Trước khi bạn bắt đầu viết sổ tay của mình, một lưu ý cần lưu ý:
Hãy chắc chắn để có một luật sư là một chuyên gia trong lĩnh vực luật lao động xem xét sổ tay của bạn để chắc chắn rằng không có gì trong đó có thể gây ra vấn đề cho bạn. Thanh toán một luật sư để cung cấp đánh giá này có thể giúp bạn tiết kiệm từ bao gồm một cái gì đó có thể bị hiểu lầm bởi một độc giả.
Giới thiệu về Sổ tay nhân viên của bạn không chỉ là một vài từ về công ty của bạn.
Nó cho phép nhân viên của bạn hiểu tầm quan trọng của cuốn sổ tay và bao gồm một khu vực để nhân viên ký xác nhận họ đã đọc cuốn sổ tay. Dưới đây là thông tin thêm về phần Giới thiệu bao gồm:
- Lịch sử doanh nghiệp của bạn
Tóm lại, mô tả doanh nghiệp của bạn, bao gồm cả cách nó bắt đầu và các sự kiện quan trọng trong lịch sử của nó. - Tuyên bố của bạn về mục đích hoặc tuyên bố nhiệm vụ.
Nếu bạn đã tạo một tuyên bố về tầm nhìn hoặc sứ mệnh cho doanh nghiệp của mình, hãy thảo luận tại đây. Nói rõ tầm nhìn của bạn sẽ giúp nhân viên nhìn thấy những gì bạn tin tưởng và khiến họ hào hứng khi làm việc cho công ty của bạn. - Thư chào mừng
Bao gồm thư chào mừng, nói chuyện trực tiếp với nhân viên và cho họ biết tầm quan trọng của bạn đối với tổ chức. - Tuyên bố "Đây không phải là một hợp đồng"
Trong thư chào mừng của bạn hoặc một tuyên bố riêng, cung cấp một tuyên bố để cho nhân viên biết rằng họ không được bảo đảm:"Sổ tay này không cấu thành một hợp đồng lao động, cũng không cung cấp bất kỳ sự bảo đảm nào về việc làm."
- Trang Chữ ký
Bao gồm một tuyên bố rằng tất cả nhân viên mới phải ký tên vào sổ tay để cho thấy rằng họ đã đọc tài liệu và hiểu nó.
Phần giới thiệu là một phần quan trọng trong sổ tay nhân viên của bạn. Hãy chắc chắn luật sư của bạn xem xét phần này nói riêng.
Tạo sổ tay nhân viên
Phần chính đầu tiên trong sổ tay nhân viên của bạn có chứa các chính sách của nhân viên.
Các chính sách này cung cấp thông tin cho nhân viên về sự mong đợi của bạn đối với họ.
Lợi ích nhân viên
Phần cuối của Sổ tay Nhân viên của bạn mô tả các lợi ích và thời gian bạn cung cấp cho nhân viên:
- Tham dự đúng giờ
Bao gồm một phần nói rằng nhân viên dự kiến sẽ làm việc mỗi ngày và đúng giờ. Xác định sự vắng mặt "quá mức" và "thường xuyên" theo độ trễ. - Giờ ăn trưa, ăn trưa, phòng nhân viên
Nhân viên có thể nghỉ giải lao bất cứ lúc nào hoặc có thời gian nghỉ cụ thể không? Ăn trưa thì sao? Mô tả các giao thức để sử dụng phòng nhân viên. - Phần mềm và tài liệu máy tính
Làm cho nhân viên biết về luật bản quyền liên quan đến tài liệu. Tài liệu nào có thể không được sao chép? Bản sao nào có thể được làm bằng phần mềm? Giấy phép phần mềm ở đâu và họ nói gì? - Bảo mật; những món quà
Các chính sách của nhà nước liên quan đến các vấn đề kinh doanh và thủ tục độc quyền. Nhân viên không nên nhận quà từ khách hàng ngoại trừ những thẻ rất nhỏ. - Kỷ luật / chấm dứt
Mô tả thủ tục kỷ luật, bao gồm cảnh báo, viết và nói. Bao gồm quy trình khiếu nại, ngay cả đối với văn phòng nhỏ, vì vậy nhân viên cảm thấy họ có "nơi nào đó để đi". Mô tả các trường hợp mà việc làm có thể bị chấm dứt. Bao nhiêu thông báo được đưa ra? Làm thế nào là tích lũy kỳ nghỉ trả tiền?
