Lưu giữ hồ sơ thuế tốt có thể là hồ sơ quan trọng nhất giúp bạn thực hiện công việc của mình. Sở Thuế vụ (IRS) yêu cầu bạn giữ một số hồ sơ thuế nhất định trong một khoảng thời gian nhất định và các hồ sơ khác cho các khoảng thời gian khác nhau. Bạn không muốn thời gian thuế để cuộn xung quanh và phải hoảng sợ vì công ty của bạn không có hồ sơ thuế theo thứ tự. Hồ sơ thuế trong tình trạng lộn xộn có thể khiến bạn mất tiền khấu trừ và nếu bạn được kiểm toán, có thể gây ra vấn đề và tốn tiền. Sau khi tất cả, bạn muốn nhận được tất cả các khoản khấu trừ bạn có thể và có thể sao lưu chúng.
Dưới đây là tám mẹo về hồ sơ thuế cần lưu giữ, cách giữ chúng và thời gian lưu giữ chúng:
01 - Thiết lập hệ thống phần mềm kế toán tốt
Tờ khai thuế cuối cùng của bạn là sản phẩm lưu giữ hồ sơ tốt thông qua hệ thống phần mềm kế toán của bạn.
02 - Gánh nặng bằng chứng về thuế kinh doanh
Khi bạn thực hiện một mục, chẳng hạn như thu nhập, chi phí, và khấu trừ, trên tờ khai thuế của bạn, bạn có những gì được gọi là gánh nặng chứng minh cho họ. Bạn phải có khả năng chứng minh rằng bạn được hưởng các khoản khấu trừ và chi phí nhất định để đủ điều kiện nhận chúng như các khoản khấu trừ.
Làm thế nào để bạn thiết lập bằng chứng? Thông qua lưu giữ hồ sơ tốt, tất nhiên. Nếu bạn có hồ sơ chứng minh những khoản khấu trừ và chi phí, bạn đã đáp ứng trách nhiệm của bạn để có gánh nặng chứng minh cho IRS. Không được khấu trừ hoặc yêu cầu thu nhập mà không có tài liệu chứng minh rằng bạn có gánh nặng chứng minh.
03 - Tài liệu nguồn cho các tạp chí kế toán
Các tài liệu nguồn để mua hàng cho doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như séc đã hủy, biên nhận, băng ghi danh tiền mặt và các tài khoản khác, là những gì bạn tạo sổ kế toán và nhật ký kế toán của mình. Họ cũng là tài liệu của bạn cho các khoản khấu trừ thuế cho doanh nghiệp của bạn mà bạn có vào cuối năm thuế. Các tài liệu nguồn được lưu giữ đúng cách có thể giúp bạn có một chặng đường dài với lưu giữ hồ sơ tốt.
Các tài liệu giấy gốc nên được lưu giữ với sổ cái mà bạn ghi lại giao dịch. Để sao lưu, trong trường hợp hỏa hoạn hoặc một thảm họa khác, mỗi tài liệu nguồn phải được quét vào tệp máy tính chính xác và được lưu trữ trên ổ đĩa flash.
04 - EFT và thanh toán cho doanh nghiệp của bạn
Công nghệ đang thay đổi cách chúng ta vận hành các doanh nghiệp của mình. Thay vì viết kiểm tra giấy cho các giao dịch, chúng tôi thường sử dụng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ hoặc chuyển khoản điện tử (EFT) để thanh toán hóa đơn. Làm cách nào để đảm bảo rằng chúng tôi có các tài liệu nguồn thích hợp cho IRS trong các trường hợp này?
Nếu bạn sử dụng thẻ EFT hoặc thẻ tín dụng / ghi nợ, hãy sử dụng báo cáo tài chính do ngân hàng phát hành làm tài liệu nguồn. Đối với EFT, bản kê khai phải thể hiện như sau: số tiền được chuyển, tên người nhận thanh toán và ngày chuyển khoản đã được tổ chức tài chính đăng lên tài khoản. Đối với thẻ tín dụng / thẻ ghi nợ, bản sao kê phải thể hiện như sau: số tiền được tính, tên người nhận thanh toán, ngày giao dịch.
Bằng chứng thanh toán của riêng mình không nhất thiết có nghĩa là bạn được hưởng khấu trừ thuế. Giữ phiếu tín dụng phiếu và hóa đơn để chứng minh yêu cầu của bạn để khấu trừ.
05 - Tóm tắt hàng ngày và hàng tháng của biên nhận tiền mặt và giải ngân
Biên nhận tiền mặt hàng ngày và hàng tháng của bạn và bảng giải ngân tiền mặt có giá trị trọng lượng của nó bằng vàng. Bất cứ điều gì bạn bỏ lỡ trong sổ kế toán và tạp chí kế toán của bạn, có khả năng bạn có thể tìm thấy nó ở đây. Một lần nữa, bạn sẽ cần tài liệu nguồn. Các khoản thanh toán như chi phí cho điện thoại và dịch vụ internet và chi phí xe tải / xe hơi có thể được chọn tại đây là các khoản khấu trừ thuế có thể.
06 - Chú ý đến Quỹ tiền mặt nhỏ của bạn
Bất kỳ giao dịch nào được thực hiện từ quỹ tiền mặt nhỏ phải được coi là giải ngân bằng tiền mặt với một tài liệu nguồn. Một số có thể được khấu trừ thuế .
07 - Khấu trừ thuế lương nhân viên
Khấu trừ thuế biên chế của nhân viên rất phức tạp. Hướng dẫn thuế thường tập trung vào thuế cá nhân, nhưng bài viết này tóm tắt các tác động về thuế của thuế kinh doanh của nhân viên. Giữ hồ sơ tốt bất thường cho nhân viên của bạn.
08 - Bạn nên giữ hồ sơ thuế bao lâu?
Theo Bộ luật thuế thu nhập nội bộ, bạn phải giữ hồ sơ của bạn miễn là chúng có thể cần thiết để quản lý bất kỳ phần nào của mã số thuế.
Nếu bạn có nhân viên, bạn phải giữ hồ sơ của họ một khoảng thời gian không ít hơn 4 năm. Để được an toàn, hãy giữ hồ sơ của nhân viên một khoảng thời gian không ít hơn 7 năm. Nếu quý vị nợ thuế, hãy giữ hồ sơ của quý vị không ít hơn 3 năm. Nếu bạn sở hữu tài sản, hãy giữ hồ sơ của bạn trên đó cho đến khi hết hạn chế trong năm mà bạn định đoạt tài sản trong một định đoạt chịu thuế. Nếu quý vị không báo cáo thu nhập quý vị nên báo cáo và đó là hơn 25% tổng thu nhập trên tờ khai thuế, hãy giữ hồ sơ của quý vị trong 6 năm.