Ví dụ, nếu một tình nguyện viên có một tai nạn trong khi phục vụ với bạn? Nếu tình nguyện viên vi phạm pháp luật hoặc làm tổn thương người khác thì sao? Tổ chức của bạn có thể phải chịu trách nhiệm.
Dưới đây là năm cách giúp bạn ít gặp phải vấn đề với tình nguyện viên của mình hơn.
Một số trong số này có thể có vẻ khó chịu nhưng dành thời gian để làm cho họ đúng và bảo vệ cả tổ chức của bạn và tình nguyện viên của bạn.
Xây dựng chính sách và thủ tục tình nguyện
Tham khảo ý kiến luật sư hoặc chuyên viên tình nguyện để đảm bảo họ đủ điều kiện. Các chính sách nên giải thích các nhiệm vụ tình nguyện và giải quyết các vấn đề như phân biệt đối xử, quấy rối và hành vi có thể là bất hợp pháp khác.
Bằng cách ngăn cấm hành vi xấu một cách rõ ràng, tổ chức của bạn có thể được bảo vệ khỏi trách nhiệm pháp lý. Hãy chắc chắn cũng bao gồm sự bảo vệ cho tình nguyện viên từ sự lạm dụng của tổ chức và nhân viên của mình.
Viết mô tả công việc cho tất cả các vị trí tình nguyện viên
Hãy rõ ràng về những kỳ vọng cho tình nguyện viên và những gì họ có thể và không thể làm được. Đánh vần bất kỳ rủi ro nào có thể xảy ra cho tình nguyện viên và yêu cầu một bản phát hành có chữ ký từ trách nhiệm pháp lý. Mô tả công việc kỹ lưỡng và ngắn gọn có thể giúp bảo vệ tổ chức khỏi trách nhiệm nếu người tình nguyện vượt quá những gì họ được phép làm.
Dưới đây là một số điều cần đưa vào mô tả công việc:
- mục đích phi lợi nhuận của bạn
- đào tạo bắt buộc cho vị trí này
- nhiệm vụ của người tình nguyện
- thời gian cần thiết để thực hiện nhiệm vụ
- vị trí nơi tình nguyện viên sẽ thực hiện công việc
Yêu cầu mỗi tình nguyện viên điền vào đơn
Hầu hết thời gian, nó trả tiền để yêu cầu một ứng dụng .
Tuy nhiên, đôi khi với các dự án nhóm liên quan đến một "cuộc gọi gia súc" cho các tình nguyện viên, bạn chỉ đơn giản là có các tình nguyện viên điền vào một sự từ bỏ giải phóng tổ chức khỏi trách nhiệm pháp lý.
Sự phức tạp của ứng dụng sẽ phụ thuộc vào vị trí. Nếu tình nguyện viên đang làm việc với những người dễ bị tổn thương như trẻ em hoặc người cao tuổi, thanh phải cao hơn. Đối với các nhiệm vụ nam giới với ít rủi ro đối với bất kỳ ai, một ứng dụng ngắn hơn sẽ phù hợp. Hãy cẩn thận để có các ứng dụng khác nhau cho các công việc khác nhau. Không có ý nghĩa trong việc khuyến khích một số tình nguyện viên với một hình thức dài nếu nó không cần thiết.
Dưới đây là một số điều cần đưa vào một ứng dụng, khi thích hợp:
- Thông tin cá nhân như địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, người liên hệ trong trường hợp bệnh tật hoặc tai nạn, bằng lái xe, bằng chứng bảo hiểm cá nhân, v.v.
- Trình độ chuyên môn, khi cần thiết cho công việc, chẳng hạn như kỹ năng đặc biệt, hoặc đạt được trình độ học vấn.
- Tài liệu tham khảo có thể chứng thực cho nhân vật tốt hoặc đạo đức nghề nghiệp của người nộp đơn. Tài liệu tham khảo có thể là từ một thành viên cộng đồng, một tổ chức phi lợi nhuận khác mà người nộp đơn đã tình nguyện hoặc một chủ nhân.
- Văn bản cho phép để làm một kiểm tra lý lịch, điều cần thiết nếu các tình nguyện viên sẽ làm việc với trẻ em hoặc các nhóm có nguy cơ khác
- Từ bỏ bí mật để bạn có thể thu thập thông tin bạn cần và chia sẻ thông tin một cách thích hợp.