- Thuốc và sử dụng rượu; chính sách hút thuốc lá
Nhà nước sử dụng ma túy hoặc rượu trên cơ sở của công ty là nguyên nhân cho việc sa thải ngay lập tức. Bạn có cho phép hút thuốc trên cơ sở của công ty không? - Tuyên bố EEOC
Bạn không phân biệt đối xử với bất kỳ ai vì bất kỳ lý do gì; bạn cũng có thể thảo luận về chỗ ở cho các quan sát tôn giáo và chính sách liên quan đến người nộp đơn và nhân viên khuyết tật. - Trả bằng nhau
Bạn đánh giá nhân viên của bạn trả tiền tùy thuộc vào mức độ của vị trí và hiệu suất, không phải trên các yếu tố bên ngoài như tình dục. - Đánh giá
Cho nhân viên biết cách thức và thời điểm bạn tiến hành đánh giá hiệu suất. - Tình trạng nhân viên (toàn thời gian so với bán thời gian; tập sự).
Mô tả giờ hàng tuần cần thiết cho việc làm toàn thời gian (32? 35? 40?). Nhân viên toàn thời gian có quyền lợi (chẳng hạn như bảo hiểm y tế) mà bán thời gian không? Các nhân viên bán thời gian có nhận được kỳ nghỉ có lương không?
- Quấy rối
Nhà nước rằng công ty của bạn không chịu đựng được, giữa nhân viên hoặc khách hàng liên quan. Thảo luận về cách xử lý các khiếu nại quấy rối. - Chính sách tuyển dụng
Mô tả cách bạn quảng cáo một vị trí, nội bộ và bên ngoài và quá trình phỏng vấn của bạn. - Văn phòng ăn mặc mã
Bạn có thể muốn bao gồm một tuyên bố chung về tuân thủ các chính sách ăn mặc, bao gồm cả tóc, trang điểm, đồ trang sức. Nếu nhân viên được yêu cầu phải mặc đồng phục cụ thể, những người trả tiền cho những? Ai trả tiền để làm sạch? Ngôn ngữ xấu hoặc lạm dụng có thể là "chỉ gây ra" cho việc chấm dứt. - Định hướng / đào tạo nhân viên mới
Mô tả chương trình đào tạo và định hướng thực tế của công ty bạn. Thời gian định hướng có được trả không? - Thời gian trả tiền / bảng thời gian / tiền lương / giờ làm thêm
Tần suất mà nhân viên được trả? (Mỗi hai tuần hoặc hai lần một tháng là điển hình.) Nhấn mạnh rằng các tờ thời gian / thẻ thời gian phải được duy trì bởi tất cả nhân viên; khi nào chúng phải được chuyển vào? Nhà nước mà tiền lương bao gồm thông tin về khấu trừ, thông tin hàng năm. Nhà nước khi nhân viên đủ điều kiện làm thêm giờ. - Bãi đậu xe cho nhân viên
Mô tả bãi đậu xe của bạn và bất kỳ hạn chế nào về việc sử dụng nó. Nhân viên có cần thẻ đậu xe để vào rất nhiều không? Các lô được giám sát như thế nào? - Cuộc gọi và khách truy cập cá nhân
Mô tả chính sách của bạn về khách truy cập và cuộc gọi điện thoại cá nhân. - Thời gian tập sự
