Luật sư tin tưởng sai tài khoản mà luật sư không nên làm
Mặc dù có nhiều cách để tin tưởng tài khoản bị quản lý sai, có ba lỗi phổ biến mà luật sư đưa ra trong việc quản lý tài khoản IOLTA của họ.
"Vay" Tiền từ Tài khoản Trust
Không có cách hợp pháp để vay mượn từ một tài khoản ủy thác. Đôi khi luật sư sử dụng quỹ tài khoản tín thác trước khi họ có quyền làm như vậy, trong khi trong các tình huống khác họ sử dụng tiền mà họ sẽ không bao giờ có quyền sử dụng. Hoặc là cách tiếp cận mở ra cánh cửa cho luật sư để gặp rắc rối nghiêm trọng.
Có ba cách vay không đúng từ tài khoản tin cậy xảy ra:
Luật sư lấy tiền của tài khoản tín thác trước khi nhận tiền
Điều này thường xảy ra khi một luật sư gặp vấn đề về dòng tiền. Trong trường hợp này, luật sư đã nhận được một người bảo lãnh mà anh ta (hy vọng) được đặt trong tài khoản ủy thác, và luật sư sẽ được quyền trả tiền đó cho chính họ khi công việc được hoàn thành. Tuy nhiên, luật sư sẽ không có công việc hoàn thành trước khi một số chi phí thấp phải được thanh toán - tiền lương, tiền thuê văn phòng, chi phí được nâng cao trong một trường hợp lệ phí ngẫu nhiên, vv
Vì vậy, luật sư đi trước và mất nhiều hơn từ sự tin tưởng hơn anh ta hoặc cô ấy thực sự có quyền lấy từ tài khoản ủy thác tại thời điểm đó trong trường hợp.
Luật sư vay tiền từ quỹ của khách hàng với ý định đưa nó trở lại
Khi các vấn đề về dòng tiền leo thang vào các vấn đề tài chính nghiêm trọng hơn, và luật sư có hàng ngàn đô la trong các quỹ khách hàng đang ngồi trong một tài khoản tin cậy, một số có thể không chịu được sự cám dỗ khi vay tiền từ tài khoản tín thác để ở lại nổi.
Luật sư có thể hợp lý hóa nó bằng cách nghĩ rằng nếu anh ta không thể trả các hóa đơn văn phòng thì anh ta không thể ở lại trong kinh doanh, và nếu anh ta không thể ở trong kinh doanh, anh ta không thể chăm sóc khách hàng của mình. Vì vậy, anh ta lấy một ít tiền từ tài khoản tin cậy chỉ để giữ anh ta cho đến khi dòng tiền của anh ấy được cải thiện. Luật sư có thể có mọi ý định thay thế các quỹ càng sớm càng tốt, nhưng tình huống này thường là bóng tuyết và kết thúc rất tồi tệ cho luật sư - cũng như khách hàng.
Tin tưởng tài khoản Theft
Tình trạng này thực sự không thể được gọi là vay mượn, và nó không đề cập đến những trò gian lận gây ra cho các công ty luật. Trong tình hình trộm cắp tài khoản tín thác trong nhà, hoặc luật sư hoặc người có quyền truy cập vào tài khoản tin cậy đã đạt đến điểm tham lam hoặc tuyệt vọng mà họ chỉ đơn giản là quyết định lấy tiền không phải của họ. Các luật sư có vấn đề lạm dụng chất kích thích hoặc nghiện cờ bạc có thể đặc biệt dễ bị mắc lỗi này, nhưng lần khác điều đó xảy ra vì những lý do không rõ ràng. Nếu một luật sư phạm tội, sai lầm tài khoản đáng tin cậy này là sai lầm có khả năng kết thúc sự nghiệp pháp lý. Nhưng ngay cả khi nó được thực hiện bởi một paralegal hoặc một bookkeeper, các luật sư vẫn là một trên móc để trả nợ.
Commingling Attorney Funds với tiền của khách hàng
Một sai lầm lớn thứ hai trong quản lý tài khoản ủy thác quản lý tài khoản liên quan đến việc cấp vốn luật sư với tiền của khách hàng. Điều này thường phát sinh từ sự thiếu hiểu biết về cách một tài khoản tin cậy được cho là hoạt động.
