Nhận thông tin về giai đoạn sơ bộ này trong xây dựng
Phần A. Bạn được yêu cầu cung cấp thông tin
Yêu cầu thông tin là giai đoạn sơ bộ thường xuyên trong việc xác định và thực hiện công việc xây dựng.
Thông thường nó là vấn đề về kích thước: các dự án lớn hơn có nhiều biến hơn và nhiều ẩn số cần được giải quyết hoặc ít nhất bị thu hẹp trước khi yêu cầu các đề xuất chính thức, do đó RFI có thể giúp.
Quá trình của bạn phải đủ nhanh để hiểu và trả lời mà không chậm trễ quá mức. Một RFI từ một khách hàng tiềm năng là cơ hội để bạn đến sớm. Điều đó, đến lượt nó, có nghĩa là được tổ chức đủ tốt để đáp ứng nhanh chóng và chính xác.
Nếu RFI chỉ ra công việc bạn không muốn thực hiện, hoặc điều đó sẽ dẫn đến xung đột tài nguyên với các dự án của khách hàng khác, bạn có thể từ chối một cách lịch sự. Một câu trả lời tiêu cực, nhưng kịp thời vẫn có thể để lại một ấn tượng tốt và một cơ hội được liên lạc cho các dự án khác sau đó.
Hãy chắc chắn rằng RFI có đủ chi tiết để bạn có thể trả lời đúng. Tối thiểu, hãy kiểm tra xem bạn có đủ thông tin để trả lời như sau:
Bạn có thể cạnh tranh? Bạn có những kỹ năng và nguồn lực để cung cấp một giải pháp tốt?
Bạn có thể giành được một dự án như vậy không? Bạn có giỏi hơn đối thủ cạnh tranh cho công trình xây dựng này không?
Bạn có muốn thắng một dự án như vậy không? Kiểm tra hồ sơ theo dõi của khách hàng để thanh toán đúng hạn, trước khi trả lời câu hỏi này.
Nếu RFI vẫn còn quá rõ ràng, quá trình của bạn có thể xác định các lựa chọn sau đây.
Bạn có thể từ chối và theo đuổi các dự án khác.
Bạn có thể giúp khách hàng xác định tốt hơn nhu cầu xây dựng.
Bạn có thể cung cấp các dịch vụ tư vấn trả tiền để kết hợp một RFI mới.
Mỗi tùy chọn có ưu và khuyết điểm của nó. Quyết định của bạn về lựa chọn nào sẽ được chọn tùy theo dự án và khách hàng có liên quan.
Phần B. Bạn là người yêu cầu thông tin
Khi một dự án xây dựng đã bắt đầu, nó không phải là bất thường cho một nhà thầu hoặc nhà thầu phụ để yêu cầu thông tin bổ sung để đảm bảo công việc được thực hiện một cách chính xác.
Bắt đầu quá trình RFI của bạn nếu có nhu cầu:
Sửa đổi đặc điểm kỹ thuật của dự án, ví dụ, để thay thế một vật liệu xây dựng cho một vật liệu khác (có lẽ không thể đạt được.)
Làm rõ một nhiệm vụ hoặc cách thức mà một vật liệu nhất định sẽ được sử dụng, định hình, áp dụng, v.v.
Nghị quyết về 'Thiếu hụt Xây dựng' trong đó một phần của dự án chưa được thực hiện theo các thông số kỹ thuật của dự án.
Sửa đổi các thông số kỹ thuật nếu có lý do chính đáng để đặt câu hỏi về thiếu sót, ứng dụng sai hoặc thiếu chất lượng liên quan đến các tài liệu hoặc nhiệm vụ được chỉ định.
Kiểm tra xem khách hàng hoặc tổng thầu có biểu mẫu RFI chuẩn được sử dụng hay không. Các mẫu và mẫu tốt giúp bạn bao gồm thông tin phù hợp để có được câu trả lời hợp lý, hữu ích cho RFI của bạn. Ghi lại RFI mới mở của bạn ví dụ trong một ứng dụng phần mềm tập trung để quản lý các RFI.
Rà soát lại câu trả lời bạn quay lại để đảm bảo nó rõ ràng và thực tế. Xác nhận hoặc làm rõ bất kỳ ảnh hưởng nào đối với ngân sách và tiến độ cho dự án. Cập nhật kế hoạch dự án của riêng bạn một cách thích hợp.
- Đánh dấu RFI của bạn là đã đóng cửa hoặc giải quyết, nếu câu trả lời bạn nhận được lại, hãy đảm bảo điều này. Kiểm tra danh sách của bạn về bất kỳ RFI chưa được giải quyết nào. Đuổi theo các bên liên quan cho câu trả lời!