Bạn nên đưa vào một khoảng thời gian, thường không quá 90 ngày, trong đó nhân viên mới được đánh giá và việc làm là "tạm thời" hoặc "theo ý muốn". Bạn có thể điều chỉnh thanh toán sau thời gian thử việc này, để khuyến khích một nhân viên mới. Thông thường, các nhân viên tập sự không nhận được trợ cấp, nhưng bạn sẽ trả lương cho các nhân viên tập sự cho các ngày nghỉ có lương nằm trong thời gian tập sự? Các nhân viên tập sự có bắt đầu tích lũy thời gian để tính toán tiền lương trong thời gian này không? - Từ chức
Yêu cầu một nhân viên muốn từ chức cung cấp cho bạn thông báo ít nhất hai tuần. - Ngày thời tiết
Mô tả cách thức và thời điểm bạn sẽ thông báo cho nhân viên nếu doanh nghiệp đóng cửa vì thời tiết xấu. Bao gồm tuyên bố về cách bạn sẽ xử lý thời gian của nhân viên cho thời tiết khi doanh nghiệp vẫn mở. - Thời gian chờ đợi
Phải nhân viên chờ một thời gian nhất định để nhận trợ cấp? Các nhân viên tập sự có thể bắt đầu tích luỹ (tích luỹ) lợi ích không? - Thời gian trả tiền (nghỉ, ngày cá nhân, thời gian ốm)
Phần này được xử lý theo nhiều cách khác nhau. Không có luật liên bang yêu cầu bạn phải trả một nhân viên cho thời gian nghỉ, bao gồm cả các kỳ nghỉ, ngày lễ, thời gian cá nhân, hoặc thời gian ốm, mặc dù "thời gian nghỉ" cao trong danh sách kỳ vọng của nhân viên. Nhân viên có tùy chọn lấy thời gian nghỉ mà không phải trả tiền. Bất kỳ thời gian trả tiền nào cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và dịch vụ khách hàng của bạn. Một cách để xử lý vấn đề này là cung cấp một lợi ích “thời gian trả tiền” tổng thể tích luỹ theo thời gian tối đa là “x” giờ. Thời gian trả tiền có thể được sử dụng cho bất kỳ mục đích nào. Thủ tục này thưởng cho những nhân viên làm việc mỗi ngày, mang đến cho họ cơ hội để có những ngày nghỉ riêng hoặc thỉnh thoảng. Yêu cầu nhân viên lên lịch trước cho PTO, ngoại trừ bệnh tật. Khi bạn đã hoàn thành phần này, bạn gần như đã sẵn sàng để hiển thị nó cho nhân viên. Nhưng trước khi bạn làm điều đó, mang nó đến luật sư của bạn hoặc một luật sư là một chuyên gia về luật lao động để xem xét.
- Vacations.
Mô tả điều kiện nghỉ hè; bao lâu một nhân viên phải làm việc để được hưởng một kỳ nghỉ? Độ dài được xác định như thế nào? Các kỳ nghỉ được trả như thế nào? Điều gì sẽ xảy ra nếu ai đó rời đi; anh ta / cô ấy có được trả tiền cho thời gian nghỉ không sử dụng không? Hầu hết các nhà tuyển dụng không cho phép nhân viên nhận lương thay vì đi nghỉ, vì nhiều lý do. Đừng cho phép một nhân viên mang theo kỳ nghỉ sang năm sau; mọi người nên đi nghỉ mỗi năm. Khi nào nhân viên phải thông báo kế hoạch nghỉ của họ? Ai được ưu tiên trong lịch trình? - Ngay Lê.