Laura A. Calloway, một nhà tư vấn quản lý thực hành pháp luật tại Alabama State Bar, cho biết: "Nhiều luật sư không hiểu điều gì và không đi vào tài khoản tin cậy. Một số hoạt động, bao gồm cả phí kiếm được, thông qua tài khoản tin cậy, sử dụng Những người khác lấy 'người lưu giữ' mà không hiểu rằng, ít nhất là ở một số khu vực pháp lý như Alabama, không có điều gì là người lưu giữ không hoàn lại. Vì vậy, họ không đặt cọc vào tương lai làm việc thành niềm tin như họ cần, đặc biệt là nếu họ cần nó ngay bây giờ để giữ đèn sáng. "
Một số luật sư phổ biến liên quan đến tiền của họ với các quỹ của khách hàng bao gồm:
Một kiểm tra cho hai mục đích
Một luật sư nói với khách hàng rằng các lệ phí pháp lý sẽ là $ 1,000 và lệ phí nộp hồ sơ tòa án sẽ là $ 200, vì vậy khách hàng viết luật sư một tấm séc trị giá $ 1,200. Một số luật sư sẽ đặt toàn bộ chi phiếu vào tài khoản kinh doanh vì hầu hết số tiền đó sẽ được chuyển đến luật sư. Tuy nhiên, các quy tắc liên kết luật yêu cầu séc phải được chuyển vào tài khoản ủy thác, ngay cả khi luật sư có quyền được trả toàn bộ phí luật sư ngay lập tức vì phần lệ phí nộp đơn của séc đó phải được giữ trong ủy thác.
Quỹ cá nhân giữ lòng tin với quỹ khách hàng
Một số hiệp hội luật sư tiểu bang cấm luật sư có bất kỳ khoản tiền cá nhân nào trong tài khoản ủy thác, trong khi những người khác cho phép luật sư giữ một khoản tiền nhỏ trong tài khoản để trang trải chi phí liên quan đến việc điều hành tài khoản (mặc dù thực tế được khuyến nghị là tài khoản doanh nghiệp). Nhưng không nơi nào là luật sư được phép sử dụng tài khoản tin cậy làm tài khoản hoạt động, tài khoản tiết kiệm hoặc nơi ẩn tài sản.
Đôi khi các luật sư chỉ đơn giản là không hiểu rằng họ không thể trả các hóa đơn như chi phí trên văn phòng của họ trực tiếp từ tài khoản tin cậy, ngay cả khi séc được viết ra từ số tiền đã kiếm được. Các luật sư khác cố tình lạm dụng tài khoản tin cậy như một cách để che giấu tài sản. Ví dụ, Calloway nói rằng cô đã nhìn thấy các luật sư đưa tiền cá nhân vào tài khoản ủy thác để tránh thuế IRS cho các loại thuế sau. Đó là một sự vi phạm đạo đức rõ ràng.
Không xóa các khoản phí đã nhận hoặc khoản bồi hoàn từ tài khoản tin cậy
Calloway nói rằng cô đã gặp một số luật sư đã sử dụng tài khoản tín thác của họ như một tài khoản tiết kiệm trong ngày mưa. Thay vì loại bỏ tất cả các khoản phí sau khi họ đã kiếm được, luật sư trì hoãn việc loại bỏ tiền từ sự tin tưởng để giảm nguy cơ chi tiêu nó. Calloway cho biết đây là cả một hành vi kinh doanh xấu cũng như vi phạm đạo đức. Trong khi quỹ IOLTA của tiểu bang có thể được hưởng lợi từ thu nhập lãi bổ sung, luật sư nên chuyển số tiền đó vào tài khoản hoạt động kinh doanh hoặc một số loại quỹ tiết kiệm.
Không theo dõi đúng quỹ khách hàng
Cách thức thứ ba mà luật sư xử lý tài khoản tin cậy của họ là do không lưu giữ hồ sơ chi tiết về các giao dịch tài khoản của từng khách hàng. Có một số cách mà luật sư phạm sai lầm này.
Không đặt tên khách hàng vào kiểm tra tài khoản tin cậy
Mặc dù hầu hết các luật sư đều tốt về việc giữ bản sao kiểm tra tài khoản ủy thác của họ, nhưng không phải tất cả đều nhớ rằng họ phải ghi rõ tên hoặc số tệp của khách hàng trên mỗi séc khi séc được phát hành. Mặc dù có thể dễ dàng nhớ lý do tại sao séc được viết cách đây một tháng, nhưng có thể khó nhớ lý do tại sao nó được viết một năm kể từ bây giờ.
Các luật sư nghĩ rằng họ sẽ không bao giờ có vấn đề tìm ra những gì trong tài khoản ủy thác của họ nên xem xét tác động của các sự kiện thảm khốc hoặc thiên tai. Trong khi nó không xảy ra thường xuyên, đôi khi các cơ quan pháp luật và tất cả hồ sơ của họ bị phá hủy. Một đám cháy có thể đốt cháy những tập tin giấy khá nhanh chóng, cũng như phá hủy ổ cứng máy tính. Một cơn bão hoặc một cơn lốc xoáy có thể phân tán hồ sơ thanh toán hàng dặm. Những điều này xảy ra với luật sư. Nếu luật sư cần tái tạo lại hồ sơ tài khoản ủy thác của công ty bằng cách sử dụng bảng sao kê ngân hàng và bản sao séc cũ được đặt hàng từ ngân hàng, nhiệm vụ sẽ hầu như không thể trừ khi séc đó cho biết tiền của ai đang được sử dụng trong giao dịch.
