Lựa chọn tuyệt vời cho mạng nội bộ của công ty - Không yêu cầu mã
Xin lưu ý rằng bài viết này giả định rằng bạn đã hoàn thành thiết lập cơ bản cho Google Business Apps và sẵn sàng bắt đầu thiết lập các ứng dụng khác nhau như Google Sites.
Nếu không, hãy xem bài viết của tôi:
- Bắt đầu với Google Apps for Business: Đăng ký Google và
- Cách thiết lập ứng dụng doanh nghiệp của Google .
Trang web Google
Các trang web của Google cho phép bạn tạo các trang web nội bộ cho tổ chức của bạn hoặc các trang web bên ngoài cho toàn bộ Web mà không cần phải biết HTML (mạng nội bộ và mạng mở rộng, nói cách khác).
Khi bạn lần đầu tiên tạo trang web Google của mình, bạn sẽ được hỏi loại trang web bạn muốn tạo; mạng nội bộ công ty, lớp học, câu lạc bộ, cửa hàng bán lẻ, văn phòng hoặc nhà hàng của bác sĩ hoặc nha sĩ là một số mẫu bạn có thể chọn khi bạn đưa ra quyết định cơ bản về việc chọn trang web hoặc trang web doanh nghiệp .
Đây là điều tốt nhất về Google Sites; cách dễ dàng để đặt quyền và tạo trang web cho các đối tượng khác nhau. Về cơ bản, chỉ bằng cách chọn nút radio, bạn có thể chỉ cho phép một số người nhất định có quyền truy cập vào trang web mà bạn tạo, giúp họ truy cập vào tất cả mọi người trong công ty của bạn, một số người mà bạn chọn hoặc công khai.
Bạn cần nhớ rằng Google Sites là một công cụ để tạo các trang web đơn giản. Nếu bạn đang muốn tạo một trang web thương mại điện tử đầy đủ tính năng hoặc một trang web được tích hợp với cơ sở dữ liệu, ứng dụng tạo trang web này không dành cho bạn.
Cách tạo trang web Google
1) Khi bạn đã đăng nhập vào Google, hãy nhấp vào biểu tượng Google Apps ở trên cùng bên phải của trang để hiển thị tất cả các ứng dụng khác nhau có sẵn cho bạn và sau đó nhấp vào biểu tượng Trang web màu lam.
Bạn sẽ thấy một trang có tiêu đề Cài đặt trang web có hai nút, nút 'Tạo' màu đỏ và nút 'Hủy'.
Bên dưới hai nút, bạn sẽ thấy một cặp biểu tượng hộp lớn; bạn có thể chọn sử dụng 'Mẫu trống' hoặc 'Duyệt thư viện để xem thêm'. Nhấp vào 'Duyệt Thư viện để xem thêm' sẽ đưa bạn đến trang Chọn Mẫu Trang web nơi bạn có thể chọn từ danh sách các danh mục hoặc tìm kiếm theo chủ đề để xem các mẫu khác nhau mà bạn có thể sử dụng.
Các mẫu trang web của Google có thể được xem theo danh mục, chẳng hạn như Cộng tác kinh doanh, hoạt động và sự kiện, cá nhân và gia đình, chính phủ và phi lợi nhuận. Danh mục cộng tác kinh doanh cung cấp các mẫu như trang web chuyên nghiệp, trang web đào tạo, trang web mạng nội bộ, theo dõi dự án, v.v ...
Bạn có thể xem trước các mẫu trước khi chọn một mẫu; bấm vào 'Sử dụng mẫu' khi bạn đã lựa chọn. Một loạt các chủ đề trang web cũng có sẵn.
Chọn một và sau đó điền vào tên cho trang web mới của bạn trong hộp 'Đặt tên trang web của bạn'.
Bên dưới hộp đó, bạn sẽ thấy hộp 'Vị trí trang web' nơi bạn sẽ thấy URL (địa chỉ web) của trang web mới và dưới đó, các tùy chọn trình đơn khác, 'Chọn chủ đề' và 'Tùy chọn khác'.