Không luật liên bang nào yêu cầu trả tiền nghỉ lễ; nếu văn phòng đóng cửa, bạn không cần phải trả tiền cho thời gian này. Bạn đã cung cấp những ngày lễ được thanh toán nào? Liệt kê các ngày lễ cụ thể cho mỗi năm. Bạn có thể quyết định thay đổi ngày lễ từ năm này sang năm khác, nhưng thông thường, bạn sẽ cần duy trì cùng một số. Nhân viên phải làm việc ngày trước và ngày sau ngày nghỉ để nhận tiền nghỉ lễ? Bạn không cần phải trả tiền cho nhân viên bán thời gian cho các ngày lễ, ngay cả khi nhân viên toàn thời gian nhận được chúng. Nếu bạn quyết định đóng cửa văn phòng vào một ngày cụ thể và không trả lương cho nhân viên, bạn nên thông báo trước cho họ. - Thời gian ốm / Ngày cá nhân
Hầu hết các văn phòng nhỏ tìm thấy nó là một gánh nặng lớn để trả lương cho nhân viên để có thêm thời gian nghỉ, cả về nhân sự và chi phí tài chính. Bạn có thể muốn cung cấp cho nhân viên một số lượng hạn chế các ngày cá nhân / ốm đau trả tiền mỗi năm, biết rằng họ có thể sẽ lấy chúng, cho dù họ có cần hay không. Bạn có thể muốn chỉ định những ngày này gọi chung là "cá nhân" ngày, kể cả ngày bị bệnh; không làm cho mọi người nói dối về việc bị bệnh để có được một ngày nghỉ. Không cho phép nhân viên mang theo những ngày này sang một năm khác; sử dụng chúng hoặc mất chúng. Nhân viên có thể mất ½ ngày hoặc một số giờ nhất định, thay vì cả ngày không? Nhân viên bán thời gian thường không đủ điều kiện cho thời gian bị bệnh. Mô tả quy trình yêu cầu ngày cá nhân / bệnh. - Nghĩa vụ pháp lý
Bạn được yêu cầu cung cấp cho nhân viên thời gian nghỉ nếu một nhân viên nhận được giấy triệu tập cho nhiệm vụ bồi thẩm đoàn. Làm thế nào bạn sẽ xử lý này? Bạn sẽ trả tiền trong thời gian này? Bạn sẽ yêu cầu họ chuyển nhiệm vụ bồi thẩm đoàn của họ hoặc họ có thể giữ nó không? Khi nào thì họ phải báo cáo lại để làm việc (“khi tòa án không ở trong phiên họp” là phổ biến)? Hãy chắc chắn bạn xem xét kịch bản "trường hợp xấu nhất" trong phần này. - Lá vắng mặt
Mặc dù bạn không phải cung cấp nghỉ phép không lương, bạn có thể muốn xem xét quy định này, đặc biệt là đối với nhân viên có giá trị. Thời gian tối đa mà một người nào đó có thể nghỉ phép không lương và vẫn được đảm bảo về vị trí khi họ trở lại làm việc là gì? Nếu bạn cung cấp bảo hiểm, người đó có thể tiếp tục bảo hiểm này nếu họ trả phí bảo hiểm không? Điều gì sẽ xảy ra khi nhân viên trở lại; anh / cô ấy có nhận được vị trí cũ không? - Nghỉ phép quân sự
Đạo luật Quyền làm việc và quyền làm việc được thống nhất năm 1994 yêu cầu người sử dụng lao động nỗ lực hợp lý để đào tạo lại hoặc nâng cao kỹ năng của nhân viên trở lại nhiệm vụ quân sự. Điều gì về nhân viên đi trại hè hoặc các nghĩa vụ quân sự ngắn hạn khác? Làm thế nào sẽ trở lại của họ được xử lý?
Khi bạn đã hoàn thành phần này, bạn gần như đã sẵn sàng để hiển thị nó cho nhân viên. Nhưng trước khi bạn làm điều đó, mang nó đến luật sư của bạn hoặc một luật sư là một chuyên gia về luật lao động để xem xét.
Disclaimer: Tôi không phải là luật sư và tôi không cung cấp tư vấn pháp lý. Bài viết này đang được cung cấp thông tin và không nên dựa vào. Tham khảo ý kiến luật sư của tài liệu này và tất cả các tài liệu thuộc loại này.