Chuỗi cung ứng có thể đơn giản hoặc phức tạp.
Một chuyên gia mua hàng phải hướng đến việc thành công trong các cuộc đàm phán của họ với các nhà cung cấp để có được mức giá tốt nhất với các điều kiện tốt nhất cho mọi mặt hàng được mua.
Cơ sở nhà cung cấp nhỏ hơn và hợp đồng dài hạn
Quá trình đàm phán đã trở thành một ngành quan trọng hơn trong quá trình chuỗi cung ứng khi các công ty tìm cách giảm chi phí của họ trong khi tăng sức mua của họ. Điều này có nghĩa rằng các chuyên gia mua hàng phải thương lượng mức giá ngày càng tốt hơn với các nhà cung cấp trong khi vẫn duy trì hoặc tăng chất lượng và dịch vụ.
Trong quá khứ, các công ty đã có một danh sách dài các nhà cung cấp họ sẽ mua các mặt hàng khác nhau từ đó yêu cầu mua tài nguyên để dành thời gian hạn chế để thương lượng giá thấp nhất. Giải pháp tốt nhất hiện có là so sánh giá niêm yết từ danh mục và chọn nhà cung cấp dựa trên thông tin đó. Xu hướng trong thập kỷ qua đã được hợp lý hoá cơ sở nhà cung cấp và tham gia vào các thỏa thuận dài hạn với nguồn đơn. Điều này cung cấp cho các công ty khả năng thương lượng giá thấp hơn đáng kể cho các mặt hàng mà họ đã mua từ một số nhà cung cấp riêng biệt.
Nhà cung cấp là đối tác
Sự nhấn mạnh trong đàm phán đã chuyển từ kịch bản giá thấp nhất sang đàm phán với ít nhà cung cấp hơn để có được mức giá thấp nhất với dịch vụ, chất lượng và điều kiện tốt nhất. Mục đích của các công ty là giảm chi tiêu tổng thể hơn là thương lượng mức giá thấp nhất với một số lượng lớn các nhà cung cấp, mà không đưa ra kết quả tổng thể tốt nhất.
Các hợp đồng dài hạn được đàm phán với một cơ sở cung cấp nhỏ hơn đã tạo ra nhiều mối quan hệ đối tác hơn giữa người mua và nhà cung cấp. Mối quan hệ có thể trở thành đối thủ ít hơn, mang lại lợi ích cho người mua và nhà cung cấp. Trong một loại đối tác hoặc mối quan hệ, người mua sẽ khuyến khích các nhà cung cấp để tăng chất lượng và dịch vụ và các nhà cung cấp biết rằng bằng cách làm điều này quan hệ đối tác sẽ tiếp tục với một hợp đồng mới với doanh số bán hàng được đảm bảo.
Đàm phán hoặc RFQ
Các bộ phận thu mua phi chính phủ tiếp tục cung cấp một loạt các nhà cung cấp sơ bộ yêu cầu báo giá (RFQ) cho các mặt hàng hoặc dịch vụ mà họ muốn mua. Quy trình đấu thầu cạnh tranh có thể tạo ra một loạt các giá thầu và điều kiện mà bộ phận thu mua sẽ đánh giá và sau đó trao giải thưởng cho doanh nghiệp. Điều này có thể hoặc có thể không liên quan đến một số hình thức đàm phán.
Hầu hết các thương vụ kinh doanh sẽ liên quan đến các mặt hàng hoặc dịch vụ mà không nhất thiết phải xác định bởi một RFQ. Bộ phận thu mua và nhà cung cấp sẽ thương lượng nhiều hơn một mức giá. Thương lượng thường sẽ bao gồm những gì sẽ được sản xuất hoặc mức độ của dịch vụ sẽ được cung cấp, bảo hành, dịch vụ vận chuyển, hỗ trợ kỹ thuật, thay thế bao bì, gói thanh toán, v.v.
Các mặt hàng mua hoặc dịch vụ có chi phí đáng kể sẽ yêu cầu các cuộc đàm phán mở rộng để đến một hợp đồng cuối cùng.
Các chuyên gia mua hàng được yêu cầu tham gia vào các loại thương lượng này để đảm bảo các công ty của họ có được giá tốt nhất với các điều kiện thuận lợi nhất, và nhân viên có thể cần được đào tạo theo phương pháp đàm phán vì nó trở nên phổ biến hơn trong một môi trường kinh tế khó khăn.
Mục tiêu đàm phán
Nhân viên mua hàng nên nhập tất cả các cuộc đàm phán với mục tiêu được xác định rõ ràng. Không có mục tiêu, khả năng mua chuyên nghiệp để thừa nhận về giá cả, chất lượng hoặc dịch vụ được nâng lên đáng kể. Các nhà đàm phán nên tham gia vào các cuộc thảo luận với các nhà cung cấp với mục tiêu chính xác mà họ muốn đạt được cho công ty của họ.
Mục tiêu không nên tuyệt đối và nên cho phép sự linh hoạt nào đó.
Tuy nhiên, nhà đàm phán cũng phải đảm bảo rằng họ không đi chệch khỏi các mục tiêu và cho phép họ đàm phán về các lĩnh vực không phải là một phần của cuộc thảo luận. Ví dụ, một nhà đàm phán có thể đã làm việc với nhà cung cấp về mục tiêu của họ về giá cả và dịch vụ, nhưng không phải là chất lượng. Khi nhà cung cấp bắt đầu thảo luận về chất lượng, thương nhân nên hạn chế bất kỳ thỏa thuận nào mà họ không có mục tiêu đặt ra.
Đàm phán là một phần quan trọng trong vai trò của người mua chuyên nghiệp. Đó là một kỹ năng được học và đào tạo có thể giúp mua nhân viên hiểu được những gì cần thiết khi đàm phán với các nhà cung cấp.