Sử dụng phần mềm kế toán tiết kiệm thời gian so với việc xử lý sách thủ công và thường hiệu quả hơn việc sử dụng bảng tính. Đó là vì phần mềm kế toán giảm hoặc loại bỏ dữ liệu nhập thừa, như nhập địa chỉ của khách hàng vào báo giá, sau đó là thứ tự công việc và sau đó là hóa đơn.
Nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất không có nhân viên, thấp hoặc không có hàng tồn kho và một số ít khách hàng, bạn thậm chí có thể không cần phần mềm kế toán hoặc có các tùy chọn phần mềm kế toán miễn phí hoặc giá thấp có sẵn. Các chủ doanh nghiệp nhỏ mang theo hàng tồn kho, có nhiều khách hàng hoặc nhân viên hơn sẽ tiết kiệm thời gian và có hồ sơ chính xác hơn nếu sử dụng phần mềm kế toán.
Hầu hết các phần mềm kế toán dễ sử dụng hơn nhiều so với trước đây, và một số phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ được thiết kế để dễ sử dụng bởi một người không có nền tảng kế toán.
01 - Bạn cần những tính năng phần mềm kế toán nào?
- Quản lý hàng tồn kho
- Theo dõi bán hàng
- Quản lý danh sách liên hệ của khách hàng hoặc làm việc với phần mềm quản lý liên hệ hiện tại của bạn
- Hỗ trợ tài khoản người bán để chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng
- Ngân sách
- Ước tính
- Lương bổng
- Báo cáo thuế kinh doanh
Phần mềm kế toán chuyên ngành
Một số phần mềm kế toán được thiết kế đặc biệt cho các ngành công nghiệp như xây dựng, sản xuất và phân phối bán buôn. Nếu doanh nghiệp nhỏ của bạn nằm trong ngành có yêu cầu kế toán cụ thể, có thể có phần mềm kế toán với các tính năng để đáp ứng các yêu cầu đó.
Nói chuyện với người khác về phần mềm kế toán
Trước khi bạn mua phần mềm kế toán, hãy trao đổi với ít nhất ba người khác sử dụng phần mềm kế toán trong các doanh nghiệp tương tự như của bạn. Thảo luận về những gì họ thích về phần mềm kế toán của họ và những gì cần cải thiện. Bạn có thể thấy rằng không có phần mềm kế toán hoàn hảo ngoài kia, nhưng đừng nản chí. Mục tiêu là tìm phần mềm kế toán đáp ứng tốt nhất nhu cầu kinh doanh nhỏ của bạn.
02 - Xem xét phần mềm kế toán khác
Phần mềm kế toán có tăng trưởng với doanh nghiệp của bạn không?
Tìm hiểu xem phần mềm có các mô-đun bạn có thể thêm sau này nếu cần. Một mô-đun thường được thêm sau khi một doanh nghiệp phát triển là để tính toán biên chế.
Nếu không thể thêm mô-đun, phần mềm có nâng cấp dễ dàng lên phiên bản có khả năng hơn của cùng một phần mềm kế toán không? Hoặc, phần mềm có xuất ra định dạng dữ liệu như CSV để nó có thể được đọc bởi bạn có nên chuyển sang một phần mềm kế toán khác sau này không?
Phần mềm kế toán nào hỗ trợ hỗ trợ ngân hàng của bạn?
Việc có thể tải xuống các giao dịch từ ngân hàng của bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, vì vậy hãy tìm hiểu xem phần mềm kế toán mà ngân hàng của bạn làm việc.
Phần mềm kế toán trực tuyến hoặc máy tính để bàn?
Phần mềm kế toán trực tuyến là phần mềm dựa trên web chạy một cách an toàn thông qua trình duyệt Internet. Phần mềm kế toán trực tuyến đặc biệt thuận tiện cho việc truy cập dữ liệu kế toán và các bản ghi từ nhiều máy tính.
Truy cập có thể bị hạn chế đối với một số người dùng không?
Nếu có nhiều người đang sử dụng phần mềm kế toán, một cá nhân có thể cần quyền truy cập đầy đủ vào tất cả các chức năng, nhưng những người khác chỉ có thể cần quyền truy cập vào các khu vực nhập dữ liệu chứ không phải báo cáo.
Phần mềm kế toán có đi kèm với bản dùng thử miễn phí không?
Nó luôn luôn là tốt nhất nếu bạn có thể thử phần mềm trước khi bạn mua nó. Để xem tài liệu phần mềm hữu ích như thế nào, hãy nhấp vào Trợ giúp trong bản dùng thử miễn phí, sau đó tìm kiếm hướng dẫn sử dụng hoặc hướng dẫn.
03 - Tùy chọn hỗ trợ phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán có thể có một diễn đàn người dùng trực tuyến miễn phí, nơi bạn cũng có thể đặt câu hỏi. Nó thường là một lựa chọn tốt để hỗ trợ dựa trên phí khi câu hỏi của bạn là về cách sử dụng một tính năng.
04 - Không trả tiền cho các tính năng bạn sẽ không sử dụng
Nói chung, bạn trả nhiều tiền hơn cho nhiều tính năng hơn trong phần mềm kế toán và nếu doanh nghiệp của bạn phát triển đủ để cần các tính năng tài chính mạnh hơn thì chi phí là hợp lý. Đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn, hiện nay có đủ các tùy chọn phần mềm kế toán có sẵn mà việc mua quá mức là không cần thiết.
05 - Sử dụng phần mềm kế toán hay kế toán?
Phần mềm kế toán tốt sẽ có các báo cáo bạn cần cung cấp cho kế toán của bạn hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Một trong hai báo cáo có thể được in hoặc chúng có thể được chuyển giao an toàn đến một kế toán điện tử.
Hãy hỏi kế toán của bạn những báo cáo nào là cần thiết và chắc chắn rằng bạn có thể tạo ra chúng với phần mềm kế toán mà bạn đang xem xét.