Cách phục hồi hồ sơ kinh doanh
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn bị mất hồ sơ kinh doanh trong một thảm họa? Đó là một đôi whammy. Bạn có hai vấn đề ở đây:
Trước tiên, bạn không có hồ sơ để hỗ trợ khấu trừ thuế nói chung và,
Thứ hai, bạn không có hồ sơ để hỗ trợ tổn thất do thiên tai.
Hỗ trợ khấu trừ thuế khi tài liệu không có sẵn
IRS yêu cầu các doanh nghiệp (và cá nhân) cung cấp hồ sơ để hỗ trợ khấu trừ thuế kinh doanh hoặc cá nhân của họ. Nếu bạn không có hồ sơ kinh doanh để hỗ trợ khấu trừ, và bạn được kiểm toán, bạn có một tiến thoái lưỡng nan. Các quy định về thuế nêu rõ rằng "không có hồ sơ của người nộp thuế không làm giảm người nộp thuế gánh nặng thể hiện quyền lợi của mình đối với các khoản khấu trừ được yêu cầu".
Bạn sẽ cần phải cố gắng để tái tạo lại những hồ sơ kinh doanh bị mất. Nhưng nếu các hồ sơ đã bị mất hoặc bị phá hủy trong một thảm họa kinh doanh, bạn sẽ làm gì?
Hỗ trợ thiệt hại thảm họa khi tài liệu không có sẵn
Trong trường hợp xảy ra thảm họa làm hỏng hồ sơ kinh doanh của bạn, hãy làm theo quy trình gồm hai bước.
Đầu tiên, tài liệu cho rằng thảm họa đã xảy ra. Trong một vụ kiện Tòa án Thuế gần đây (2014), Tòa án đã vi phạm người nộp thuế vì ông chưa bao giờ báo cáo về thảm họa.
Trong trường hợp này, một người nộp thuế tuyên bố thiệt hại do lũ lụt đã khiến hồ sơ kinh doanh của mình không thể phục hồi, nhưng ông không ghi lại thiệt hại do lũ lụt với yêu cầu bảo hiểm hoặc bằng chứng khác. Nếu bạn không thể chứng minh các hồ sơ đã bị mất hoặc bị phá hủy, IRS có thể cho rằng bạn không có chúng ở nơi đầu tiên.
Cách tốt nhất để ghi lại một thảm họa là nộp đơn yêu cầu bảo hiểm . Ngay cả khi bạn sống trong một khu vực thảm họa, IRS không có cách nào để biết liệu doanh nghiệp của bạn có bị lỗ hay không, trừ khi bạn đặt mất văn bản.
Làm thế nào để tài liệu tổn thất kinh doanh
Bạn sẽ cần hồ sơ tài sản của bạn để ghi lại các khoản lỗ vào tài sản kinh doanh, bao gồm cả phương tiện, thiết bị, đồ đạc và đồ đạc. Báo cáo tổn thất thương vong về thuế doanh nghiệp hoặc thuế cá nhân của bạn. Ấn phẩm IRS 547 mô tả quy trình xác định các khoản khấu trừ cho các khoản lỗ, bao gồm cả giảm giá trị thị trường hợp lý.
Quý vị cũng có thể đệ trình để được FEMA trợ giúp (cơ quan hỗ trợ thảm họa khẩn cấp của liên bang), hoặc nộp đơn yêu cầu trợ giúp thảm họa với Cơ Quan Quản Lý Doanh Nghiệp Nhỏ.
Theo trường hợp Tòa án Thuế nêu trên, nếu hồ sơ kinh doanh của bạn bị mất hoặc bị phá hủy, bạn phải thực hiện "nỗ lực nghiêm túc và thuyết phục" để xây dựng lại hồ sơ kinh doanh của mình.
Tái tạo hồ sơ sau thảm họa
IRS có một ấn phẩm xuất sắc thảo luận về cách tái tạo hồ sơ của bạn trong trường hợp mất mát do thảm họa.
Trên các biểu mẫu này, bạn phải cung cấp " cơ sở chi phí " và "cơ sở điều chỉnh" cho bất kỳ tài sản nào mà doanh nghiệp của bạn sở hữu.
Bạn làm được cái này không? Bạn có hồ sơ thể hiện những gì bạn đã trả cho công cụ này không?
Bảo vệ hồ sơ kinh doanh từ thiên tai
Tất nhiên, cách tốt nhất để đảm bảo rằng hồ sơ kinh doanh của bạn tồn tại một thảm họa là bảo vệ chúng trước khi thảm họa xảy ra.
Sao lưu hồ sơ và đưa họ đến một nơi an toàn, cách xa doanh nghiệp của bạn. Quay lại chúng trực tuyến, quá.
Đọc thêm về cách bảo vệ hồ sơ kinh doanh khỏi mất mát thảm họa .
Phải làm gì bây giờ trước khi thiên tai đình công kinh doanh của bạn
- Thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ kinh doanh của bạn để bạn có tất cả hồ sơ cần thiết cho mục đích thuế.
- Làm cho hồ sơ kinh doanh của bạn an toàn khỏi thảm họa, càng nhiều càng tốt.
- Sao lưu hồ sơ của bạn.
Để biết thêm thông tin
Nguồn: TC Summ. Op. 2014-75 (PDF)
Tài liệu tham khảo IRS bạn có thể thấy hữu ích:
Ấn phẩm IRS 547: Thương vong, thiên tai và trộm cắp
Ấn phẩm IRS 584-B: Sổ tay thương vong, thiên tai và mất cắp kinh doanh