Mẫu W-3 là một mẫu chuyển giao được gửi đến Cơ quan An sinh Xã hội (SSA) cho thấy tổng thu nhập, tiền lương An sinh Xã hội, tiền lương Medicare và khấu trừ cho tất cả nhân viên của năm trước. Tiêu đề của biểu mẫu là "Chuyển tiền lương và báo cáo thuế". Để chuẩn bị một mẫu W-3, bạn phải tăng lương cho tất cả nhân viên trong mỗi thể loại, từ tất cả các mẫu W-2 của nhân viên và sử dụng tổng số W-2 để điền vào mẫu W-3.
Mẫu W-2 là tiền lương và tổng số thuế được trao cho nhân viên để họ có thể nộp thông tin này trên tờ khai thuế thu nhập cá nhân của mình.
Khi nào phải nộp mẫu W-3?
Quý vị phải nộp mẫu đơn W-3, cùng với tất cả các mẫu đơn W-2 cho tất cả nhân viên, trước cuối tháng Giêng, sau năm thuế. Vì vậy, ví dụ, nếu bạn đã chuẩn bị W-2 cho nhân viên cho năm 2016, bạn phải gửi tất cả các W-2 cộng với mẫu truyền W-3, trước ngày 31 tháng 1 năm 2017.
Hạn chót ngày 31 tháng 1 là như nhau đối với việc nộp cả hai mẫu đơn và nộp đơn điện tử.
Thời hạn 31 tháng 1 là mới cho năm 2017 . Điều đó có nghĩa là quý vị phải cung cấp mẫu đơn W-2 cho nhân viên trước ngày này và cũng có thể gửi mẫu W-2 và W-3 cho SSA cùng ngày. Bạn nên cung cấp biểu mẫu cho nhân viên vào đầu tháng 1 để có thời gian sửa lỗi trước khi bạn gửi mọi thứ cho SSA.
Làm thế nào để tôi nhận được mẫu đơn W-3?
Bạn không thể chỉ sao chép một mẫu W-3 hoặc in ra khỏi internet, bởi vì biểu mẫu được in bằng mực đỏ đặc biệt.
Bạn phải mua loại W-3 được yêu cầu ở cùng một nơi bạn mua các mẫu đơn W-2, hoặc bạn có thể nhờ người xử lý biên chế hoặc người khai thuế hoàn thành các mẫu đơn này.
Tôi phải điền mẫu đơn W-3 như thế nào?
Dưới đây là các phần của Biểu mẫu W-3, nếu bạn muốn tự mình làm việc. Ngoài ra, hãy xem hướng dẫn cho biểu mẫu này.
Thông tin về nhà tuyển dụng. Phần này (từ a tới h) bao gồm thông tin chung về doanh nghiệp của bạn với tư cách là chủ nhân. Một vài lưu ý:
- Loại người trả tiền. Hầu hết các doanh nghiệp đánh dấu vào ô 941. Biểu mẫu 941 là biểu mẫu báo cáo thuế và tiền lương hàng quý do hầu hết các nhà tuyển dụng hoàn tất. Các lựa chọn khác bao gồm chủ hộ gia đình và những người khác.
- Loại chủ nhân. Hầu hết các doanh nghiệp sẽ chọn hộp "không áp dụng". Các hộp khác dành cho các tổ chức phi lợi nhuận và nhà tuyển dụng chính phủ liên bang.
- Số cơ sở. Phần số cơ sở được cung cấp để người sử dụng lao động có thể xác định các lĩnh vực kinh doanh khác nhau, theo địa điểm, công ty con hoặc bộ phận. Nếu bạn xác định các số cơ sở, bạn phải tách riêng các mẫu W-2 và W-3 cho mỗi cơ sở. Hoặc, bạn có thể kết hợp tất cả các cơ sở và gửi tất cả các mẫu W-2 cùng với một mẫu W-3.
Tiền lương và thông tin thuế. Phần thứ hai, được đánh số từ 1 đến 19, tương ứng với các phần được đánh số trên Biểu mẫu W-2. Trên mẫu W-3 này, bạn phải cung cấp tổng số cho tất cả các W-2 mà bạn đang gửi.
Thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng. Phần cuối cùng của biểu mẫu yêu cầu bạn cung cấp thông tin liên hệ, bao gồm địa chỉ email.
Khi nào và như thế nào tôi nộp mẫu W-3?
Mẫu đơn W-3 được yêu cầu gửi đến SSA không muộn hơn cuối tháng Hai, cùng với Bản sao A của mẫu W-2 W-2 cho mỗi nhân viên.
Tổng số cho mỗi mục trên W-3 phải bằng tổng số cho tất cả các mục này trên tất cả các mẫu W-2 của nhân viên. W-3 cũng bao gồm tổng số tiền lương và khấu trừ của tiểu bang cho tất cả nhân viên.
Bạn phải nộp Mẫu W-3, cùng với mẫu đơn W-2 cho tất cả nhân viên, vào ngày làm việc cuối cùng của tháng Hai. Xem bài viết này về thời hạn nộp thuế biên chế để biết thông tin cụ thể về ngày nộp đơn cho năm nay.
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế W-2 và W-3 năm 2016 là ngày 31 tháng 1 năm 2017,
Nếu bạn nộp mẫu đơn W-2 bằng điện tử
Nếu bạn quyết định nộp mẫu đơn W-2 của nhân viên điện tử cho Sở An sinh Xã hội, bạn không cần phải biên dịch tất cả thông tin W-2 và gửi mẫu W-3.
IRS gợi ý rằng bạn cung cấp các mẫu W-2 bằng điện tử cho Cơ quan An sinh Xã hội. SSA có hai lựa chọn để nộp đơn điện tử, thông qua phần Dịch vụ Kinh doanh trực tuyến:
• W-2 trực tuyến. Bạn có thể sử dụng biểu mẫu W-3 điền để gửi tối đa 50 biểu mẫu W-2 cùng một lúc.
• Tải lên tệp. Bạn có thể sử dụng phần mềm thuế biên chế cụ thể để định dạng tệp thành thông số kỹ thuật SSA để gửi biểu mẫu W-2 bằng điện tử (EFW2).
Tìm thêm chi tiết về việc nộp đơn điện tử các mẫu đơn W-2 từ An Sinh Xã Hội.
Nếu tôi phạm sai lầm trên W-3 thì sao?
Nếu bạn gặp lỗi trên W-3, do tính toán hoặc nếu một hoặc nhiều W-2 không chính xác, bạn sẽ cần phải nộp mẫu W-2c và W-3c với Cơ quan Quản lý An sinh Xã hội. Đọc thêm về cách sửa lỗi trong các biểu mẫu W-2 và W-3.