Bạn sẽ chỉ muốn sử dụng tùy chọn 'Chọn chủ đề' nếu ban đầu bạn chọn chọn mẫu trống.
Nếu bạn chọn một mẫu cụ thể, hãy nhấp vào 'Tùy chọn khác' để mở menu và điền vào 'Danh mục trang web' và 'Mô tả trang web' cho trang web mới của bạn.
2) Nhấp vào 'Tạo' để tạo trang web Google.
Quay lại đầu trang và nhấn nút 'Tạo' màu đỏ lớn và thì đấy! Có trang web mới của bạn, sẵn sàng để bạn tùy chỉnh.
Tôi đã chọn mẫu trang web Intranet Google.
3) Chỉnh sửa trang web của bạn như mong muốn.
Ở trên cùng bên phải của bất kỳ mẫu nào bạn đã chọn tải, bạn sẽ thấy bốn biểu tượng được đóng hộp, bút chì, trang, biểu tượng chia sẻ và biểu tượng chia sẻ.
Nhấp vào cái đầu tiên, bút chì để làm cho trang của bạn có thể chỉnh sửa. Sau đó nhấp vào bất kỳ yếu tố nào trên trang bạn muốn làm việc sẽ cho phép bạn thực hiện thay đổi.
Nhấp vào biểu tượng trang để thêm trang vào trang web của bạn.
(Mẹo cơ bản: Nền càng sáng càng tốt nếu bạn muốn sử dụng văn bản màu đen - và bạn có thể làm vì văn bản màu đen dễ đọc hơn, đặc biệt là đối với bất kỳ ai có đôi mắt 'lão hóa').
4) Gán quyền.
Một khi bạn có trang web của bạn tìm cách bạn muốn nó nhìn, bấm vào nút chia sẻ ở phía trên bên phải của màn hình của bạn.
Trên trang xuất hiện, bạn sẽ thấy 'Liên kết để chia sẻ' với URL của trang web của bạn trong hộp và sau đó là tiêu đề 'Ai có quyền truy cập' với danh sách bên dưới. Danh sách đầu tiên sẽ có từ 'Thay đổi' màu xanh dương bên cạnh nó.
Nhấp vào từ 'Thay đổi' để thay đổi cấp độ quyền. Bạn có thể chia sẻ trang với:
Công khai trên web: Bất kỳ ai có URL hoặc địa chỉ trang web đều có thể tìm và xem trang web của bạn. Không yêu cầu đăng nhập.
Bất kỳ ai có liên kết: Bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập. Không yêu cầu đăng nhập.
Được chia sẻ riêng tư: Chỉ những người được cấp quyền rõ ràng mới có thể truy cập. Cần đăng nhập.
Bạn cũng có thể chọn chia sẻ trang web của mình với những người cụ thể mà bạn đặt tên.
Nhấp vào 'Lưu' khi bạn hoàn tất.
Nhận xét hoặc mẹo sử dụng mẫu / trang web của Google
Tôi đã mất nhiều thời gian nhất để tìm hiểu cách chỉnh sửa các trang / phần khác nhau của Mẫu trang web nội bộ của Google. Trang mẫu trang chủ có siêu liên kết đến từng trang khác nhau của trang web, chẳng hạn như lịch, thông báo, v.v.
Khi tôi theo các liên kết này, tôi tiếp tục chỉ muốn nhấp và thay thế văn bản trình giữ chỗ - và không có gì xảy ra. Và không có hướng dẫn nào ở bất kỳ nơi nào trên trang mẫu về cách sử dụng chúng. (Kính gửi Google - các hộp giữ chỗ lớn gần đầu trang mà bạn đã điền đầy văn bản rác sẽ là một nơi tuyệt vời để đưa ra một vài hướng dẫn.)
