Lỗi kế toán xảy ra theo thời gian, nhưng nhiều lỗi kế toán phổ biến có thể tránh được bằng cách lập kế hoạch và chuẩn bị thích hợp. Chúng ta đều biết rằng thường mất nhiều thời gian hơn để sửa sai lầm hơn là làm cho nó đúng ngay từ lần đầu tiên. Thật thú vị, nó cũng rẻ hơn để xác định và sửa lỗi sớm trong một dự án hơn là chờ đợi để khắc phục vấn đề sau này.
Nếu bạn đối xử với doanh nghiệp của mình như một dự án dài hạn thì bạn sẽ muốn chủ động bằng cách nhận thức được những sai lầm phổ biến mà những người khác đang thực hiện và sửa chúng sớm, điều này sẽ không chỉ tiết kiệm thời gian, tiền bạc và đau đầu của công ty bạn mà còn cung cấp cho bạn một lợi thế cạnh tranh trên thị trường với các hoạt động hợp lý hơn và sự hài lòng của khách hàng tốt hơn. Sau đây là những sai lầm kế toán phổ biến mà mỗi CPA đã thấy các chủ doanh nghiệp nhỏ thực hiện.
01 - Không tuân thủ thủ tục kế toán
Bước hữu ích là phát triển các biểu mẫu và danh sách kiểm tra được chuẩn hóa để đảm bảo tính nhất quán và chính xác. Ví dụ: bạn sẽ muốn ghi lại quy trình thiết lập nhà cung cấp mới.
Bạn sẽ cần tên, địa chỉ, số điện thoại của nhà cung cấp và Số Nhận dạng Người sử dụng lao động (EIN), trong số các tài liệu khác như chứng nhận bảo hiểm , thư giới thiệu hoặc hợp đồng đã ký. Sau đó, bạn sẽ cần phải nhập thông tin này vào phần mềm kế toán của bạn để bạn có thể xử lý thanh toán.
Bạn sẽ muốn dành thời gian cần thiết để xem xét thông tin bạn cần thu thập từ các nhà cung cấp, phát triển biểu mẫu hoặc danh sách kiểm tra chuẩn hóa để đảm bảo bạn có được thông tin đó và sau đó có chính sách bằng văn bản mà nhân viên của bạn có thể theo dõi.
02 - Làm việc không có ngân sách
Tạo ngân sách để bạn có đường cơ sở để đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của bạn. Ngân sách không chỉ hữu ích trong việc hạn chế chi tiêu quá mức mà còn có thể được sử dụng để thiết lập các mục tiêu tài chính thực tế bằng văn bản. Ngân sách phải luôn được căn cứ vào thực tế, nhưng bạn chắc chắn có thể sử dụng ngân sách của mình để đặt mục tiêu tài chính hợp lý, cho dù đó là tăng doanh thu hay giảm chi phí hoạt động.
03 - Tạo lỗi nhập dữ liệu
Đôi khi, lỗi nhập dữ liệu xảy ra. Mặc dù bạn không thể ngăn chặn tất cả các lỗi nhập dữ liệu, bạn có thể có chính sách để thực hiện các điều chỉnh khác nhau một cách kịp thời để đảm bảo rằng các mục nhập dữ liệu được phát hiện nhanh chóng và có thể được sửa chữa.
Ví dụ, bạn sẽ muốn thực hiện các điều chỉnh ngân hàng hàng tháng, cũng như các khoản phải thu và các khoản phải thu phải trả. Bạn cũng có thể chạy các phương sai ngân sách để xác định các lỗi có thể có trong phân loại doanh thu hoặc chi phí hoặc chạy biên lai của khách hàng hoặc báo cáo thanh toán của nhà cung cấp định kỳ để đảm bảo tất cả các biên nhận và giải ngân có vẻ hợp lý.
Các giao dịch bất thường cần được xem xét để đảm bảo rằng không có lỗi nhập dữ liệu nào được thực hiện và giao dịch là chính xác.
04 - Không sao lưu phần mềm kế toán
Bạn cần phải sao lưu phần mềm kế toán của doanh nghiệp và các dữ liệu khác thường xuyên. Nhiều chương trình phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ có một tính năng cho phép bạn thiết lập sao lưu tự động của chương trình kế toán của bạn.
Sử dụng nó. Bạn cũng nên dành thời gian để kiểm tra lại các tập tin sao lưu của bạn, thậm chí đi xa như để sử dụng các tập tin sao lưu để xem bạn có thể chạy kinh doanh của bạn như bình thường với nó.
Đôi khi các tệp bị hỏng; đôi khi bạn không sao lưu tất cả dữ liệu bạn cần. Một kiểm tra nhanh có thể xác định các vấn đề với quá trình sao lưu của bạn để bạn có thể đảm bảo bạn có mọi thứ bạn cần để tiếp tục hoạt động kinh doanh của bạn nếu cần phải phát sinh.
05 - Tự làm quá nhiều
Gia công các nhiệm vụ quản trị mà không thêm giá trị cho công ty của bạn có thể là một lợi thế.
Ví dụ: kế toán thuế có khả năng tốt hơn trong luật thuế so với bạn, vì vậy việc lập kế hoạch và lập kế hoạch thuế gia công cho kế toán của bạn sẽ giúp bạn giảm trách nhiệm thuế, tăng mức tuân thủ thuế và để bạn dành nhiều thời gian hơn để tạo doanh thu hoạt động.
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ không muốn giao trách nhiệm cho các chuyên gia có khả năng khác, nhưng gia công phần mềm kế toán, pháp lý, CNTT và các chức năng quản trị khác có thể giảm lỗi và tăng lợi nhuận nếu bạn sử dụng thời gian mới một cách khôn ngoan.
06 - Không phân loại đúng thu nhập và chi phí
Phương pháp kế toán hộp giày có lẽ không phải là một lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp nhỏ với hơn một vài giao dịch mỗi năm. Tất cả tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn phải được gán cho danh mục phù hợp.
Các chủ doanh nghiệp ở lại trên đầu trang của hồ sơ kế toán của họ không chạy vào những sai lầm. Họ sẽ biết ai được lập hóa đơn, số tiền và khách hàng có thanh toán hay không.
Bạn cũng sẽ thấy rằng việc chuẩn bị khai thuế cuối năm sẽ mượt mà hơn là cố gắng lắp ráp lại hồ sơ bạn cần để chuẩn bị tờ khai thuế của doanh nghiệp ngay trước khi hoàn trả.