Hai phương pháp tiếp cận để giữ hồ sơ kế toán
Điều đầu tiên cần biết là các bản ghi kế toán có hai hương vị: nhập một lần và hai lần. Mỗi có lợi thế của nó; sổ sách kế toán một lần đơn giản hơn, như bạn có thể mong đợi, và có thể là hệ thống thích hợp cho một chủ doanh nghiệp nhỏ.
Sổ kế toán hai lần - một lần nữa, không có gì ngạc nhiên - cung cấp hai mục nhật ký cho mỗi giao dịch, mục nhập ghi nợ và mục nhập tín dụng. Điều này phức tạp hơn, nhưng vì hai mục này cuối cùng phải cân bằng (do đó: "cân bằng sách"), nó mang lại cho bạn một cách để bắt lỗi và cũng làm cho việc gian lận trở nên dễ dàng hơn. Sổ kế toán hai lần là tiêu chuẩn thông thường.
Các tài liệu kế toán cơ bản và cách chúng chuyển tiếp
- Giao dịch bắt đầu mọi thủ tục kế toán. Bạn mua một cái gì đó, bán một cái gì đó - bất cứ điều gì. Ý tưởng là tạo một bản ghi về mọi giao dịch tài chính. Bạn sẽ ghi lại giao dịch ở đâu
- Các tạp chí. Đây là số 0 của kế toán. Mỗi thủ tục kế toán tiếp theo quay trở lại một tạp chí, đó là hồ sơ của mỗi giao dịch tài chính khi nó xảy ra. Bạn có thể có các tạp chí riêng để bán và nhận tiền mặt và một tạp chí khác để giải ngân hoặc chỉ một tạp chí bao gồm tất cả các loại giao dịch. Một trong hai cách tiếp cận là không sao, nhưng những điều quan trọng cần nhớ là ghi lại mọi mục nhập và cập nhật (các) tạp chí. Cuối cùng, bạn sẽ nhóm tất cả các mục này, sử dụng
- Sổ cái chung. Đây là nơi bạn sẽ chuyển hoặc "đăng", mỗi mục nhập nhật ký vào vị trí thích hợp của nó trong sổ kế toán chung theo loại giao dịch. Điều này giúp tìm kiếm giao dịch cá nhân nhanh hơn và cũng cung cấp cơ sở tại một số thời điểm - thường là vào cuối tháng hoặc quý - để chuẩn bị ...
- Số dư dùng thử. Đây là nơi bạn sẽ tổng hợp tất cả các mục ghi nợ của bạn (chúng tôi giả sử bạn đã đi tuyến đường nhập đôi) và tất cả các khoản tín dụng của bạn. Họ nên phù hợp. Nếu không, bạn sẽ phải quay trở lại các bản ghi giao dịch trong nhật ký của mình và tiến hành để xem lỗi xảy ra ở đâu. Khi cân bằng mọi thứ, bạn có thể chuẩn bị ...
- Báo cáo tài chính. Tại thời điểm này, công việc khó khăn của bạn được đền đáp. Bây giờ bạn có một tài liệu cho vay, cơ quan chính phủ - bất kỳ thực thể nào muốn biết bạn là ai về tài chính trước khi làm ăn với bạn - sẽ chấp nhận.
Đây là phác thảo ngắn nhất của quá trình kế toán, từ khi bắt đầu trong các giao dịch đến việc sản xuất báo cáo tài chính. Bạn sẽ cần phải biết nhiều hơn trước khi bắt đầu hệ thống kế toán của riêng bạn, nhưng bây giờ bạn biết nơi bạn đang đứng đầu.
Tìm hiểu thêm về hồ sơ kế toán và khái niệm cơ bản về kế toán
Nếu bạn tự làm điều này, và đặc biệt nếu bạn quyết định phương thức nhập cảnh kép tham vọng hơn, hãy đầu tư vào một hoặc hai cuốn sách cơ bản về chủ đề này. "Trò chơi kế toán: Kế toán cơ bản Tươi từ Lemonade Stand", ví dụ làm cho quá trình học tập một chút ít tẻ nhạt bằng cách dựa trên các hướng dẫn về việc chạy một đứng chanh.
Nó có sẵn trên Amazon.
Một cách tiếp cận khác là bắt đầu với một hệ thống như Quickbooks, cung cấp phương pháp rõ ràng và phổ biến để thực hiện kế toán kép cùng với hướng dẫn rõ ràng về cách sử dụng hệ thống kế toán Quickbooks.