01 - Xem lại biên nhận NEAT
NEAT Receipts Scanalizer bao gồm một máy quét nhỏ gọn, nhẹ, phần mềm để tổ chức các hình ảnh kỹ thuật số, cáp USB và các phụ kiện để lưu trữ du lịch và máy tính để bàn.
Sử dụng máy quét biên nhận NEAT và phần mềm để quét và lưu trữ hình ảnh và chi tiết biên nhận, danh thiếp và bất kỳ tài liệu giấy nào có chiều rộng tối đa 8-1 / 2 inch. Quét biên nhận và phần mềm kéo ngày giao dịch, số tiền và thuế bán hàng vào phần mềm, sau đó phân loại giao dịch và có thể cho biết liệu hóa đơn có được hoàn lại hay được khấu trừ thuế hay không.
Các mục được quét được tổ chức thành các thư mục với các nhà tổ chức riêng cho các hóa đơn, tài liệu liên quan đến thuế, danh thiếp và tài liệu. Biên nhận có thể được in, gửi qua email hoặc xuất sang nhiều định dạng khác nhau bao gồm PDF, OFX và QIF.
Sử dụng biên lai NEAT để:
- Giữ tài liệu giấy được tổ chức ở một nơi.
- Giảm lượng giấy bạn cần để giữ cho vật lý được sắp xếp thành các tập tin - hoặc cọc.
- Xuất dữ liệu biên lai sang Microsoft Money, TurboTax, Microsoft Money và bất kỳ phần mềm tài chính nào nhập các tệp QIF như Moneydance, Quicken hoặc bạn cần một ngân sách chuyên nghiệp.
- Xuất dữ liệu để phân tích thêm cho Microsoft Excel.
02 - Phần mềm biên nhận NEAT
Biên nhận, danh bạ / danh thiếp và tài liệu được quản lý trong Biên nhận NEAT và có thể được xuất sang các định dạng Quicken, Microsoft Money, QuickBooks , Microsoft Word và Excel và HTML và PDF.
Phần mềm biên nhận NEAT được tổ chức thành bốn phần
Người tổ chức biên lai
Tổ chức biên nhận được sắp xếp theo loại thư mục, chẳng hạn như doanh nghiệp và cá nhân và theo danh mục. Quét biên nhận hoặc tài liệu có chiều rộng tối đa 8-1 / 2 inch và Biên nhận NEAT lưu hình ảnh của mặt hàng trong khi ngày, số tiền và các chi tiết biên lai khác được ghi lại.
Tổ chức thuế
Tổ chức thuế cung cấp 116 loại thuế để giao cho hóa đơn và chứng từ để báo cáo thuế thuận tiện. Xem thông tin thuế thu nhập hoặc tạo báo cáo thuế theo Biểu mẫu 1040, lịch biểu thuế như Biểu A và E và biểu mẫu thuế như Biểu mẫu 8829 hoặc 8836. Dữ liệu có liên quan đến thuế có thể được xuất sang TurboTax, Microsoft Excel và các loại tệp khác.
Tổ chức tài liệu
Giữ tài liệu được sắp xếp trong các thư mục mô tả trong Trình tổ chức tài liệu, có chức năng tìm kiếm tốt để định vị tài liệu nhanh chóng. Ví dụ về tài liệu bạn có thể quét bằng Biên nhận NEAT bao gồm chính sách bảo hiểm, hợp đồng, biên lai chi tiết từ đóng góp từ thiện, thẻ báo cáo và thẻ công thức nấu ăn.
Danh thiếp và Danh bạ
Tổ chức thẻ kinh doanh trích xuất thông tin liên hệ từ danh thiếp được quét để điền thông tin liên hệ vào phần mềm, hoàn chỉnh bằng bản sao của thẻ được quét. Để tìm kiếm qua các số liên lạc, hãy sử dụng chức năng tìm kiếm hoặc nhấp vào các tab AZ ở đầu cửa sổ danh bạ. Danh bạ có thể được xuất sang hoặc đồng bộ với Outlook và Plaxo.
03 - Máy quét biên lai NEAT
Kích thước nhỏ gọn và trọng lượng 10,6 ounce của máy quét quét máy quét NEAT Receipts làm cho nó trở nên lý tưởng cho khách doanh nhân. Máy quét chiếm rất ít không gian trên bàn làm việc, đặc biệt khi được lưu trữ trong giá để bàn và kết nối với máy tính bằng cáp USB, cả hai đều được bao gồm cùng với máy quét và phần mềm.
Quét biên nhận hoặc tài liệu có chiều rộng tối đa 8-1 / 2 inch và Biên lai NEAT lưu hình ảnh của mục và trích xuất dữ liệu vào phần mềm như ngày, số tiền và thuế bán hàng.
