là Better Business Bureau . Xem những khiếu nại nào đã được đệ trình lên công ty này và cách chúng được giải quyết.
Một số dịch vụ trả lương để xem xét là gì?
Bạn sẽ tìm thấy nhiều dịch vụ trả lương nếu bạn tìm kiếm trực tuyến. Đây chỉ là một số ít để bắt đầu tìm kiếm của bạn. Chúng tôi đã chọn tùy chọn dịch vụ đầy đủ cho mỗi tùy chọn.
Tôi ntuit đầy đủ dịch vụ biên chế. Dịch vụ này là một tiện ích bổ sung cho QuickBooks Online. Việc định giá phụ thuộc vào phiên bản QBO nào bạn muốn và mức độ dịch vụ tính lương bạn cần. Giá cả là hàng tháng.
Patriot biên chế phần mềm. Hệ thống bảng lương đầy đủ dịch vụ của họ bắt đầu từ 25 đô la một tháng cho một nhân viên, tăng lên với số lượng nhân viên.
Paychex. Hệ thống của họ dựa trên số lượng nhân viên. Họ yêu cầu giá thầu bằng văn bản từ khách hàng tiềm năng trước khi phát hành thông tin về giá.
Gusto: Giá của họ là $ 39 một tháng cơ bản giá cộng với $ 6 một tháng cho mỗi người (Chúng tôi giả định rằng có nghĩa là mỗi người được trả tiền).
ADP có ba mức lương, bao gồm cả nhân sự. Không có giá nào.
Cách thử hệ thống bảng lương
Một vấn đề cuối cùng: Vấn đề với việc thử các hệ thống này là chúng yêu cầu bạn "phát trực tiếp" và bạn không thể phát hành séc nhiều lần. Patriot và Gusto có phiên bản demo bạn có thể thử. ADP có hai tháng lương miễn phí, nhưng điều đó có nghĩa là bạn cam kết chạy hai tháng với hệ thống của họ.