Một bức thư yêu cầu là một chút giống như thử giọng cho một phần trong vở kịch. Tại sao lại dành cả thời gian của bạn và của nhà tài trợ nếu hóa ra bạn không phù hợp? Ngay cả khi bạn đã hoàn thành một công việc tuyệt vời để nghiên cứu những nền tảng mà bạn nên tiếp cận để tài trợ , thật khó để chắc chắn rằng tổ chức của bạn và nền tảng đó là phù hợp.
Thư đề xuất có thể là một thử nghiệm khác cho dù bạn và nhà tài trợ có phù hợp hay không.
Từ quan điểm của nền tảng, Sẽ nhanh hơn để làm cho việc cắt giảm ý tưởng tài trợ đầu tiên có thể bằng một lá thư hai đến ba trang chứ không phải là một gói đề xuất đầy đủ. Khi nền tảng quyết định rằng dự án của bạn có thể phù hợp với mục tiêu và các ưu tiên tài trợ, dự án có thể yêu cầu bạn gửi một đề xuất đầy đủ.
Thư yêu cầu cũng có thể dễ dàng hơn cho tổ chức phi lợi nhuận. Nhưng, cũng giống như đối với một buổi thử giọng, bạn không được nhận một LỢI vì đã được cấp hoặc chỉ cần loại bỏ một thứ gì đó nhanh chóng. Một LOI có thể là cơ hội tốt nhất của bạn để tạo ấn tượng tốt đầu tiên.
Bạn nên đưa gì vào một LOI?
Thư đề xuất rất giống với một đề xuất, ngoại trừ việc nó ngắn gọn ... một đề xuất nhỏ. Thư đề xuất hoặc LOI chỉ là một trong nhiều loại đề xuất mà nhà văn tài trợ sử dụng.
Bạn có thể rút ra các yếu tố của LOI từ một đề xuất tài trợ mà bạn đã viết, ngay cả một phần có thể đã được tài trợ một phần.
Hoặc bạn có thể sử dụng thông tin bạn đang trong quá trình kết hợp với một đề xuất tiềm năng.
Gửi một LỢI trước khi bạn hoàn thành một đề xuất là một cách để nhận được phản hồi có giá trị mà bạn có thể sử dụng để sửa đổi các ý tưởng đề xuất của mình.
Các yếu tố của một bức thư yêu cầu
Giới thiệu
Phần giới thiệu phải là bản tóm tắt ngắn gọn về điều hành .
Nó bao gồm tên tổ chức của bạn, số tiền được yêu cầu và mô tả dự án. Bạn sẽ muốn giải thích cách dự án phù hợp với các hướng dẫn của quỹ và các quyền lợi tài trợ.
Mô tả tổ chức
Hãy súc tích và tập trung vào khả năng tổ chức của bạn để đáp ứng nhu cầu bạn đã nói. Cung cấp lịch sử ngắn gọn về tổ chức phi lợi nhuận của bạn và cung cấp tổng quan về các chương trình của bạn. Hãy chắc chắn kết nối trực tiếp những gì bạn hiện đang làm và những gì bạn muốn thực hiện với tài trợ được yêu cầu.
Tuyên bố về nhu cầu
Giải thích nhu cầu có thể được đáp ứng bởi dự án của bạn . Mô tả dân số mục tiêu và khu vực địa lý. Cung cấp một số sự kiện thống kê quan trọng và một vài ví dụ.
Phương pháp luận
Bạn sẽ giải quyết nhu cầu như thế nào? Mô tả dự án ngắn gọn và bao gồm các hoạt động chính, tên và chức danh của các nhân viên dự án trọng điểm và các mục tiêu của dự án của bạn.
Nguồn tiền khác
Nếu bạn đang tiếp cận các cơ quan hoặc tổ chức phi lợi nhuận khác để hỗ trợ dự án này , hãy đề cập đến họ trong một đoạn văn ngắn. Bao gồm bất kỳ khoản tài trợ nào bạn đã nhận được và giải thích cách bạn mong muốn hỗ trợ dự án sau giai đoạn khởi động.
Tóm lược
Phục hồi ý định dự án của bạn, mời thêm câu hỏi và cảm ơn nhà tài trợ về thời gian và cân nhắc của họ.
Bao gồm mọi tệp đính kèm được yêu cầu trong nguyên tắc của nhà tài trợ.
