Tại sao phải mất Biên bản họp Hội đồng quản trị?
Thực tế, có một số lý do để lấy và ghi lại biên bản cuộc họp công ty của bạn.
Lý do đầu tiên và quan trọng nhất để lấy biên bản cuộc họp là có hồ sơ về những gì bạn quyết định. Tôi đã tham gia các cuộc họp hội đồng quản trị mà không ai có thể nhớ một quyết định của hội đồng quản trị một vài tháng trước đây. Có điều gì đó bằng văn bản cho doanh nghiệp của bạn,
Lý do thứ hai cho các phút hội đồng quản trị doanh nghiệp là vì mục đích ủy thác và trách nhiệm pháp lý. Thành viên hội đồng quản trị đang ở trong một vị trí tin cậy. Họ đang đưa ra quyết định về tiền đầu tư của các cổ đông công ty, và họ cần để có thể chứng minh họ hành động một cách khôn ngoan, vì lợi ích tốt nhất của công ty, và không có xung đột lợi ích . Có biên bản cuộc họp hội đồng quản trị giúp hội đồng quản trị chứng minh họ đã hành động trong đức tin tốt và tránh trách nhiệm cá nhân đối với hành động của họ.
Lý do thứ ba là vì mục đích thuế. Tổng công ty là một thực thể riêng biệt với các cổ đông riêng lẻ. Để chắc chắn rằng bạn đang giữ sự tách biệt đó, các biên bản họp của hội đồng quản trị sẽ cung cấp một bản ghi.
Không có họ, IRS hoặc các cơ quan nhà nước có thể phủ nhận tình trạng thuế của doanh nghiệp. Một công ty không cho thấy nó hoạt động như một thực thể tách biệt khỏi chủ sở hữu có thể tạo ra tình trạng thuế khó khăn.
Có một sự cân bằng cho các doanh nghiệp để phấn đấu giữa đảm bảo các thành viên hội đồng quản trị đang làm nhiệm vụ của họ và được bảo vệ, chống lại các cuộc họp hội đồng quản trị dài, không có mục đích lãng phí thời gian thành viên.
Chúng tôi sẽ giải quyết số dư đó trong bài viết này.
Bây giờ chúng ta đã thảo luận về những lý do để lấy phút họp hội đồng quản trị, đây là một số sai lầm mà các doanh nghiệp thực hiện và một số suy nghĩ về cách sửa chúng.
Không tạo và phân phối chương trình nghị sự trước cuộc họp
Một sai lầm lớn khác được thực hiện bởi các công ty trong cuộc họp hội đồng quản trị của họ không phải là thiết lập một chương trình nghị sự trước cuộc họp và không phân phối chương trình nghị sự, và các tài liệu có liên quan trước cuộc họp. Chương trình làm việc nên bao gồm số lượng thời gian cụ thể cho mỗi mục trong chương trình làm việc. Có một chương trình cụ thể không chỉ làm cho cuộc họp diễn ra suôn sẻ hơn, mà còn cho phép hội đồng quản trị (và bất kỳ ai đọc phút sau) biết tầm quan trọng tương đối của mỗi mục trong chương trình nghị sự.
Điều đó không có nghĩa là một cái gì đó không thể đi vào chương trình nghị sự nếu nó là quan trọng và cấp bách, nhưng các mục có thể được thêm vào chương trình nghị sự bằng cách bỏ phiếu. Và nhiều điều đó là cấp bách nên được xử lý bởi các giám đốc điều hành, không phải là hội đồng quản trị.
Thiếu các phần quan trọng trong Biên bản họp Hội đồng
Mẫu cho các phút họp hội đồng quản trị nên bao gồm:
- Các ngày, giờ và địa điểm của cuộc họp
- Thời gian bắt đầu và kết thúc và thời gian được phân bổ cho các mục cụ thể trong chương trình làm việc
- Những loại cuộc họp hội đồng quản trị - thường xuyên, đặc biệt hoặc hàng năm (tất cả các tiểu bang yêu cầu các công ty phải có một cuộc họp thường niên)
- Ai đã có mặt, ghi nhận các giám đốc, khách mời, và nhân viên, và các thành viên hội đồng quản trị không có mặt. Tên của bất cứ ai đến trễ hoặc rời đi sớm phải được lưu ý.
- Xác định xem có đủ số đại biểu hay không. Một nhóm túc số thường được yêu cầu bởi các luật lệ của công ty cho bất kỳ phiếu bầu nào được thực hiện. Yêu cầu đại biểu thường là hơn một nửa số thành viên. (Đối với một hội đồng gồm chín thành viên, ví dụ, năm thành viên phải có mặt cho một số đại biểu).
- Nếu thuyết trình được đưa ra bởi các ủy ban hoặc những người khác, bao gồm tên và chức danh của diễn giả.
