Cách hoàn thành Biểu mẫu 941 Báo cáo thuế lương

Mặc dù ở cái nhìn đầu tiên Mẫu 941 có vẻ đáng sợ, sau khi bạn đã hoàn thành nó trong một vài quý, bạn sẽ thấy nó khá đơn giản để hoàn thành. Mẫu 941 yêu cầu thông tin và đưa bạn qua một tính toán để khớp với tổng số tiền thuế lương bạn nợ với số tiền bạn đã khấu trừ từ nhân viên và số tiền bạn đã bỏ ra và thanh toán trong quý.

Biểu mẫu 941 là gì?

Biểu mẫu này là biểu mẫu cơ bản để báo cáo hoạt động thuế biên chế cho IRS.

Đó là do hàng quý vào cuối tháng sau khi kết thúc mỗi quý. Là một phần trách nhiệm của bạn đối với tất cả các nhà tuyển dụng, bạn phải thực hiện các khoản tiền gửi thuế lương trong quý, hàng tháng hoặc nửa tuần. Đọc thêm về việc nộp tiền thuế lương .

Độ khó: Trung bình

Thời gian bắt buộc: Tùy thuộc vào số lượng nhân viên và độ phức tạp của biên chế

Thông tin bạn cần cho Biểu mẫu này :

• Số lượng nhân viên được bồi thường trong quý
• Tổng số tiền bồi thường được thanh toán trong quý cho tất cả nhân viên. Hãy chắc chắn bao gồm tất cả các khoản bồi thường chịu thuế trong số tiền này.
• Tổng số thuế thu nhập được khấu trừ từ tiền đền bù trong quý
• Tổng số tiền trợ cấp an sinh xã hội và bồi thường Medicare cho quý. Hãy chắc chắn rằng bạn đã không bao gồm khấu trừ an sinh xã hội trên f hoặc năm tối đa và bạn đã bao gồm số tiền thuế Medicare bổ sung được giữ lại từ nhân viên trả lương cao.
• Tổng điều chỉnh quý cho tiền lương ốm đau và bảo hiểm nhân thọ theo nhóm

• Tổng số tiền trả trước thu nhập (EIC) cho nhân viên trong quý
• Tổng số tiền hỗ trợ phí bảo hiểm COBRA được thực hiện trong quý
• Tổng số tiền thuế phải trả (KHÔNG gửi) cho mỗi tháng trong quý

Chi tiết về Hoàn thành mẫu 941

1. Đối với 941 biểu mẫu được gửi cho năm hiện tại, bao gồm thông tin quý IV được gửi trước ngày 31 tháng 1 của năm sau, một số thay đổi bạn nên lưu ý:

   • Kiểm tra mức độ an sinh xã hội tối đa trong năm; những thay đổi tối đa gần như mỗi năm. Không khấu trừ An Sinh Xã Hội được lấy từ tiền lương của nhân viên trên số tiền này.
   • Bạn phải tính thuế Medicare bổ sung cho nhân viên có thu nhập cao hơn.Hãy đọc thêm về các yêu cầu để thêm thuế này.

1. Xem lại thông tin cần thiết cho Biểu mẫu 941, trong phần "Những điều bạn cần" bên dưới. Thu thập tất cả thông tin trước khi bạn bắt đầu.

2. Thông tin tổng thể:
   Dòng 1 - số lượng nhân viên được thanh toán trong quý
   Dòng 2 - tổng số tiền bồi thường được trả cho những nhân viên này trong quý
   Dòng 3 - tổng số thuế thu nhập được khấu trừ từ tiền lương của nhân viên trong quý.

3. Tính toán thuế an sinh xã hội / Medicare
   Dòng 4 - nếu không có bồi thường cho nhân viên phải chịu thuế an sinh xã hội hoặc Medicare, hãy đánh dấu vào ô và bỏ qua đến nhiệm vụ 4.
   Dòng 5a - nhập tổng số tiền lương an sinh xã hội chịu thuế trong Cột 1, nhân với 0,124 và nhập vào Cột 2. Hãy nhớ rằng tiền lương an sinh xã hội chỉ được trả tối đa số tiền an sinh xã hội hàng năm cho mỗi nhân viên.

4. Dòng 5b - làm tương tự như 5a để biết các mẹo.
   Dòng 5c ​​- Nhập tổng số tiền lương và tiền lời Medicare được trả thuế vào cột 1, nhân với 0,29 và nhập kết quả vào Cột 2.
   Thêm số lượng cột 2 từ 5a, 5b và 5c và nhập tổng số vào 5d.

5. Tổng số thuế tính toán

• Để xác định số tiền thuế bạn nợ, hãy cộng tổng số cho Dòng 3 (khấu trừ thuế), Dòng 5d (tổng số thuế an sinh xã hội và thuế Medicare), và trừ dòng 6d (miễn thuế Đạo luật HIRE). Nhập tổng số trên Dòng 6e.

6. Điều chỉnh
Dòng 7a - Điều chỉnh cho phân số cent.

