Một khoản miễn trừ từ việc khấu trừ là gì?
Khấu trừ là một thuật ngữ chung cho số tiền được lấy từ nhân viên trả tiền thuế liên bang và tiểu bang, và đối với thuế FICA (An Sinh Xã Hội và Medicare).
Một số nhân viên có thể không bắt buộc phải nộp thuế thu nhập liên bang từ tiền lương của họ nếu thu nhập của họ dưới một mức nhất định. IRS cho phép nhân viên yêu cầu miễn trừ khấu trừ trong một năm cụ thể nếu cả hai tình huống này áp dụng:
- Trong năm trước, họ có quyền được hoàn trả tất cả thuế thu nhập liên bang bị giữ lại vì họ không có nghĩa vụ thuế và
- Trong năm hiện tại, họ hy vọng sẽ được hoàn lại tất cả thuế thu nhập liên bang bị giữ lại vì họ không có nghĩa vụ thuế.
Một số loại nhân viên có thể được miễn: sinh viên, công nhân bán thời gian, những người trên 65 tuổi, và nhân viên mù.
Như bạn có thể thấy, một khoản khấu trừ miễn trừ chỉ tốt cho một năm. Nó phải được yêu cầu mỗi năm và phải được yêu cầu trước ngày 15 tháng Hai. Sau ngày 15 tháng Hai, bạn không thể chấp nhận yêu cầu khấu trừ khấu trừ. Nhân viên sẽ phải chờ năm sau để yêu cầu miễn trừ.
Làm thế nào để tôi biết nếu một nhân viên được miễn từ khấu trừ?
Điều chính cần nhớ trong tình huống này là bạn chỉ có thể thay đổi khấu trừ dựa trên tài liệu mà nhân viên cung cấp cho bạn.
Cho đến khi nhân viên cung cấp cho bạn mẫu hoặc biểu mẫu chính xác, bạn phải tiếp tục giữ lại thuế thu nhập liên bang, tiểu bang và địa phương dựa trên các hình thức gần đây nhất được hoàn thành bởi nhân viên. Bạn không thể lấy từ của nhân viên về yêu cầu miễn trừ.
Để yêu cầu được miễn khấu trừ, nhân viên phải điền mẫu W-4 mới trước ngày 15 tháng 2 mỗi năm để thay đổi khấu trừ.
Mẫu W-4 bao gồm thông tin về tình trạng hôn nhân của nhân viên và số lượng phụ cấp được yêu cầu, để tính khấu trừ.
Nếu nhân viên tuyên bố miễn trừ, dưới đây là hình thức W-4 nên xem xét:
- Dòng 5 - Tổng số phụ cấp - sẽ trống
- Dòng 6 - Số tiền bổ sung cần giữ lại - sẽ trống
- Dòng 7 - Yêu cầu miễn trừ - sẽ hiển thị từ "Miễn trừ".
Tôi cần biết những điều gì khác về yêu cầu miễn trừ khỏi việc khấu trừ?
Yêu cầu miễn khấu trừ không miễn cho người lao động trả phần thuế FICA của họ, kể cả thuế Medicare bổ sung . Tất cả các loại thuế FICA phải được trả bởi cả bạn với tư cách là chủ nhân và bởi nhân viên. Việc giữ lại nhân viên cho Sở An Sinh Xã Hội dừng lại ở mức tối đa của An Sinh Xã Hội , nhưng đóng góp của bạn cho An Sinh Xã Hội với tư cách là chủ nhân vẫn tiếp tục trả tất cả.
Yêu cầu miễn thuế đối với thuế thu nhập liên bang không liên quan đến thuế thu nhập của tiểu bang và thuế khấu trừ thuế địa phương của nhân viên. Nhân viên sẽ phải kiểm tra với các cơ quan thuế tiểu bang và địa phương để tìm hiểu xem việc miễn trừ này hoạt động như thế nào trong các khu vực pháp lý đó. Như đã lưu ý ở trên, cho đến khi nhân viên cung cấp cho bạn các tài liệu đã ký để yêu cầu miễn thuế tiểu bang hoặc thuế địa phương, bạn phải tiếp tục giữ lại các khoản thuế này.
