Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là một phần quan trọng trong quản lý rủi ro . Chủ doanh nghiệp nên có kế hoạch thảm họa tại chỗ.
Nhân viên cần được huấn luyện cách báo cáo yêu cầu đúng cách. Dưới đây là một số mẹo có thể giúp lập kế hoạch:
- Máy ảnh Máy ảnh kỹ thuật số cung cấp bản ghi sự kiện. Một hình ảnh hoặc video có thể giúp chứng minh sự thật trong yêu cầu bằng văn bản của bạn. Cân nhắc đặt máy ảnh kỹ thuật số trong mỗi xe của công ty bạn. Bạn cũng nên cân nhắc cung cấp máy ảnh cho nhân viên, người quản lý và quản đốc trong bộ phận giao hàng và nhận hàng của bạn. Hướng dẫn nhân viên của bạn về cách thức và thời điểm sử dụng chúng. Camera giám sát được đặt trong lối vào tòa nhà, lối ra và khu vực đỗ xe có thể ghi lại các hành vi được thực hiện bởi những kẻ phá hoại hoặc kẻ trộm. Chọn máy ảnh lưu giữ hồ sơ kỹ thuật số trong ít nhất ba mươi ngày.
- Các mẫu báo cáo bằng văn bản thống nhất Sử dụng các tài liệu thống nhất để báo cáo tai nạn hoặc sự cố lớn. Bạn có thể lấy các mẫu đơn tiêu chuẩn từ đại lý hoặc công ty bảo hiểm của bạn. Làm cho các biểu mẫu này có sẵn cho nhân viên của bạn và hướng dẫn họ cách sử dụng chúng.
- Mock Drills Thử nghiệm kế hoạch thảm họa của bạn bằng cách dàn dựng các cuộc tập trận thảm họa.
- Tuân thủ quy định Đảm bảo kế hoạch thảm họa của bạn tuân thủ các quy định an toàn áp đặt bởi các cơ quan tiểu bang hoặc liên bang, bao gồm OSHA .
Báo cáo
Theo nguyên tắc chung, bạn phải thông báo cho hãng bảo hiểm của bạn về bất kỳ tai nạn hoặc khiếu nại nào càng sớm càng tốt (càng sớm càng tốt) để đủ điều kiện nhận bảo hiểm theo chính sách bảo hiểm thương mại .
Do đó, bạn nên báo cáo các sự cố như hỏa hoạn, tai nạn ô tô, trộm cắp , hư hỏng thời tiết và thương tích của bên thứ ba cho công ty bảo hiểm của bạn ngay lập tức.
- Báo cáo thực thi pháp luật Báo cáo sự cố tài sản liên quan đến tội phạm để thực thi pháp luật. Nhiều chính sách bao gồm tài sản thương mại hoặc tình trạng thiệt hại vật chất tự động mà bạn phải báo cáo tổn thất trộm cắp cho cảnh sát.
- Liên hệ với chuyên viên bảo hiểm của bạn Chuyên viên hoặc đại lý của bạn nên giải thích quy trình gửi yêu cầu. Người đó sẽ thu thập thông tin từ bạn và chuẩn bị mẫu đơn yêu cầu. Biểu mẫu này được gửi đến công ty bảo hiểm. Hãy hỏi đại lý của bạn về tiến trình yêu cầu. Người đó cũng nên giải thích cách liên lạc với bộ phận yêu cầu bảo hiểm của người bảo hiểm.
- Liên lạc với công ty bảo hiểm của bạn Khi công ty bảo hiểm của bạn nhận được mẫu đơn yêu cầu, công ty bảo hiểm sẽ chuyển yêu cầu của bạn đến người điều chỉnh. Người điều chỉnh có thể là một nhà thầu độc lập hoặc một nhân viên của công ty bảo hiểm. Hãy thử liên hệ với người điều chỉnh của bạn trong vòng 72 giờ sau khi gửi yêu cầu của bạn. Người điều chỉnh sẽ yêu cầu bằng chứng mất mát. Khi bạn gửi biểu mẫu điều chỉnh đã hoàn thành, hãy bao gồm mọi ảnh hoặc video có liên quan.
- Liên hệ với Chuyên gia để Đánh giá và Sửa chữa Thiệt hại Nhiều doanh nghiệp trì hoãn việc sửa chữa quan trọng. Đây là một sai lầm. Bạn có thể giữ cho doanh nghiệp của bạn hoạt động nếu bạn sửa chữa kịp thời. Nhận ước tính chi phí sửa chữa từ các nhà thầu có uy tín càng nhanh càng tốt. Cố gắng lấy hai hoặc ba ước tính.
- Liên hệ với luật sư có thẩm quyền pháp luật Xem xét việc thuê một luật sư có kiến thức về bảo hiểm để chuẩn bị một gói yêu cầu để trình bày cho công ty bảo hiểm của bạn. Một luật sư có kinh nghiệm bảo hiểm có thể tạo thuận lợi cho quy trình yêu cầu bồi thường. Một luật sư có thể giúp bạn trong các tranh chấp với công ty bảo hiểm của bạn.
- Liên hệ với bộ phận hỗ trợ kế toán có năng lực Xem xét việc giữ lại một kế toán pháp y nếu bạn nộp đơn yêu cầu thu nhập doanh nghiệp . Kế toán có thể chuẩn bị các tài liệu bạn cần để nộp đơn yêu cầu của bạn.
Theo dõi
Một khi bạn đã báo cáo một sự mất mát cho công ty bảo hiểm của bạn, hãy chắc chắn để theo dõi thường xuyên với các điều chỉnh được giao cho yêu cầu của bạn. Người điều chỉnh nên thông báo cho bạn khi yêu cầu của bạn được tiến hành. Nếu tuần trôi qua mà không có từ nào từ người điều chỉnh của bạn, hãy hỏi họ xem báo cáo tình trạng. Đánh dấu lịch của bạn để liên hệ với người điều chỉnh vào các ngày cụ thể và bám sát lịch biểu của bạn.
Hãy lịch sự nhưng quyết đoán khi đối phó với điều chỉnh của bạn. Nếu bạn không hài lòng với câu trả lời của người điều chỉnh, hãy hỏi đại lý hoặc người môi giới của bạn để được trợ giúp. Người đó phải đóng vai trò tích cực trong việc giải quyết khiếu nại của bạn.
Bài viết của Marianne Bonner