Máy quét có khả năng quét toàn bộ các biên nhận không rõ ràng hoặc nhàu nát. Tính năng Điều chỉnh hình ảnh, có sẵn sau khi quét hình ảnh, hoạt động tốt để làm tối văn bản trên biên nhận nếu cần.
Hiệu chỉnh máy quét là một quy trình nhanh chóng được thực hiện bằng cách quét giấy kèm theo có dấu đen. Phần mềm giải thích từng bước làm thế nào để hiệu chuẩn, và nó nói với tôi để chèn bảng hiệu chuẩn mặt lên, tuy nhiên, máy quét đã không hiệu chỉnh sau khi chạy tờ thông qua máy quét năm lần. Tôi chạy bảng hiệu chuẩn mặt xuống và cuối cùng đạt được hiệu chuẩn. Tôi không biết nếu có một lỗi trong các hướng dẫn hoặc nếu tôi chỉ may mắn ra rằng quét hiệu chuẩn cuối cùng, nhưng tôi đã không phải đánh giá lại từ và nhận được quét liên tục tốt.
Máy quét NEAT nhận tự động kích thước, tự động cắt và tự động xoay tất cả các tài liệu đã quét và biên nhận.
04 - Cài đặt và bắt đầu với biên nhận NEAT
Việc cài đặt Biên nhận NEAT thật dễ dàng. Chỉ cần làm theo hướng và thực hiện bất kỳ lối tắt nào trong quá trình cài đặt biên nhận NEAT để tránh những rắc rối tiềm ẩn sau này.
Cắm máy quét NEAT Receipts, sau đó xác định xem bạn sẽ sử dụng máy quét để chỉ sử dụng cá nhân (tổ chức chi phí cá nhân và hộ gia đình, quản lý chi phí được khấu trừ thuế, lưu tài liệu) hay sử dụng kinh doanh (tổ chức chi phí kinh doanh, tạo báo cáo chi phí). Bạn có thể thay đổi tùy chọn này sau trong phần mềm.
Biên nhận NEAT cho bạn cơ hội xem hướng dẫn nhanh, giải thích việc sử dụng chung phần mềm, máy quét và biên nhận, báo cáo thuế, danh thiếp và mô-đun tài liệu.
Hướng dẫn này cũng giải thích cách hiệu chỉnh máy quét bằng bảng hiệu chuẩn. Mỗi lần hiệu chuẩn của máy quét NEAT Receipts mất ít hơn một phút, mặc dù nhiều lần hiệu chỉnh đôi khi được yêu cầu. Nếu bạn mất trang tính hiệu chuẩn, bạn có thể in trang tính của riêng mình từ bên trong phần mềm Trình quét.
05 - Xuất dữ liệu NEAT nhận dữ liệu cho các ứng dụng khác
Biên nhận, tài liệu và dữ liệu được quét vào biên nhận NEAT có thể được lưu dưới dạng hoặc xuất sang một số định dạng, bao gồm các định dạng cho Microsoft Excel, QuickBooks, Quicken, Microsoft Money hoặc bất kỳ phần mềm nào nhập định dạng dữ liệu QIF, OFX và CSV.
Xuất sang PDF, HTML và Microsoft Word rất đơn giản, nhưng trước khi xuất sang bảng tính Excel lần đầu tiên, bạn phải ánh xạ các trường cơ sở dữ liệu giữa các biên nhận NEAT và các tiêu đề cột bảng tính. Biên nhận NEAT giải thích quy trình thực hiện việc này.
Xuất dữ liệu sang Quicken, Microsoft Money và phần mềm tài chính khác
Nếu bạn sẽ nhập dữ liệu biên lai của mình từ Biên nhận NEAT tới phần mềm tài chính, hãy thiết lập các danh mục trong Biên nhận NEAT giống với danh mục phần mềm tài chính của bạn để tránh các vấn đề về ngân sách và các báo cáo tài chính khác.
Xuất dữ liệu OFX từ biên nhận NEAT sang Microsoft Money khá thẳng về phía trước, nhưng nếu bạn sử dụng Quicken, hãy nhớ rằng nó sẽ chỉ nhập dữ liệu QIF vào tài khoản tiền mặt . Tài liệu biên nhận NEAT cho thấy việc nắm giữ các giao dịch trong tài khoản tiền mặt Quicken, nhưng điều này sẽ không hoạt động tốt cho những người có hóa đơn từ nhiều hơn một tài khoản (mà chỉ là về mọi người dùng Quicken). Bạn sẽ phải nhập các giao dịch QIF vào tài khoản tiền mặt Quicken, sau đó chuyển các giao dịch đến các tài khoản Quicken thích hợp.
