Đơn mua hàng - Định nghĩa các điều khoản bán lẻ

Tôi e bạn đã từng đặt hàng sản phẩm hoặc vật tư cho cửa hàng bán lẻ của bạn, bạn có thể đã được hỏi nếu bạn có số PO. Đơn đặt hàng (PO) là hợp đồng bán hàng bằng văn bản giữa người mua và người bán nêu chi tiết hàng hóa hoặc dịch vụ chính xác được kết xuất từ ​​một nhà cung cấp duy nhất. Nó sẽ chỉ định điều khoản thanh toán, ngày giao hàng, nhận dạng mặt hàng, số lượng, điều kiện giao hàng và tất cả các nghĩa vụ và điều kiện khác.

Đơn đặt hàng thường được in sẵn, các tài liệu được đánh số được tạo bởi hệ thống quản lý tài chính của nhà bán lẻ. Nói cách khác, nếu bạn sử dụng một phần mềm kế toán như QuickBooks , khi bạn đặt mua sản phẩm từ một nhà cung cấp, nó sẽ tạo ra một đơn đặt hàng cho bạn trong hệ thống. Mục đích của PO là tạo một tài liệu có thể theo dõi trong hệ thống kế toán hoặc POS của bạn để được sử dụng theo mọi cách có lợi để điều hành doanh nghiệp của bạn.

Cách hoạt động với hệ thống khoảng không quảng cáo

1. Một PO cho hệ thống kiểm kê của bạn những gì bạn có theo thứ tự. Nếu bạn đang sử dụng một hệ thống mở để mua , nó không biết đặt mua thêm bất kỳ sản phẩm nào vì chúng đã được đặt hàng trước đó.
2. Nó có thể thiết lập chi tiết mua hàng với nhà cung cấp. Ví dụ, nó rõ ràng chứa số lượng của mỗi sản phẩm bạn đang đặt hàng, nhưng nó cũng chi tiết phương thức thanh toán, các điều khoản mà bạn sẽ trả cho các sản phẩm (bao gồm cả hẹn hò ) và phương pháp mà bạn muốn các sản phẩm được gửi đến cửa hàng.
   
   Nhiều nhà cung cấp có một bộ hoặc hệ thống mặc định mà họ sử dụng để thanh toán và vận chuyển hàng hóa. Vì vậy, nếu không có bất kỳ hướng dẫn, họ sẽ mặc định UPS mặt đất khi vận chuyển cho bạn ví dụ. Nhưng bạn có thể cần nó nhanh hơn, và PO có thể truyền đạt điều đó.

1. PO là tài liệu giải trình trách nhiệm cho tất cả các bên. Rất dễ mắc lỗi khi đặt hàng. Nhưng khi mọi thứ đều bằng văn bản, thật khó để tranh luận. Tôi có thể nhớ nhiều lần khi tôi bị lập hóa đơn và lập hóa đơn không chính xác từ một nhà cung cấp nhưng đã có đơn đặt hàng của tôi để sao lưu và yêu cầu nó bị đảo ngược hoặc cố định.
   
   Một ví dụ về điều này, tôi nhận được một hóa đơn cho 300 hộp kem và khi tôi đặt hàng 300 miếng. Có 100 miếng trong một hộp, vì vậy bạn có thể tưởng tượng hóa đơn cao hơn bao nhiêu so với những gì nó được cho là.

1. Khi hàng hóa đến từ nhà cung cấp, bạn có thể kiểm tra nó với PO và đảm bảo lô hàng là chính xác. Thứ năm, nó cho phép tất cả các nhân viên của bạn tham gia. Ví dụ, một nhân viên có thể đặt hàng, và một nhân viên khác có thể nhận được.
   
   Tôi nhớ cửa hàng bán lẻ đầu tiên của tôi cách đây 26 năm khi chúng tôi không có hệ thống PO. Vì tôi là người đã ra lệnh, tôi cũng phải kiểm tra mọi thứ để đảm bảo nó đúng. Không sử dụng hiệu quả thời gian của tôi với tư cách là chủ cửa hàng.

Một trong những lợi ích khác của đơn đặt hàng là uy tín tín dụng của bạn. Các ngân hàng sẽ thường xem xét PO của bạn để xác định xem bạn có dung môi hay không. Quy trình đặt mua hàng chắc chắn có thể giúp bạn được chấp thuận. Một người nghèo sẽ dẫn đến việc bạn không được vay tiền. Nó cũng có thể được sử dụng cho tín dụng với nhà cung cấp. Ví dụ: một số nhà cung cấp có thể yêu cầu bạn thanh toán tiền mặt khi bạn đặt hàng. Sau một thời gian kinh doanh với bạn, họ có thể cho phép bạn gửi PO so với thẻ tín dụng. Điều này là rất lớn trong việc quản lý dòng tiền của bạn.

PO là một thực tế phổ biến trong bán lẻ. Và bất kỳ phần mềm POS hoặc phần mềm kế toán nào bạn có thể cài đặt vào cửa hàng của mình sẽ có thành phần PO cho bạn.