Nói chung, việc sử dụng các mẫu Google Sites không phải là rất trực quan. Một trong các trang của mẫu trang web Google Intranet là Lịch. Tôi muốn nhúng Lịch mà tất cả nhân viên của doanh nghiệp nhỏ của tôi có thể truy cập và cập nhật.
Nhưng ngay cả sau khi tôi đã tìm ra rằng tôi phải nhấp vào biểu tượng 'Chỉnh sửa trang' ở trên cùng bên phải của trang và di chuyển trang vào chế độ chỉnh sửa trước khi tôi có thể làm bất cứ điều gì, nó mất một chút công bằng tìm hiểu cách lấy lịch tôi muốn ở nơi tôi muốn.
Nhấp chuột trái vào trình giữ chỗ lịch Google không làm gì cả. Nhấp chuột phải không làm gì cả.
Thay vào đó, tôi phát hiện thấy mình phải sử dụng menu 'Chèn' ở trên cùng bên trái của trang web (menu chỉ hiển thị khi trang đang ở chế độ chỉnh sửa) và sau đó chọn 'Lịch' từ trình đơn thả xuống kết quả, cho phép tôi chọn lịch tôi muốn chèn.
Chèn lịch hoạt động như một nét duyên dáng và có thể xem theo tuần, tháng hoặc chương trình làm việc và có thể in - nhưng dường như không có các tính năng tương tác trực tiếp trên trang web đang hiển thị. Tôi đã hy vọng rằng tôi và các nhân viên khác sẽ có thể nhấp vào mục nhập sự kiện Lịch để sửa đổi nó, xem chi tiết, hoặc thậm chí cho biết tham dự, nhưng một lần nữa, việc nhấp vào mục Lịch dường như không làm gì cả. Có thể có một số ứng dụng hoặc tính năng cụ thể của Google mà tôi không có điều đó mà tôi không biết.
Một tính năng mẫu Google Sites mà tôi thực sự thấy tiện dụng là khả năng dễ dàng tìm và hoàn nguyên về các phiên bản trước. Tại một thời điểm khi tôi đang cố gắng tùy chỉnh Thư mục, tôi đã quản lý bằng cách nào đó xóa trình giữ chỗ cũng như văn bản trong đó. Bên dưới nút 'Thêm' ở phía trên cùng bên phải của màn hình, tôi vừa chọn 'Lịch sử sửa đổi', đưa ra một danh sách các bản sửa đổi và giúp bạn dễ dàng chọn một bản chỉnh sửa trước khi tôi đã làm hỏng nó.
Giống như mọi khía cạnh khác của Google Apps mà tôi đã trải nghiệm cho đến nay, Google Sites bị cản trở bởi những thất bại nhỏ liên tục. Ví dụ: khi cố gắng tùy chỉnh trang Liên hệ của mẫu Intranet, bao gồm tiêu đề, phần giữ chỗ văn bản và bảng tính, tôi không thể lấy biểu mẫu Bảng tính để hoạt động bình thường. Trong chế độ xem Chỉnh sửa, thông báo lỗi "sao chép từ mẫu trang web không thành công: thử sao chép lại".
Tôi không quan tâm một trục trặc thường xuyên, nhưng loại thất bại lặp đi lặp lại thực sự gây phiền nhiễu. Google thực sự cần phải dành thời gian làm sạch các ứng dụng này; sau khi tất cả, các ứng dụng này là một phần của bộ ứng dụng được thiết kế cho mục đích kinh doanh mà mọi người đang trả tiền.
Lớp của tôi dành cho Google Sites - B. Sử dụng Google Sites để tùy chỉnh trang web chắc chắn không trực quan và bạn cần phải nhớ rằng đây là công cụ để tạo trang web cơ bản, nhưng việc tạo trang web thật dễ dàng và sự đơn giản của quyền thiết lập thật ấn tượng.
Đọc thêm Các bài viết trong loạt bài này trên Google Business Apps