Ngày đến hạn, Cách hoàn thành, Nơi gửi biểu mẫu W-2
Mẫu W-2 là một tuyên bố phải được chuẩn bị bởi người sử dụng lao động mỗi năm cho nhân viên, cho thấy tổng thu nhập của nhân viên, thu nhập An Sinh Xã Hội, thu nhập Medicare và thuế liên bang và tiểu bang được giữ lại từ nhân viên. Mục đích của mẫu đơn này là cung cấp cho nhân viên những thông tin phải có trong mẫu khai thuế thu nhập của họ. Nó cũng cung cấp cho Cơ Quan An Sinh Xã Hội và thông tin IRS để xác minh tờ khai thuế thu nhập của nhân viên.
Khi nào Mẫu W-2 đến hạn?
QUAN TRỌNG QUAN TRỌNG: Bắt đầu với báo cáo thuế hàng năm 2016 và cho tất cả các năm tiếp theo, các mẫu đơn W-2 và W-3 phải được nộp cho Cơ quan Quản lý An sinh Xã hội (SSA) trước ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo. Vì vậy, đối với các khoản thanh toán thuế năm 2017, bạn phải nộp trước ngày 31 tháng 1 năm 2018. Thay đổi đã được thực hiện để giảm gian lận thuế. Thời hạn báo cáo thuế hàng năm 2018 cho các khoản thanh toán thuế năm 2017 cho thấy thời hạn chính xác cho năm hiện tại.
Mẫu W-2 phải được cung cấp cho nhân viên không muộn hơn cuối tháng 1, với thông tin từ năm trước đó. Hạn chót này không thay đổi. Các W-2 phải bao gồm một hình thức chuyển giao W-3 trừ khi bạn nộp đơn trực tuyến với SSA. Thời hạn 31 tháng 1 áp dụng cho cả gửi qua thư và trực tuyến tới SSA. Nộp hồ sơ sau hạn chót có thể dẫn đến việc nộp phạt trễ.
Có, bạn phải nộp W-2 với Cơ quan Quản lý An sinh Xã hội (SSA) vào cùng thời hạn khi bạn cung cấp biểu mẫu cho nhân viên.
Đây là lý do chính đáng để cung cấp cho nhân viên các mẫu đơn của họ vào đầu tháng Giêng, để bạn có thể tìm và sửa chữa các lỗi trước khi đệ trình với SSA.
Các phần của Mẫu W-2
Biểu mẫu W-2 là một dạng nhiều phần:
- Bản sao A gửi đến Cơ quan An sinh Xã hội. Bản sao A thường được in trên biểu mẫu màu đỏ có thể quét bằng laser không gian. Nếu bạn đang nộp một bản sao giấy, bạn chỉ được sử dụng giấy do SSA cung cấp.
- Bản sao 1 dành cho thành phố, tiểu bang hoặc địa phương
- Bản sao B là để nộp hồ sơ khai thuế liên bang của nhân viên
- Bản sao C là cho hồ sơ của nhân viên
- Bản sao 2 là một bản sao khác cho thành phố, tiểu bang hoặc địa phương
- Bản sao D là cho hồ sơ của chủ nhân.
Tôi có thể lấy các mẫu đơn W-2 ở đâu?
Bạn không thể chỉ sao chép biểu mẫu W-2 từ internet. Như đã lưu ý ở trên, Bản sao A của biểu mẫu được in trên giấy đặc biệt. Bạn phải sử dụng các hình thức chính thức. Bạn có thể lấy các mẫu W-2 chính thức từ một cửa hàng sao chép, một số chương trình phần mềm thuế (tìm phiên bản doanh nghiệp nhỏ), hoặc người khai thuế của bạn.
Tôi cần những thông tin gì để điền các mẫu đơn W-2?