Ngân sách có thể hoặc không bắt buộc đối với thư yêu cầu của bạn. Kiểm tra hướng dẫn của nhà tài trợ. Một số nguyên tắc là chính xác và điều quan trọng là phải tuân theo chính xác.
Nhưng, cũng có, Mimi Carlson, tác giả của tài trợ Winning: Từng bước , cho thấy rằng bạn xem xét LỢI của bạn với những câu hỏi này trong tâm trí:
- Tôi có nêu tên của dự án và số tiền tôi đang tìm kiếm trong đoạn đầu tiên không?
- Đoạn thứ hai của tôi có xây dựng đầy đủ về dự án và bất kỳ dự án liên quan nào không?
- Tôi có bao gồm tuyên bố sứ mệnh của chúng tôi không?
- Tôi đã đặt ra nhu cầu cho dự án?
- Tôi có rõ ràng về các kết quả mà dự án sẽ đạt được không?
- Việc thực hiện dự án có rõ ràng không?
- Tôi đã thực hiện một trường hợp cho một sự phù hợp tốt giữa dự án này và ưu tiên của nền tảng?
- Tôi có bao gồm thông tin về bất kỳ khoản tiền nào đã cam kết không?
- Tôi có bao gồm chi tiết liên lạc cho một người cụ thể có thể trả lời câu hỏi không?
Xem xét các yếu tố của đề xuất đầy đủ trước khi thử thư yêu cầu. Bạn có thể xem các mẫu thư yêu cầu bổ sung trong cuốn sách tuyệt vời của Trung tâm Foundation, Hướng dẫn giành chiến thắng của Trung tâm Quỹ .
Một mẫu LỢI
John Hunter
Cán bộ chương trình
Anywhere Community Foundation
625 Smith St.
Thành phố bất kỳ, XN 28905
Thưa ông Hunter:
Cảm ơn bạn đã đọc bức thư yêu cầu này đến Quỹ Cộng đồng Anywhere của bạn. Chúng tôi hy vọng để xác định sự quan tâm của bạn trong việc nhận được một đề xuất đầy đủ cho Chương trình thí điểm Outreach Pilot của Trung tâm Phụ nữ của Trung tâm Thành phố của chúng tôi. Chúng tôi trân trọng yêu cầu bạn xem xét khoản trợ cấp 35.000 đô la.
Dự án này là tiếp cận đầu tiên của chúng tôi cho phụ nữ cao cấp trong nhà của họ. Chúng tôi đang tìm kiếm ngày càng nhiều phụ nữ cao cấp ở trong nhà của họ khi họ không thể ra ngoài để thăm các cơ sở như Trung tâm Cao cấp của chúng tôi.
Chúng tôi dự định cung cấp các cơ hội xã hội hóa, thông tin sức khỏe và chăm sóc sức khỏe và các dịch vụ xã hội khi cần thiết cho những phụ nữ bị cô lập khỏi cộng đồng.
Chương trình thí điểm của chúng tôi phù hợp với các lĩnh vực quan tâm của Quỹ: các dịch vụ chăm sóc sức khỏe cho người cao niên; gia tăng tiếp cận với người cao tuổi gắn bó với gia đình; và giúp các nhà cung cấp dịch vụ cao tuổi đạt được phạm vi tiếp cận lớn hơn trong cộng đồng.
Bất kỳ Trung tâm Cao cấp Thành phố nào, được thành lập vào năm 1985, là trung tâm cao cấp lớn nhất trong quận của chúng tôi, phục vụ hơn 400 người cao niên mỗi ngày tại cơ sở được tu bổ gần đây của chúng tôi.
Nhiệm vụ của chúng tôi là giúp người cao niên cải thiện và duy trì lối sống lành mạnh, độc lập thông qua cải thiện chất lượng cuộc sống của họ.
Tỷ lệ hài lòng của chúng tôi trong số những người lớn tuổi mà chúng tôi phục vụ là rất cao 95%, theo khảo sát mới nhất của chúng tôi. Chúng tôi cung cấp bữa ăn trưa bổ dưỡng, cơ hội xã hội, cơ hội tập thể dục và các sự kiện giáo dục trong suốt cả năm.
Dân số cao cấp của quận của chúng tôi dự kiến sẽ tăng 30 phần trăm trong hai thập kỷ tới. Nhiều người trong số những người cao niên này có hoặc dưới mức thu nhập nghèo và bị thách thức về thể chất ở một mức độ nào đó.
