Tiết kiệm thời gian, tiền bạc và nhức đầu bằng cách tránh những sai lầm phổ biến này
Mặc dù có thể hữu ích khi xử lý giao dịch nhanh chóng bằng chương trình phần mềm kế toán được hỗ trợ cao, nhưng việc thanh toán để sửa lỗi là điều bạn muốn tránh. Nó thường biết rằng những gì sai lầm để tìm kiếm mà làm cho sự khác biệt giữa trả tiền để sửa chữa một lỗi và nhận được nó ngay lần đầu tiên. Bạn thậm chí có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp nhỏ của bạn bằng cách tránh những sai lầm phổ biến mà các chủ doanh nghiệp nhỏ thực hiện khi lưu giữ hồ sơ kế toán của mình. Dưới đây là năm lỗi phổ biến về kế toán mà chủ doanh nghiệp thực hiện và một số đề xuất về cách khắc phục chúng:
01 - Vô tình ghi lại giao dịch trong một khoảng thời gian trước
Xem lại Bảng cân đối giai đoạn trước cho các thay đổi
Nếu bạn đã ghi lại các giao dịch trong một khoảng thời gian trước, Bảng cân đối sẽ thay đổi. Do đó, bạn có thể kiểm tra Bảng cân đối kế toán trước của bạn để đảm bảo nó không thay đổi kể từ lần cuối bạn đóng sách. Nếu thay đổi, bạn cần điều tra.
02 - Số dư không chính xác trong số dư tài sản hoặc trách nhiệm pháp lý
Tài khoản nội dung phải có số dư nợ, trong khi các tài khoản trách nhiệm phải có số dư tín dụng. Nguyên nhân phổ biến nhất của việc có số dư không chính xác trong các tài khoản Bảng cân đối này là đăng các mục nhập vào tài khoản không chính xác, phân loại sai tài khoản và sao chép các mục điều chỉnh.
Kiểm tra bảng cân đối của bạn để xem lỗi
Bạn kiểm tra Bảng cân đối để đảm bảo tài sản và nợ phải trả có số dư chính xác. Nếu có tài khoản có số dư không chính xác, bạn có thể lấy chi tiết của tài khoản đó để tìm các mục nhập gây ra lỗi. Việc kiểm tra này phải được thực hiện ít nhất là hàng tháng.
03 - Số dư không chính xác trong doanh thu hoặc số dư chi phí
Tài khoản doanh thu phải có số dư tín dụng, trong khi các tài khoản chi phí phải có số dư nợ. Một số nguyên nhân của lỗi này là đăng các mục nhập vào tài khoản không chính xác, phân loại sai các tài khoản và sao chép các mục điều chỉnh, đó là lý do tương tự để có số dư không chính xác trong các tài khoản Bảng cân đối.
Kiểm tra báo cáo thu nhập của bạn để biết lỗi
Bạn kiểm tra Bảng sao kê thu nhập để đảm bảo doanh thu và chi phí có số dư chính xác. Nếu có tài khoản có số dư không chính xác, bạn có thể lấy chi tiết của tài khoản đó để tìm các mục nhập gây ra lỗi. Việc kiểm tra này phải được thực hiện ít nhất là hàng tháng.
04 - Chi phí phân loại sai
Các hệ thống kế toán doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm thời gian vì các mục có thể được đăng một cách nhanh chóng và dễ dàng. Khi thông tin được nhập vào, bạn cũng dễ dàng chọn tài khoản chi phí sai hoặc mô tả chi phí. Phân loại chi phí không chỉ có nghĩa là hệ thống kế toán có thể không phản ánh đúng những gì đang xảy ra trong doanh nghiệp của bạn nhưng có thể gây đau đầu thực nếu báo cáo tài chính và thuế không chính xác.
Xem xét báo cáo chi phí của bạn định kỳ
Chỉ định người nào đó quét các chi phí của bạn định kỳ để đảm bảo dữ liệu xuất hiện hợp lý. Ví dụ, nếu một khoản chi phí bữa ăn được đặt trong tài khoản chi phí thuê , nó sẽ thường nổi bật vì các mô tả mục. Một dấu hiệu khác cho thấy các chi phí có thể bị phân loại sai là những khác biệt về ngân sách không thực sự giải thích được.
05 - Không tìm kiếm sự trợ giúp khi cần thiết
Bạn đã nghe thấy biểu hiện "penny khôn ngoan và đô la nghèo" trong tham chiếu đến những người sẽ dành một vài giờ thời gian của họ để tiết kiệm một vài đô la. Bạn phải nhận ra rằng công việc của bạn là điều hành doanh nghiệp của bạn - một nhà thầu xây dựng, một loại sơn họa sĩ và một nhà môi giới bán. Đôi khi nó không phải là giá trị thời gian của bạn để chi tiêu giờ sau khi giờ đi qua các chi tiết của hồ sơ kế toán của bạn hoặc nghiên cứu làm thế nào để sửa chữa một lỗi bạn đã thực hiện.
Dựa vào một chuyên gia kế toán chuyên nghiệp
Nếu bạn có thể kiếm được nhiều hơn số tiền bạn sẽ chi tiêu bằng cách chăm sóc các vấn đề khác so với các vấn đề kế toán của bạn, thì bạn nên xem xét gia công vấn đề cho một kế toán viên chuyên nghiệp hoặc người kế toán.
06 - Không lưu biên lai
Bạn siêng năng ghi lại tất cả các chi phí của bạn trong hồ sơ kế toán của bạn. Báo cáo chi phí của bạn là một tác phẩm nghệ thuật, không có bất kỳ lỗi hoặc thiếu sót nào. Sau đó, bạn được IRS hỏi; mà không có biên nhận, báo cáo chi phí của bạn là vô ích.
Giữ biên nhận của bạn
Lưu biên nhận của bạn hoặc tạo bản sao được quét của tất cả các biên lai.
07 - Không lên lịch sao lưu
Nhiều doanh nghiệp nhỏ dựa vào phần mềm để thực hiện công việc kế toán cho họ nhưng không tính đến lỗi hệ thống hoặc lỗi. Một vấn đề duy nhất có thể xóa sạch tệp của bạn.
Lên lịch sao lưu định kỳ
Lên lịch sao lưu tự động hàng tuần bằng cách sử dụng bộ nhớ đám mây hoặc một máy chủ cụ thể được đặt sang một bên cho tác vụ này.
08 - Không đào tạo nhân viên
Cho dù phần mềm của bạn có mạnh như thế nào đi chăng nữa, nhân viên của bạn cần đào tạo để có hiệu quả. Một nhân viên được đào tạo không đúng cách có thể phá hỏng hồ sơ của bạn một cách tình cờ, ném tất cả các khoản chi phí và lợi nhuận của bạn.
Thực hiện đào tạo thường xuyên
Trong quá trình giới thiệu, tổ chức các buổi đào tạo toàn diện và có các chương trình làm mới hàng quý để đảm bảo tất cả nhân viên có thể nhập và chạy thông tin một cách chính xác.