Biên bản cuộc họp quá cụ thể
Có lẽ các bảng sai lầm lớn nhất tạo ra là yêu cầu thông tin chi tiết về các cuộc thảo luận (đôi khi là các đối số) và các quy trình. Các cuộc họp phải phản ánh kết quả của các quyết định, không phải ai đã nói gì trong cuộc thảo luận. Giả sử hội đồng quản trị của bạn bỏ phiếu cho một chuyển động để bán một dòng sản phẩm mới.
Biên bản cuộc họp nên nói: "Chuyển động để thêm một dòng gia vị mới. Chuyển động đã được phê duyệt và phê duyệt, với sự bất đồng ý kiến". Nếu nhóm đã thảo luận, bạn nên ghi lại chiều dài của cuộc thảo luận và tóm tắt nó, nhưng bạn không cần phải đi vào chi tiết về cuộc thảo luận.
Biên bản không đủ cụ thể
Ở đầu kia của quang phổ, một vài phút không đủ cụ thể để cung cấp thông tin và giữ cho các thành viên không gặp rắc rối. Nếu quyết định không nhất trí, một hồ sơ của các thành viên hội đồng quản trị bất đồng, mà bỏ phiếu (và lưu ý nếu sự kiêng cử là vì xung đột lợi ích tiềm ẩn).
Trong khi bạn không phải ghi lại từng cú đánh của mọi cuộc thảo luận, hoặc ai nói gì. Nhưng phải có đủ thông tin trong vài phút để phản ánh tinh thần của cuộc thảo luận.
Cuộc họp Hội đồng Quản trị Quá Dài
Không ai thích các cuộc họp dài, nhưng có một số cách để rút ngắn cuộc họp và biên bản. Bạn có thể muốn tiết kiệm thời gian họp hội đồng quản trị bằng cách tạo ra một chương trình đồng ý. Về cơ bản, chương trình làm việc này là danh sách các vấn đề có thể được giải quyết nhanh chóng mà không cần thảo luận. Danh sách này có thể bao gồm biên bản từ cuộc họp, tài chính và báo cáo trước đó từ các ủy ban hoặc Giám đốc điều hành.
Chương trình chấp thuận, và các báo cáo và các thông tin khác, phải được phân phối trước cuộc họp để các thành viên có cơ hội đọc chúng. Sau đó, tại cuộc họp, chương trình thỏa thuận là một phần của quá trình họp. Bất kỳ thành viên hội đồng quản trị có thể nêu lên một câu hỏi hoặc quan tâm về chương trình đồng ý, nhưng nếu không có vấn đề, toàn bộ chương trình đồng ý có thể được bình chọn cùng một lúc.
Loại quyết định sai
Một hội đồng quản trị doanh nghiệp đưa ra các quyết định về chính sách tổng thể. Các quyết định hàng ngày được thực hiện bởi các giám đốc điều hành của công ty dựa trên chính sách đó. Đôi khi các hội đồng quản trị vi phạm và cố gắng đưa ra các quyết định tốt nhất để quản lý.
Không chấp thuận Biên bản
Đó là hấp dẫn, trong sự hối hả và nhộn nhịp của các cuộc họp hội đồng quản trị, để quên chấp thuận các phút. Nhưng điều quan trọng là phải đảm bảo số phút phản ánh chính xác cả chữ và tinh thần của cuộc họp. Biên bản được coi là "dự thảo" cho đến khi được phê duyệt.
Không lưu giữ hồ sơ biên bản cuộc họp
Sau tất cả các rắc rối bạn đi đến để giữ phút tốt cho công ty của bạn, đừng quên giữ phút họp công ty của bạn ở đâu đó an toàn và dễ tiếp cận. Thiết lập quy trình lưu giữ phút trong sổ ghi chép của công ty hoặc "trong đám mây" trong tệp được bảo vệ bằng mật khẩu.
Quên để thừa nhận vai trò của thư ký doanh nghiệp
Hầu hết các nhiệm vụ liên quan đến biên bản của công ty đều thuộc về thư ký của công ty. Là một thư ký công ty tốt là một nghệ thuật, và những cá nhân này thường không được thừa nhận đủ. Thường xuyên nói "cảm ơn" người này.
Không bao gồm một luật sư làm cố vấn cho ban giám đốc của bạn
Thông tin trong bài viết này không nhằm mục đích là thuế hoặc tư vấn pháp lý và tác giả không phải là luật sư. Cho dù công ty của bạn là tư nhân hay công cộng (với cổ phiếu được giao dịch công khai), bạn nên nhờ luật sư tư vấn về cách lấy phút của công ty và tham dự các cuộc họp quan trọng để đảm bảo bạn và hội đồng quản trị của bạn được bảo vệ.