06 - Phân chia giao dịch trong biên nhận NEAT
Quicken, Microsoft Money và nhiều phần mềm tài chính khác sử dụng các giao dịch chia nhỏ để chia một giao dịch thành nhiều loại. Biên nhận NEAT chia các biên lai thành nhiều loại, nhưng không hiển thị giao dịch chia tách cùng một cách phần mềm tài chính thực hiện trong thanh ghi tài khoản. Thay vào đó, một bản sao của giao dịch sẽ hiển thị cho từng danh mục. Ví dụ: nếu bạn mua thức ăn cho chó, kem và cuộn băng tại một cửa hàng và chia biên lai thành các danh mục cho thú nuôi, cửa hàng tạp hóa và vật tư văn phòng, bạn sẽ thấy biên lai được liệt kê ba lần cùng ngày và nhà cung cấp, nhưng các danh mục khác nhau và số tiền đô la.
Tách giao dịch nhập từ Biên lai NEAT thành phần mềm tài chính với một giao dịch cho mỗi danh mục được phân chia trong phần tách, sẽ bất tiện khi xem trong sổ đăng ký nhưng sẽ không ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
Nếu bạn sử dụng Quicken hoặc Microsoft Money và muốn có tất cả các giao dịch chia sẻ cùng xuất hiện trong sổ đăng ký tài khoản của bạn, hãy sử dụng phương thức nhập giao dịch truyền thống, sau đó xuất biên nhận từ biên lai NEAT sang tệp hình ảnh kỹ thuật số được đính kèm vào giao dịch trong Quicken (2007 và sau đó) và Microsoft Money Plus (2008 trở lên).
07 - Các tính năng trợ giúp của NEAT
Nhấp vào Trợ giúp trong Biên nhận NEAT để xem Hướng dẫn bắt đầu nhanh và Trợ giúp biên nhận NEAT, cả tài liệu PDF và hướng dẫn cách thực hiện. Cả hai tài liệu tham khảo này đều là một cách đọc nhanh sẽ giúp bạn sử dụng phần mềm sớm hơn nhiều so với việc học tập khi bạn đi. Bạn sẽ muốn đọc Phần 2 của PDF trợ giúp để thiết lập phần mềm một cách chính xác và bạn có thể chuyển các tệp PDF sang màn hình nền Windows của mình để dễ tham khảo trong khi đầu tiên tìm hiểu cách sử dụng phần mềm.
Trợ giúp biên nhận NEAT bao gồm các liên kết cho:
- Trợ giúp truyền thống, có thể tìm kiếm
- Hướng dẫn nhanh
- Quét và hình ảnh Trouble Shooter
- Hướng dẫn cài đặt
- Chế độ xem dữ liệu mẫu
- Thông tin thuế IRS
- NEAT Receipts Hỗ trợ kỹ thuật và hỗ trợ khách hàng trực tuyến
08 - Đánh giá: Bạn có nên mua hóa đơn NEAT không?
- Quét và tự động sắp xếp nhiều tài liệu cùng một lúc.
- Quét sang PDF và chọn và sao chép văn bản có thể chỉnh sửa từ PDF.
- Sắp xếp thông minh và tìm kiếm từ khóa
- Báo cáo tóm tắt thuế mới.
- Cải thiện quản lý bộ nhớ, hiệu suất ứng dụng, OCR và độ chính xác phân tích cú pháp.
- Chuyển đổi thành văn bản có thể chỉnh sửa
Phiên bản NEAT Receipts mới nhất có giá 39,95 USD trở lên, tùy thuộc vào loại máy quét được yêu cầu với phần mềm.
Tôi thấy rằng NEAT nhận hỗ trợ kỹ thuật trả lời các câu hỏi một cách nhanh chóng và kỹ lưỡng trong các diễn đàn hỗ trợ trực tuyến và cuộc trò chuyện hỗ trợ kỹ thuật là một nguồn thời gian thực tuyệt vời để được trợ giúp. Phần mềm này đơn giản hóa việc nhập dữ liệu và hoàn hảo cho khách doanh nhân và cá nhân tự làm chủ, những người cần biên nhận và dữ liệu chi phí để báo cáo thuế. Biên nhận NEAT cũng hữu ích cho người dùng gia đình muốn lưu trữ các chính sách bảo hiểm, bảng sao kê ngân hàng, hóa đơn và các chứng từ khác ngoài biên nhận.
Nhược điểm duy nhất tôi tìm thấy là làm thế nào NEAT nhận giao dịch tách xuất khẩu và cách Quicken người dùng phải đối phó với nhiều bước để nhập dữ liệu vào tài khoản thích hợp.
Nhìn chung, Biên nhận NEAT tiết kiệm rất nhiều thời gian và thuận tiện để sử dụng và tôi khuyên bạn nên sử dụng nó.
- Thông tin chi tiết tại trang web của NEAT Receipts
- Thêm phần mềm quét nhận