Làm thế nào để duy trì tốt nhất Văn phòng Luật Tài chính Records

Nếu bạn khao khát trở thành một luật sư hành nghề với văn phòng luật của riêng bạn, bạn cần hiểu những hồ sơ nào bạn cần duy trì. Bạn có thể là một chuyên gia trong việc thực hành pháp luật, nhưng bạn có thể không cảm thấy tự tin trong kiến ​​thức kế toán của bạn. Hiểu được các nguyên tắc cơ bản và sử dụng phần mềm kế toán chuyên ngành có thể giúp bạn thực hành an toàn.

Hệ thống kế toán cho Văn phòng Luật

Một hệ thống kế toán tốt cho bất kỳ doanh nghiệp nhỏ sẽ bao gồm kiểm soát nội bộ mạnh mẽ để theo dõi cả doanh thu và chi phí.

Là một luật sư, bạn cần đảm bảo rằng hệ thống kế toán của bạn có quyền kiểm soát nội bộ mạnh mẽ, cả phí được lập hóa đơn và chi phí và chi phí cao cấp, cho khách hàng.

Bất kể các hóa đơn dựa trên một người lưu giữ cụ thể, người lưu giữ hàng năm, lệ phí ngẫu nhiên hay phí giới thiệu, phí của bạn dựa trên thời gian dành cho các dự án của khách hàng của bạn. Đó là lý do tại sao các luật sư thường duy trì hồ sơ chi tiết để theo dõi thời gian dành cho các trường hợp.

Bạn có thể sử dụng các hệ thống thủ công hoặc điện tử để theo dõi thời gian của bạn và các chi phí có tính phí. Thẻ sổ kế toán khách hàng được sử dụng để ghi lại thông tin đó trước khi thời gian pháp lý và phần mềm thanh toán xuất hiện . Bất kể phương thức lưu giữ bản ghi mà bạn thích, bạn thường sẽ muốn ghi lại theo dõi này thời gian của bạn dành cho các vấn đề của khách hàng, cùng với mọi chi phí có tính phí, bởi khách hàng.

Thỉnh thoảng, bạn có thể thanh toán các khoản chi phí thay mặt cho khách hàng của mình để nộp phí hoặc các khoản phí khác.

Hầu hết hồ sơ của luật sư hành nghề các chi phí tiên tiến này được ghi vào hệ thống theo cách tương tự với các khoản phải thu khác.

Phần mềm kế toán sẽ có các tạp chí đặc biệt để ghi lại một loại giao dịch thường xuyên xảy ra. Đối với luật sư, tạp chí thu tiền mặt sẽ trình bày chi tiết (1) phí nhận được và (2) hoàn trả chi phí, bao gồm phân bổ giữa chi phí thường xuyên thanh toán và chi phí khách hàng đã thanh toán.

Sự phức tạp của tạp chí thu tiền mặt sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô của công ty luật, cơ bản nhất trong số đó chỉ là bản sao kê ngân hàng và kiểm tra các bản sao.

Hồ sơ thiết yếu khác

Ngoài các hồ sơ được thảo luận ở trên, luật sư thường duy trì ít nhất những điều sau đây:

1. Sổ hẹn: Sổ hẹn có chứa hồ sơ các cuộc hẹn, thường có định dạng lịch.
2. Các khoản phải thu của các khoản phải thu: Tạp chí các khoản phải thu cho thấy các khoản phải thu nhưng không được thu.
3. Sổ khách hàng cá nhân: Các tài khoản sổ kế toán này bao gồm mô tả dịch vụ được trả lại, phí và tín dụng, tóm tắt các khoản phí không phải trả tiền và hóa đơn cuối cùng.
4. Hồ sơ thời gian hồ sơ: Hồ sơ thời gian được ghi lại cho từng khách hàng.
5. Sổ đăng ký các trường hợp đang thực hiện: Sổ đăng ký này tóm tắt bất kỳ công việc pháp lý nào trong quá trình và thường được tổ chức theo tên của khách hàng.
6. Báo cáo tóm tắt thời gian: Báo cáo thời gian thường có thể được luật sư hoặc khách hàng sắp xếp và chứa thông tin như thời gian, ngày làm việc, hóa đơn và các chi phí có thể tính khác.

Đây là những sách và hồ sơ cơ bản mà hầu hết các luật sư, bất kể đặc sản nào sẽ có trong hồ sơ cho các công ty của họ. Nhiều luật sư sử dụng phần mềm kế toán và phần mềm quản lý thực hành pháp lý để duy trì sách và hồ sơ của họ dưới dạng điện tử.

Trong khi một số văn phòng luật sử dụng QuickBooks, nhiều công ty khác sử dụng các chương trình phần mềm theo ngành cụ thể hợp pháp, chẳng hạn như Abacus Next, Clio hoặc ProLaw để quản lý thực tiễn của họ.

LƯU Ý : Bài viết này chỉ dành cho mục đích giáo dục; bạn nên tham khảo ý kiến ​​chuyên gia thuế để thảo luận bất kỳ câu hỏi hoặc vấn đề nào mà bạn có với kế toán, ghi chép hoặc thu nhập của mình.