Tiến hành sàng lọc thích hợp
Hãy cẩn thận ở đây. Sàng lọc đặc biệt quan trọng đối với những người tình nguyện có thể tiếp xúc với những người dễ bị tổn thương, hoặc những người phải lái xe trong khi làm công việc tình nguyện của họ hoặc tham gia vào các loại công việc nguy hiểm khác.
Tuy nhiên, 31% các tổ chức phi lợi nhuận không thực hiện chiếu phim tình nguyện theo một nghiên cứu. Các tổ chức phi lợi nhuận thường nghĩ rằng họ có thể tự cảnh sát tình nguyện viên của họ và bỏ bê để thực hiện kiểm tra lý lịch phù hợp. Nhưng điều đó có thể khiến tổ chức phải chịu trách nhiệm. Hãy suy nghĩ về sàng lọc như là một phần của các thủ tục an toàn và quản lý rủi ro của bạn.
Chiếu phim phải luôn tôn trọng và bảo vệ sự riêng tư của các tình nguyện viên càng nhiều càng tốt. Được sự đồng ý bằng văn bản để sàng lọc trước khi tiếp tục.
Ngoài ra, thỉnh thoảng, thỉnh thoảng cũng đề phòng.
Việc sàng lọc có thể đơn giản như một cuộc phỏng vấn cá nhân, hoặc có thể bao gồm:
- kiểm tra lý lịch hình sự
- hồ sơ lái xe và giấy phép
- xác nhận bảo hiểm
- sàng lọc các điều kiện sức khỏe hoặc yêu cầu bằng chứng về một số chủng ngừa nhất định
- xác minh bằng chứng xác thực như chứng chỉ giảng dạy hoặc đánh giá kỹ năng đặc biệt
Cung cấp đào tạo và quản lý xuất sắc
Không bao giờ chỉ cần biến một tình nguyện viên lỏng lẻo mà không cần đào tạo đầy đủ . Các tình nguyện viên đánh giá cao việc được đào tạo, vì vậy họ biết phải làm gì và khi nào. Đào tạo theo nhóm hoặc từng người một. Phát triển các tài liệu bằng văn bản mà người tình nguyện có thể mang theo, và huấn luyện về các nhiệm vụ cụ thể của họ. Chỉ định tình nguyện viên cho nhân viên giám sát.
Đào tạo có thể bao gồm:
- quy tắc ứng xử của tổ chức của bạn
- cách hành động khi đại diện cho tổ chức
- cách xác định và báo cáo lạm dụng
- làm thế nào để duy trì tính bảo mật của tổ chức và những người mà nó phục vụ
- những gì bạn đặc biệt mong đợi từ tình nguyện viên
- cách báo cáo mọi sự cố
- người chịu trách nhiệm và cách tiếp cận họ
Cuối cùng, sẵn sàng bỏ qua một tình nguyện viên nếu họ vi phạm bất kỳ quy tắc nào, rất khó để có được, không đáng tin cậy, hoặc lạm dụng theo bất kỳ cách nào. Xây dựng một thủ tục viết cho nhân viên nếu họ phải để một tình nguyện viên đi.
Luôn luôn thông báo cho tình nguyện viên tại sao bạn cho họ đi, và sau đó ghi lại việc sa thải, giống như bạn làm với một nhân viên được trả lương. Có một thủ tục, theo dõi nó, và ghi lại hành động sẽ giúp bạn nên tình nguyện viên quyết định khiếu nại với quản lý hàng đầu của bạn hoặc nếu không cố gắng lấy lại cho bạn.
Đừng quên có chính sách cho nhân viên của bạn bao gồm cách họ đối xử với tình nguyện viên. Mô tả những gì quấy rối là gì và làm thế nào để tránh nó. Thiết lập một thủ tục khiếu nại mà các tình nguyện viên có thể sử dụng để báo cáo bất kỳ sự lạm dụng nào.
Các tình nguyện viên muốn làm tốt và đánh giá cao khi một tổ chức được chuẩn bị để làm việc với họ. Họ muốn có chính sách tốt và có được sự đào tạo và quản lý phù hợp. Giữ tình nguyện viên xung quanh không chỉ đòi hỏi lòng biết ơn về phía bạn mà còn là cách tiếp cận có tổ chức bảo vệ cho cả tình nguyện viên và tổ chức phi lợi nhuận của bạn.
Tài nguyên được đề xuất:
Tình nguyện viên: Cân bằng rủi ro và phần thưởng (Nhóm liên minh bảo hiểm phi lợi nhuận)
Kiểm tra tình nguyện viên - từ Energize, một trung tâm chuyên môn tình nguyện.