Bạn có thể bắt đầu một doanh nghiệp, đã thuê nhân viên đầu tiên của bạn, hoặc bạn đang xem xét việc có nhân viên và tự hỏi liệu bạn có nên xử lý biên chế cho mình hay nhận dịch vụ xử lý biên chế hay không.
Khi bạn cân nhắc các tùy chọn cho xử lý biên chế và xử lý các khoản thuế biên chế, bạn có thể thấy hữu ích khi xem xét các nhiệm vụ liên quan đến việc xử lý biên chế của nhân viên và trong việc thanh toán và báo cáo thuế biên chế.
Đối với thảo luận này, giả định rằng tất cả nhân viên của bạn là nhà thầu thường xuyên và không độc lập.
Đầu tiên, một số quyết định biên chế để thực hiện
Bạn có thể muốn sử dụng bài viết này về việc chọn các tùy chọn để xử lý biên chế và thuế biên chế, để giúp bạn đưa ra quyết định của mình.
Trước khi bạn bắt đầu xử lý biên chế
Khi bạn thuê nhân viên, có giấy tờ bạn và họ phải hoàn thành. Mỗi nhân viên mới phải có mẫu đơn cho thuê mới được ký tên và được đặt trong một tập tin cụ thể. Để giúp bạn thiết lập bảng lương, đây là danh sách kiểm tra các nhiệm vụ phải được hoàn thành và các quyết định phải được đưa ra về cách bạn sẽ trả lương cho nhân viên.
Chế biến biên chế
Biên chế được xử lý vào cuối mỗi kỳ lương (hàng tuần, hai tuần một lần, nửa tháng một lần hoặc hàng tháng).
Nhiệm vụ đầu tiên của bạn là chuẩn bị tiền lương cho mỗi nhân viên. Để làm điều này, bạn phải:
- Tính tổng số tiền lương cho nhân viên, dựa trên việc người này được trả lương hay theo giờ.
- Hãy khấu trừ thuế thu nhập liên bang (khấu trừ) , An Sinh Xã Hội và các khoản khấu trừ Medicare, khấu trừ tiểu bang và các khoản khấu trừ khác đã được nhân viên đồng ý.
Sau khi bạn chuẩn bị tiền lương
Sau khi bạn đã thực hiện các tính toán tiền lương và chuẩn bị tiền lương cho mỗi nhân viên, bạn có một số nhiệm vụ khác cần hoàn thành trước khi quá trình thanh toán cho giai đoạn thanh toán đó hoàn tất.
1. Bạn phải tính toán số tiền bạn sẽ nợ cho cả người sử dụng lao động và phần nhân viên của thuế FICA (An Sinh Xã Hội và Medicare) và dành một khoản tiền bằng cả phần nhân viên và chủ nhân của các loại thuế này, để được trả sau, thông qua biên chế tiền gửi thuế.
2. Bạn phải t otal tất cả các withholdin g cho tất cả nhân viên và dành toàn bộ số tiền này để được thanh toán sau, thông qua tiền gửi thuế lương.
Làm tiền đặt cọc tiền lương
Tùy thuộc vào quy mô biên chế của bạn, bạn phải thực hiện các khoản tiền gửi thuế biên chế cho IRS theo định kỳ nửa tuần hoặc hàng tháng cho:
- số tiền bạn khấu trừ từ nhân viên trả thuế thu nhập liên bang và tiểu bang
- số tiền bạn khấu trừ từ tiền lương của nhân viên cho An Sinh Xã Hội và Medicare
- số tiền bạn nợ là chủ nhân cho An Sinh Xã Hội và Medicare.
Bạn có thể thực hiện các khoản thanh toán tiền gửi thuế biên chế của bạn trên Mẫu 8109 hoặc sử dụng hệ thống nộp đơn điện tử IRS (EFTPS) .
Tiền nộp thuế khác
Ngoài các khoản khấu trừ liên bang và các khoản thanh toán khấu trừ An Sinh Xã Hội / Medicare, quý vị phải:
- Thực hiện thanh toán cho thuế thất nghiệp liên bang một cách thường xuyên.
- Làm cho tiền gửi thuế tiền lương cho tiểu bang của bạn, và có thể địa phương của bạn ngoài tiền gửi thuế biên chế liên bang.
Báo cáo thuế biên chế
Các doanh nghiệp cũng phải nộp báo cáo thuế biên chế một cách thường xuyên.
Bạn phải:
- Gửi báo cáo hàng quý cho IRS trên Mẫu 94 1 cho biết số tiền trách nhiệm thuế biên chế của bạn và số tiền bạn đã thanh toán cho khoản nợ này trong quý trước.
- Nộp một bản báo cáo thuế thất nghiệp hàng năm trên Mẫu đơn 944 cho IRS cho biết số tiền thuế thất nghiệp của bạn và số tiền bạn đã trả cho khoản nợ này.
- Nộp các báo cáo về tình trạng thất nghiệp và báo cáo bồi thường của nhà nước khác.
Giữ nhiệm vụ biên chế thẳng
Để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ khoản thanh toán thuế hoặc bảng lương nào, hãy thiết lập lịch thuế biên chế.