Dù bằng cách nào, khi điều này xảy ra, bạn phải thực hiện thay đổi đối với giao dịch ban đầu của mình sau khi được ghi lại và bạn có thể thực hiện việc này dễ dàng trong phần mềm kế toán QuickBooks bằng cách tạo một mục nhập nhật ký.
Bạn có thể tạo các mục nhật ký trong QuickBooks để điều chỉnh hoặc sửa các giao dịch và đăng các mục không thể thực hiện theo các cách khác, chẳng hạn như điều chỉnh lợi nhuận hoặc thua lỗ.
Quy trình nhập nhật ký khá đơn giản, nhưng bạn chỉ có thể tạo một mục nhập nhật ký cho một khách hàng hoặc nhà cung cấp tại một thời điểm. Nếu bạn muốn sửa số dư của khách hàng hoặc nhà cung cấp theo cách này, bạn sẽ phải đăng các mục nhập riêng biệt. Tại thời điểm này, QuickBooks đã không phát hành một tùy chọn nhập số lượng lớn, mặc dù QuickBooks 2017 không giới thiệu một số tùy chọn nhập dữ liệu tiết kiệm thời gian.
Mục nhập nhật ký là gì?
Mục nhật ký chung là giao dịch kế toán được nhập hoặc đăng trực tiếp lên sổ cái chung . Một sổ cái chung của công ty hoạt động như một nhóm tài khoản chính được sử dụng để ghi lại các bảng cân đối kế toán và các giao dịch thu nhập.
Ví dụ: có thể bạn đã nhập hóa đơn tiện ích $ 100 hàng tháng vào tài khoản chi phí bảo hiểm của công ty bạn. Bạn có thể đăng mục điều chỉnh tạp chí để giảm hoặc ghi có vào tài khoản chi phí bảo hiểm $ 100 và tăng hoặc ghi nợ tài khoản chi phí tiện ích thêm $ 100 để sửa lỗi của bạn.
Tất cả các tài khoản của bạn sau đó sẽ được theo thứ tự thích hợp, và bạn sẽ không phải thay đổi số tiền nợ của nhà cung cấp của bạn bởi vì phần của giao dịch được ghi lại đúng cách.
Các mục nhập tạp chí cho các hoạt động cuối năm
Kế toán viên hoặc nhân viên kế toán công cộng được chứng nhận của bạn có thể muốn ghi nhật ký để hoàn thành các hoạt động cuối năm, chẳng hạn như đăng điều chỉnh thuế lên sách của bạn, ghi chi phí khấu hao hoặc phân loại lại doanh thu và chi phí.
Chuyên viên kế toán của bạn có thể cung cấp cho bạn thông tin cụ thể nếu bạn muốn tự đăng các bài viết vào cuối năm, cùng với các giải thích tại sao các mục nhập lại cần thiết cho tình huống cụ thể của bạn.
Làm thế nào để làm cho mục nhật ký chung trong QuickBooks
Bạn có thể tạo các mục nhật ký chung trong QuickBooks bằng cách thực hiện theo các hướng dẫn từng bước sau:
- Chuyển đến Công ty > Tạo các mục nhập nhật ký chung từ trình đơn ở đầu màn hình.
- Thay đổi trường Date , nếu cần, trong cửa sổ Make General Journal Entries. QuickBooks sẽ mặc định vào ngày hiện tại vì vậy nếu bạn muốn đăng một mục nhập cho một tháng hoặc năm trước, hãy chắc chắn thay đổi nó để mục nhập của bạn được ghi lại trong khoảng thời gian tài chính thích hợp.
- Nhập một số cho mục nhập nhật ký của bạn trong trường Số mục nhập. QuickBooks sẽ tự động đánh số các mục nhật ký tiếp theo.
- Nhập số tài khoản sổ cái chung trong cột Tài khoản. Bạn cũng có thể chọn tài khoản đầu tiên từ trình đơn thả xuống trong cột Tài khoản.
- Nhập số tiền ghi nợ hoặc tín dụng cho tài khoản bạn đã chọn vào các cột Ghi nợ hoặc Tín dụng. Các khoản ghi nợ và tín dụng phải bằng với mục nhập cân bằng và cho phép QuickBooks đăng mục nhập.
- Nhập một ghi chú mô tả trong Cột Ghi nhớ. Nó sẽ được hiển thị trên các báo cáo bao gồm mục nhật ký này. Bước này là tùy chọn, nhưng nó được khuyến khích để bạn sẽ nhớ sau đó tại sao mục nhập đã được thực hiện.
- Lặp lại các bước từ 4 đến 6 cho đến khi các mục hoàn toàn bù đắp lẫn nhau và giao dịch đạt đến số dư bằng không. Tổng số của bạn trong cột Ghi nợ phải bằng tổng trong cột Tín dụng và mục nhật ký sẽ được cân bằng hợp lý.
- Nhấp vào Lưu & Đóng để lưu mục nhập nhật ký và đóng cửa sổ hoặc nhấp vào Lưu & Mới để lưu mục nhập nhật ký và mở một cửa sổ mới.
Bạn có thể tạo hầu hết các mục nhật ký chung trong QuickBooks bằng cách sử dụng các bước này, nhưng nếu bạn muốn tạo các mục nhật ký ảnh hưởng đến tài khoản của khách hàng cụ thể hoặc tài khoản của nhà cung cấp phải trả, bạn sẽ phải đặt khách hàng hoặc nhà cung cấp trên dòng đầu tiên của mục nhập.