Năm nào W-2 cho mục đích thuế?
Câu hỏi: Tiền lương cuối năm có phải chịu thuế trong năm làm việc hay năm lương không?
Quy tắc là: Tiền lương được coi là thu nhập chịu thuế trong năm, tiền lương được ấn định (ngày) , ngay cả khi công việc được thực hiện và tiền lương kiếm được trong một năm khác (nhưng đọc ngoại lệ bên dưới).
Ví dụ:
Bạn trả lương cho nhân viên vào ngày 2 tháng 1 năm 2018, cho công việc được thực hiện trong tuần cuối cùng của tháng 12 năm 2017.
Tổng lương phải chịu thuế trong năm 2018, không phải năm 2017. Nếu bạn trả lương cho nhân viên vào ngày cuối cùng của tháng 12 cho công việc này, ngày thanh toán của ngày 31 tháng 12 năm 2017, có nghĩa là tiền trả là thu nhập chịu thuế trong năm 2017.
Tại sao Năm lương của nhân viên lại quan trọng?
Năm tiền lương bị đánh thuế ảnh hưởng đến thu nhập chịu thuế của nhân viên. Ví dụ, nếu một nhân viên có tiền thưởng lớn cuối năm , nó có thể ảnh hưởng đến thuế suất của nhân viên. Trong một số năm, có một khoảng thời gian trả thêm, có thể khiến nhân viên nhận được những gì dường như là một tiền lương "thêm". Thông báo cho nhân viên về sự khác biệt trước khi được trả tiền cho nhân viên thời gian để thay đổi mẫu đơn W-4 của người đó để cộng thêm tiền khấu trừ vào tiền lương đó.
Vấn đề xuất hiện khi thời gian thanh toán không kết thúc vào ngày cuối cùng của năm. Nếu thời hạn trả tiền kết thúc trước cuối năm, có vài ngày trong năm đầu tiên sẽ được thanh toán trong năm tiếp theo.
Nếu thời gian trả lương kết thúc sau cuối năm, sẽ có thêm một vài ngày nữa trong năm tới.
Ngoại lệ: Biên nhận xây dựng
Nếu bạn thực hiện kiểm tra tiền lương cho nhân viên trước cuối năm - thông qua khoản tiền gửi trực tiếp, ví dụ - khoản thanh toán phải được coi là đã nhận (và chịu thuế) trong năm đó, ngay cả khi séc tiền gửi trực tiếp được ghi ngày trong năm sau.
IRS cho biết nhân viên phải có quyền truy cập vào tiền lương "mà không có giới hạn hoặc hạn chế đáng kể." Điều này được gọi là " biên lai xây dựng ". Biên nhận xây dựng là một thuật ngữ kế toán đề cập đến khi thu nhập được coi là sở hữu của ai đó và khi nào nó có sẵn để chi tiêu. Đó là, khi nào người đó có quyền kiểm soát tiền?
Kiểm tra sau ngày và Biên nhận xây dựng
Nói chung, khi một người nhận được một khoản thanh toán qua đường bưu điện, nó có thể được coi là người đó đã nhận tiền xây dựng. Nhưng điều đó không phải lúc nào cũng đúng. Séc có thể được đăng sau ngày. Kiểm tra sau ngày là séc kiểm tra có ngày trong tương lai. Nếu bạn nhận được séc vào năm 2017 là ngày 2018, bạn không thể thanh toán cho đến năm tiếp theo. Chỉ vì bạn có séc trong tay của bạn, bởi vì nó có ngày trong năm tới - và không phải trả tiền cho đến khi đó - séc sẽ được bao gồm trong các loại thuế của năm tiếp theo.
Quy tắc này ảnh hưởng như thế nào đến các biểu mẫu W-2 của nhân viên?
Mẫu đơn W-2 là các mẫu đơn mà bạn cung cấp cho nhân viên vào tháng Giêng để cung cấp thông tin về số tiền lương của họ và số tiền khấu trừ cho thuế thu nhập liên bang và thuế FICA (an sinh xã hội và Medicare).
Tiền lương cuối cùng vào tháng 12 được tính vào thu nhập W-2 của năm đó.
Tiền lương đầu tiên trong tháng 1 được tính vào thu nhập W-2 của năm mới.
Sau khi bạn chuẩn bị các Mẫu đơn W-2 , họ phải được phân phát cho nhân viên và nộp cho Cơ quan An sinh Xã hội. Đây là những ngày cần nhớ: Các mẫu W-2 phải được trao cho nhân viên vào cuối tháng Giêng, cho tiền lương của năm trước. Bạn cũng phải nộp mẫu đơn W-2 với Cơ quan Quản lý An sinh Xã hội trước ngày 31 tháng 1 (không phải ngày 28 tháng 2, như các năm trước. Ngày nộp đơn W-2 mới này bắt đầu vào năm 2017, cho thuế năm 2016.) Nếu bạn đang sử dụng phần mềm kế toán biên chế , phần mềm nên xử lý vấn đề thuế cho nhân viên W-2.
Phần mềm biên chế xử lý vấn đề này như thế nào?
Phần mềm Patriot nói: "Người dùng [đó là bạn, doanh nghiệp] sẽ chọn ngày thanh toán bao gồm ngày, tháng và năm. Nhưng để rõ ràng, thường là ngày gửi tiền của séc cũng là" ngày thanh toán ". là một sự chậm trễ vì một lý do nào đó trong việc gửi tiền, nhân viên W2 vẫn sẽ phản ánh ngày thanh toán trong bảng lương. "
Làm cách nào để xử lý vấn đề này?
Một số gợi ý:
1. Đừng đi trước chính mình và đừng cố gắng nghĩ quá nhiều về điều này. Phát tiền lương khi chúng được phân phối thông thường. Nếu bạn đang cố gắng tự tính thuế biên chế, bạn nên cân nhắc việc nhận phần mềm tính lương.
2. Thông báo cho nhân viên. Hãy cho nhân viên biết năm thuế cuối cùng của họ sẽ được thanh toán vào đâu. Nó luôn luôn tốt hơn để cảnh báo nhân viên hơn là họ tìm ra sau này và buồn bã.
3. Bạn có thể nhận trợ giúp từ CPA hoặc chuyên gia thuế khác. Nếu bạn đang bối rối thực sự, bạn có thể muốn xem xét nhận được một dịch vụ biên chế để giúp với các loại vấn đề.