Nếu nhân viên muốn yêu cầu miễn trừ tiền khấu trừ nhưng họ đã khấu trừ tiền lương của họ trong năm, bạn không thể hoàn lại số tiền này cho họ. Vào thời điểm thuế, bạn sẽ thông báo cho nhân viên của khoản khấu trừ theo mẫu W -2 trong năm. Sau đó, nhân viên có thể yêu cầu khấu trừ. Ví dụ, Carlton đến với bạn vào tháng Hai và nói rằng anh ta muốn yêu cầu được miễn khấu trừ trong năm nay. Anh ta hoàn thành một mẫu W-4 mới, nhưng bạn đã khấu trừ $ 276 từ tiền lương của mình vào tháng Giêng. Anh ta sẽ phải đợi để khai thuế và đòi 276 đô la.
Đừng cho rằng một học sinh, nhân viên bán thời gian, hoặc nhân viên theo mùa sẽ được miễn khấu trừ. Tất cả nhân viên phải điền vào mẫu đơn W-4 khi thuê, và mẫu đơn này là những gì mà nhân viên phải sử dụng để yêu cầu được miễn.
Tôi có thể giúp nhân viên tìm hiểu xem họ có được miễn trừ không?
Luật sư của bạn sẽ cho bạn biết không giúp nhân viên điền các mẫu đơn.
Nhưng nếu một nhân viên yêu cầu bạn có thể cung cấp cho họ thông tin để giúp họ đưa ra quyết định của riêng họ. Ấn phẩm IRS 505 có biểu đồ lưu lượng có thể giúp nhân viên quyết định miễn trừ khấu trừ.
Điều gì xảy ra nếu yêu cầu miễn của một nhân viên là sai hoặc sai?
Nếu bạn nghĩ rằng miễn trừ khấu trừ W-4 của nhân viên là không chính xác, bạn không thể thay đổi nó, nhưng bạn có thể tư vấn cho nhân viên rằng việc miễn trừ có thể được IRS đặt câu hỏi. Không có vấn đề gì nhân viên tuyên bố, bạn chỉ phải sử dụng mẫu W-4 đã ký để giữ lại tiền lương của nhân viên.
Bạn không cần phải nộp các mẫu đơn W-4 cho IRS, nhưng họ có thể xem xét yêu cầu miễn trừ của nhân viên và họ có thể yêu cầu bạn nộp mẫu W-4 của nhân viên. Trong một số trường hợp, nếu IRS cảm thấy yêu cầu miễn trừ không hợp lệ, họ có thể gửi một "thư khóa" cho doanh nghiệp của bạn, cùng với một bản sao cho nhân viên đó. Một lá thư khóa trong thư của nhân viên giữ lại dựa trên việc xem xét IRS.
Thư này chỉ định số tiền khấu trừ tối đa cho phép đối với người lao động. Khi bạn nhận được lá thư khóa này, bạn phải bắt đầu sử dụng thông tin này để giữ lại thuế thu nhập liên bang từ tiền lương của nhân viên, có hiệu lực với ngày được IRS ấn định. Bạn không thể thay đổi số tiền khấu trừ cho đến khi bạn nhận được sự cho phép từ IRS; bạn không thể chấp nhận một W-4 mới từ nhân viên để thay đổi số tiền khấu trừ.
Nếu bạn không thay đổi khấu trừ của nhân viên dựa trên việc giữ lại trong thư khóa, doanh nghiệp của bạn phải chịu trách nhiệm thanh toán số tiền thuế bổ sung cần được giữ lại. (Xem bài viết tuân thủ khấu trừ IRS này để biết thêm thông tin.)