Không giữ một sổ cái cá nhân cho mỗi khách hàng
Đôi khi luật sư nghĩ rằng họ có thể theo dõi số dư tài khoản của mỗi khách hàng trong đầu của họ. Tại một số điểm, họ không thể. Và ngay cả khi họ có thể, điều gì sẽ xảy ra với những tài khoản khách hàng đó nếu có điều gì đó xảy ra với luật sư?
Calloway mô tả một tình huống mà cô gặp phải khi một luật sư giữ hai tài khoản tin cậy. Anh ta sẽ sử dụng một tài khoản ủy thác trong một tháng và chuyển sang tài khoản ủy thác khác trong tháng tới. Niềm tin của anh ta là bằng cách để mỗi tài khoản đạt đến số dư bằng không trong tháng nó được sử dụng, anh ta sẽ không phải giữ sổ kế toán cá nhân trên số tiền còn lại trong tài khoản. Anh ta đã nhầm. Các quy tắc đạo đức yêu cầu giữ một bảng cân đối trên mỗi khách hàng để các quỹ khách hàng cụ thể có thể được xác định.
Để tuân thủ các yêu cầu của hiệp hội luật sư, các luật sư phải lưu giữ hồ sơ cho thấy số tiền mà mỗi khách hàng đã tin tưởng vào bất kỳ thời điểm nào. Tiền gửi và giải ngân phải được theo dõi rõ ràng theo cách nào đó giúp dễ dàng xác định số dư tài khoản tín dụng của mỗi khách hàng. Nếu không, nó sẽ khá dễ dàng cho tiền của một khách hàng để được chi cho trường hợp của khách hàng khác.
Không cân bằng số dư khách hàng cá nhân so với tài khoản tổng thể
Luật sư không nên chỉ đảm bảo tài khoản tin cậy tổng thể của họ được cân bằng vào cuối tháng, cũng không nên họ chỉ đảm bảo rằng mỗi tài khoản khách hàng cá nhân được cân bằng. So sánh cả hai với nhau và cân bằng chúng với nhau. So sánh số dư tổng thể đôi khi sẽ tiết lộ một lỗi kế toán được thực hiện trên một tài khoản cá nhân, nơi một kiểm tra hoặc một khoản tiền gửi đã bị bỏ qua. Bước đơn giản này đôi khi sẽ gặp lỗi có thể dẫn đến kiểm tra tài khoản tin cậy bị trả lại.
Tìm sự giúp đỡ
Một số luật sư nhận ra rằng tài khoản ủy thác của họ đã bị hỏng, nhưng họ không biết cách khắc phục vấn đề. Một giải pháp là liên hệ với một cố vấn quản lý thực hành pháp luật. Nhiều hiệp hội luật sư nhà nước hiện nay cung cấp tư vấn quản lý thực hành luật miễn phí cho các thành viên hiệp hội luật sư của họ và một số cố vấn quản lý hành nghề tư nhân cũng cung cấp dịch vụ của họ với một khoản phí.
Một số luật sư có thể sợ thảo luận về tình hình tài khoản ủy thác của họ với bất kỳ luật sư nào, đặc biệt là với luật sư làm việc cho hiệp hội luật sư tiểu bang, vì các yêu cầu báo cáo bắt buộc đối với vi phạm đạo đức. Tuy nhiên, ở nhiều bang, các quy tắc ứng xử chuyên nghiệp hiện nay loại trừ đặc biệt các chuyên gia tư vấn quản lý hành nghề luật của họ từ việc báo cáo các vấn đề như vậy cho ban đạo đức của họ. Nerino J. Petro, Cố vấn Quản lý Thực hành cho chương trình Hỗ trợ Quản lý Văn phòng Luật của Tiểu bang Wisconsin, lưu ý rằng trong khi các quy tắc khác nhau từ tiểu bang đến tiểu bang, một số tiểu bang như Wisconsin đã thực thi các quy tắc bảo mật cho luật sư tìm kiếm sự giúp đỡ từ thanh trạng thái chương trình hỗ trợ quản lý văn phòng luật (LOMAP).
Quản lý đúng tài khoản tin cậy có thể là một rắc rối, nhưng việc mất giấy phép pháp lý về việc lưu giữ hồ sơ cẩu thả sẽ còn tệ hơn nữa. Các luật sư đang gặp khó khăn trong việc quản lý tài khoản tín thác của họ nên kịp thời giải quyết vấn đề bằng cách nhận được sự giúp đỡ từ một kế toán viên có trình độ hoặc từ một nhà tư vấn quản lý thực hành pháp luật.