Phần mềm và ứng dụng giúp quản lý biên nhận của bạn
Nếu bản in trên giấy biên lai của bạn bị mờ dần hoặc bạn mệt mỏi vì phải theo kịp với loạt các mảnh giấy nhồi vào hộp giày hoặc thư mục tệp, đã đến lúc nhập kỷ nguyên số. Lưu trữ và tìm kiếm tất cả các biên lai của bạn, cũng như tổ chức chúng thành các báo cáo chi phí, sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu bạn chuyển giấy thành các tệp kỹ thuật số.
Một ưu điểm khác của kỹ thuật số là bạn có thể dễ dàng tìm thấy tài liệu nhận khi bạn cần bằng cách thực hiện tìm kiếm dựa trên các từ khóa mà bạn nhận ra như cửa hàng tạp hóa, khách sạn, khí đốt, bảo trì xe hơi, v.v.
Cho dù bạn muốn lưu trữ biên nhận trên đám mây, sử dụng ứng dụng di động hoặc quét và lưu biên lai, bất kỳ tùy chọn nào sau đây sẽ giúp bạn nhận báo cáo chi phí nhanh hơn, chi phí khấu trừ thuế tài liệu, giữ hồ sơ bảo hiểm hoặc quản lý biên lai vì lý do nào. (Cần lưu ý rằng tùy chọn ứng dụng trên thiết bị di động và trực tuyến thường sử dụng bảo mật cấp ngân hàng.)
01 - Dịch vụ đám mây để tổ chức biên nhận trực tuyến
Dưới đây là lựa chọn của chúng tôi cho các ứng dụng trực tuyến tổ chức biên nhận cho phép bạn tạo báo cáo chi phí nhanh chóng, thời gian và địa điểm bạn cần chúng. Các ứng dụng này cung cấp nhiều cách để ghi lại biên lai của bạn, bao gồm email, nhắn tin SMS, máy ảnh của điện thoại thông minh của bạn và các ứng dụng khác. Một số ứng dụng này có các công cụ báo cáo chi phí được tích hợp sẵn và các tùy chọn để xuất sang phần mềm như Quicken, Quickbooks, Freshbooks hoặc Excel.
02 - Ứng dụng di động để tổ chức biên nhận và báo cáo chi phí
Do những cải tiến liên tục trong công nghệ di động (bao gồm máy ảnh trên iPhone, máy tính bảng và thiết bị di động Android), sử dụng ứng dụng dành cho thiết bị di động để nhận biên nhận và báo cáo chi phí được thuận tiện hơn nhiều so với sử dụng phần mềm trực tuyến hoặc máy tính để bàn.
Ứng dụng dành cho thiết bị di động có thể lưu trữ dữ liệu báo cáo chi phí trong đám mây, tiết kiệm dung lượng trên thiết bị di động của bạn và một số hoạt động với ứng dụng trực tuyến. Một số cung cấp xử lý hoàn toàn tự động bằng cách nhập chi tiết trực tiếp từ thẻ tín dụng hoặc quét điện thoại di động và có thể tạo báo cáo chi phí chi tiết bao gồm phân loại chi phí, ngày, nhà cung cấp và thông tin liên quan khác. Tin tốt nhất là tất cả đều được điền vào cho bạn. Dưới đây là bốn biên nhận sắp xếp các ứng dụng dành cho thiết bị di động mà chúng tôi thích.
03 - Phần mềm quét nhận
Nếu bạn có rất nhiều biên nhận để thu phí, chi phí liên quan đến thuế hoặc sao lưu bảo hiểm và bạn cần một cách nhanh chóng để hoàn thành báo cáo chi phí, có một số tùy chọn phần mềm máy tính để bàn tốt cho Mac và Windows có thể được sử dụng với máy quét hiện tại của bạn. Ngoài ra còn có máy quét di động nhỏ mà bạn có thể mua cho thời gian của bạn ra khỏi văn phòng. Đầu tiên, khởi động phần mềm và chạy biên nhận thông qua máy quét được cấp nguồn bằng kết nối USB với máy tính của bạn. Dữ liệu được lấy từ biên nhận vào phần mềm, và một bản sao của biên lai được lưu lại. Hầu hết thời gian bạn thậm chí không phải nhập hoặc sửa bất kỳ thông tin nào.
Nếu điều này giống như giải pháp cho bạn, hãy kiểm tra năm máy quét và gói phần mềm để quản lý biên nhận và báo cáo chi phí.