Chúng tôi có thể vận chuyển một số người cao niên này đến trung tâm cộng đồng của chúng tôi với đội ngũ hiện có năm xe tải hiện đang phục vụ 25-35 khách hàng mỗi ngày.
Tuy nhiên, việc mở rộng hệ thống giao thông là tốn kém và sẽ không cho phép chúng tôi mở rộng đủ để phục vụ số lượng người cao niên trong gia đình tăng lên, một số người không thể rời khỏi nhà của họ chút nào.
Do đó, chúng tôi đang đề xuất Chương trình thí điểm tiếp cận phụ nữ của Trung tâm cao cấp bất kỳ thành phố nào để kiểm tra tính khả thi của việc mang dịch vụ đến các cá nhân trong nhà của họ.
Chúng tôi nghĩ rằng bằng cách sử dụng tình nguyện viên, được giám sát bởi một nhân viên chuyên nghiệp (một nhân viên xã hội), rằng chúng tôi có thể mở rộng tầm nhìn của một số lượng đáng kể phụ nữ cao cấp.
Chúng tôi đã giới hạn thí điểm của chúng tôi cho phụ nữ vì sự ưu thế của người cao niên phụ nữ độc thân trong cộng đồng của chúng tôi. Nếu phi công chứng tỏ thành công, tất nhiên, chúng tôi muốn mở rộng các chương trình của chúng tôi để bao gồm những người đàn ông và cặp đôi homebound.
Mục tiêu chương trình thí điểm một năm của chúng tôi bao gồm:
1) thiết lập các chuyến thăm một lần một tuần cho 50 phụ nữ ở nhà;
2) tuyển dụng 100 tình nguyện viên để thực hiện những chuyến thăm đó trên cơ sở luân phiên (nhiều người tình nguyện có thể được tuyển dụng từ những người lớn tuổi hiện tại của chúng tôi đến thăm cơ sở của chúng tôi); và
3) cải thiện mức độ sức khỏe và hoạt động của những người cao tuổi được truy cập như được đo bằng một số công cụ khảo sát có sẵn, được sử dụng trong khoảng thời gian định trước trong suốt cả năm.
Một số hoạt động mà chúng tôi dự định bao gồm trong các chuyến thăm tại nhà của chúng tôi bao gồm:
- các bài học nấu ăn kết hợp thức ăn dễ chế biến và bổ dưỡng;
- dạy các thói quen tập thể dục đơn giản phù hợp với tình trạng thể chất của mỗi người cao tuổi;
- sự ra đời của xã hội hóa thông qua việc chơi trò chơi trên bàn và chơi bài;
- các xét nghiệm đơn giản về năng lực tâm thần,
- và các phương pháp tiêu chuẩn chống lại sự cô đơn và trầm cảm, mất trí nhớ và thiếu sự kích thích tinh thần.
Tổng chi phí của chương trình thí điểm của chúng tôi trong một năm là $ 70,000. Một nửa trong số đó đã được cam kết từ chính quyền quận và các nhà tài trợ khác.
Khoản đầu tư 35.000 đô la của bạn sẽ hoàn thành khoản tài trợ mà chúng tôi cần để triển khai dự án thí điểm một cách đầy đủ. Ban giám đốc của chúng tôi rất nhiệt tình về dự án và chúng tôi đã có nhiều tình nguyện viên đã bày tỏ sự quan tâm.
Chúng tôi mong muốn được hợp tác với nền tảng của bạn về dự án thú vị này.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn nhận được đề xuất đầy đủ, vui lòng liên hệ với tôi theo số 490-982-1157 (hoặc qua email tại jlikely@srcntr.org).
Chúng tôi chân thành đánh giá cao việc bạn xem xét yêu cầu của chúng tôi và mong sớm nhận được phản hồi của bạn.
Trân trọng,
Janet B. Feelgood
Giám đốc điều hành
Trung tâm thành phố bất kỳ
PS I gửi kèm báo cáo thường niên mới nhất của chúng tôi và danh mục các hoạt động được cung cấp tại Trung tâm Cao cấp của chúng tôi.
(Dựa trên các mẫu chữ cái, với sự cho phép, từ Tài trợ Giành: Từng bước , Mim Carlson, và Tori O'Neal-McElrath. (Jossey-Bass 2013)