Sử dụng làm tròn truyền thống (dưới 1/2, tròn xuống; một nửa hoặc nhiều hơn, tròn lên). Sử dụng dấu âm, không phải dấu ngoặc đơn, để giảm.
Dòng 7b - Trừ bất kỳ khoản an sinh xã hội hoặc Medicare nào bị giữ lại do bị chi trả bởi người trả tiền của bên thứ ba (các công ty bảo hiểm).
Dòng 7c - Trừ các điều chỉnh đối với phần nhân viên không bị thu thuế về thuế an sinh xã hội và thuế Medicare trên tiền boa, và phí bảo hiểm nhân thọ theo nhóm trả cho nhân viên cũ.
Dòng 8 - tổng số các điều chỉnh này (6e đến 7c) và nhập vào Dòng 8.

7. Tổng tiền gửi

Dòng 11 - nhập tổng số cho tất cả các khoản tiền gửi thuế lương bạn đã thực hiện trong quý.

8. Tổng số điều chỉnh
Thêm Dòng 11 (tổng số tiền gửi), Dòng 12a (khoản thanh toán hỗ trợ phí bảo hiểm COBRA) và Dòng 12e (điều chỉnh thuế an sinh xã hội đối với hỗ trợ COBRA).

9. Số dư đến hạn hoặc thanh toán quá hạn
Nếu Dòng 10 (Tổng Thuế) lớn hơn Dòng 13 (tổng số tiền gửi có điều chỉnh), hãy nhập số dư đến hạn trên Dòng 14.

Nếu Dòng 10 (Tổng Thuế) nhỏ hơn Dòng 13 (tổng số tiền gửi có điều chỉnh), hãy nhập số tiền thanh toán vượt quá trên Dòng 15. Bạn có thể áp dụng khoản thanh toán quá mức cho lần trả lại tiếp theo hoặc yêu cầu hoàn lại tiền.

10. Trang 2
Lịch trình gửi tiền Bạn phải cung cấp thông tin về lịch trình ký quỹ của bạn . Nếu bạn là người gửi tiền hàng tháng, bạn phải nhập trách nhiệm thuế cho mỗi tháng trong quý. Nếu bạn là người gửi tiền hàng tuần, bạn phải đính kèm Biểu B (Mẫu 941), hiển thị trách nhiệm pháp lý thuế đối với mỗi khoản tiền gửi mỗi tuần .

Trách nhiệm pháp lý Trách nhiệm thuế của bạn KHÔNG phải là tiền gửi của bạn cho mỗi quý. Trách nhiệm thuế của bạn là tổng số thuế bạn nợ dựa trên tổng số tiền lương cho mỗi tháng. Trách nhiệm thuế của bạn trong quý phải bằng tổng số trên Dòng 10.

11. Về doanh nghiệp của bạn Trả lời các câu hỏi về doanh nghiệp của bạn, trên các dòng 18 và 19, hoặc để trống nếu chúng không áp dụng.

Phần 4 hỏi xem IRS có thể liên lạc với người được chỉ định bên thứ ba của bạn hay không. Đây là người đã chuẩn bị Mẫu đơn 941 của bạn và người chịu trách nhiệm chuẩn bị các khoản thuế biên chế .

Quý vị phải ký vào mẫu đơn và nhập các thông tin khác trong Phần 5 trước khi gửi mẫu đơn.

Ở đâu và khi nào để nộp mẫu 941

Trường hợp quý vị nộp Mẫu Đơn 941 phụ thuộc vào tiểu bang của quý vị và quý vị có đang nộp tiền đặt cọc với hồ sơ hay không. Danh sách đầy đủ các tiểu bang và địa chỉ nộp đơn.

Khi bạn phải nộp : Bạn phải nộp hàng quý, vào cuối tháng sau mỗi quý:

• Trong quý kết thúc vào ngày 31 tháng 3, vào ngày 30 tháng 4,
• Trong quý kết thúc ngày 30 tháng 6, vào ngày 31 tháng 7,
• Trong quý kết thúc vào ngày 30 tháng 9, vào ngày 31 tháng 10 và
• Đối với quý kết thúc ngày 31 tháng 12, vào ngày 31 tháng 1 của năm sau.

Xem Hướng dẫn của IRS Biểu mẫu 941 (PDF) để biết thêm thông tin chi tiết.

Kiểm tra những lời khuyên này trước khi bạn nộp

1. Kiểm tra tất cả các tính toán của bạn và số bạn gửi cho IRS. Ví dụ, IRS có một hồ sơ của tất cả các khoản tiền gửi thuế biên chế của bạn, vì vậy nếu số tiền bạn nói bạn gửi không khớp với tiền gửi bạn thực sự thực hiện, bạn có thể có một vấn đề.
2. Kiểm tra biểu mẫu 941 để biết lỗi. Đừng cố sửa các lỗi bạn đã thực hiện đối với tiền gửi; bạn sẽ cần gửi Biểu mẫu 941-X để sửa lỗi loại này.
   
   Trả lời tất cả câu hỏi hoặc nhập "Không áp dụng" hoặc "Không áp dụng" hoặc có giá trị là "0". Nó không bao giờ là một ý tưởng tốt để lại bất kỳ khoảng trống trên loại hình thức.
3. Đảm bảo tất cả các số của bạn khớp nhau, đặc biệt là số thuế phải trả trên Dòng 10 so với tổng số thuế phải trả trên Dòng 17. Sự không phù hợp có thể khiến cho 941 của bạn bị từ chối hoặc bị phạt.
4. Hãy chắc chắn để đặt tên công ty của bạn và ID nhà tuyển dụng (EIN) ở đầu trang thứ hai cho mục đích nhận dạng.