Thông tin về doanh nghiệp của bạn
Đối với mỗi W-2, bạn sẽ cần phải bao gồm thông tin về doanh nghiệp của mình:
- Số ID nhà tuyển dụng của bạn
- Tên doanh nghiệp của bạn
- Địa chỉ doanh nghiệp của bạn
- Mã số thuế nhà nước của doanh nghiệp của bạn (hãy kiểm tra với bộ phận doanh thu của tiểu bang của bạn )
Thông tin về nhân viên của bạn
Đối với mỗi nhân viên, bạn sẽ cần thông tin cá nhân cập nhật:
- Số an sinh xã hội hoặc mã số thuế khác
- Tên
- Địa chỉ nhà
Thông tin về thu nhập của nhân viên
Tiếp theo, bạn sẽ cần thông tin về tổng số tiền lương và khấu trừ cho mỗi nhân viên cho năm ngoái:
- Tổng số tiền lương, thu nhập tip và bồi thường khác
- Tổng số tiền lương An Sinh Xã Hội ( tối đa là số tiền An Sinh Xã Hội )
- Tổng số tiền lương của Medicare (giống như tổng tiền lương)
- Mẹo bảo mật xã hội và mẹo được phân bổ
Thông tin về kế hoạch nghỉ hưu
Trong Hộp 12, bạn sẽ cần phải cho biết, đối với mỗi W-2, nếu mỗi nhân viên tham gia vào kế hoạch nghỉ hưu hoặc kế hoạch không đủ tiêu chuẩn với công ty của bạn, nếu nhân viên này là nhân viên theo luật định hoặc nếu người đó nhận được tiền trả của bên thứ ba .
Thông tin về lợi ích đặc biệt
Hộp 13 của W-2 yêu cầu thông tin về các khoản khấu trừ cho các chương trình quyền lợi của nhân viên và các khoản khấu trừ khác phải được báo cáo trên tờ khai thuế thu nhập của nhân viên. Hướng dẫn cho Biểu mẫu W-2 chứa hướng dẫn tham khảo cho mã Hộp 13.
Số kiểm soát (Tùy chọn)
Bạn có thể muốn thêm một số kiểm soát nội bộ trên mỗi Mẫu đơn W-2 nếu bạn đang trả nhiều nhân viên. Bạn có thể tự tạo số hoặc phần mềm chuẩn bị bảng lương của bạn có thể tạo số này.
Tôi có thể tìm thông tin cho W-2 ở đâu?
Thông tin cho mẫu đơn này xuất phát từ sổ đăng ký biên chế của bạn, hiển thị tổng số hàng năm cho mỗi nhân viên cho tiền lương và khấu trừ, cùng với các khoản khấu trừ cho các kế hoạch y tế, tài khoản tiết kiệm sức khỏe và các mặt hàng khác. Bạn cũng sẽ cần một mẫu W-4 hiện tại cho mỗi nhân viên. Mẫu W-4 được nhân viên sử dụng để cung cấp cho bạn địa chỉ và số an sinh xã hội của họ (hoặc số ID của người đóng thuế ).
Làm thế nào để hoàn thành mẫu W-2?
Bài viết này về cách hoàn thành biểu mẫu W-2 sẽ hướng dẫn bạn từng bước một .
Làm thế nào để tôi gửi mẫu W-2? Tôi có thể gửi các biểu mẫu này trực tuyến không?
Quý vị gửi mẫu đơn W-2 đến Sở An Sinh Xã Hội (SSA) vào cuối tháng Hai. Có, bạn có thể gửi các biểu mẫu này trực tuyến cho SSA bằng dịch vụ Business Online của họ. Nếu bạn có từ 250 mẫu W-2 trở lên, bạn phải gửi chúng đến trực tuyến SSA.
Nếu tôi phạm sai lầm trên mẫu W-2 thì sao?
Trước khi bạn gửi các biểu mẫu đó cho nhân viên, hãy kiểm tra các lỗi phổ biến này . Nếu bạn mắc lỗi, bạn có thể dễ dàng sửa biểu mẫu và cung cấp biểu mẫu đã sửa lại cho nhân viên. Nếu sai sót được phát hiện sau khi bạn đã gửi các mẫu đơn cho Sở An sinh Xã hội, đây là quy trình để sửa biểu mẫu . Bạn cũng phải gửi lại biểu mẫu truyền W-3.