Điều gì và khi nào cần báo cáo?
Những thay đổi luật gần đây bắt buộc kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2015, tất cả các doanh nghiệp xây dựng và người sử dụng lao động nói chung phải đăng và cung cấp cho tất cả nhân viên các thông tin sau:
- Số tử vong liên quan đến công việc trong vòng 8 giờ.
- Nhập viện liên quan đến công việc, cắt cụt và tất cả tổn thất mắt trong vòng 24 giờ.
- Ghi lại tất cả chấn thương cần thiết và vết thương.
- Ghi lại tất cả các trường hợp mất thính giác thay đổi ngưỡng tiêu chuẩn (STS).
- Ghi lại tất cả các MSD.
- Bất kỳ trường hợp nào yêu cầu một nhân viên phải được loại bỏ y tế theo các yêu cầu của một tiêu chuẩn sức khỏe OSHA
- Ghi lại tất cả các trường hợp lây truyền bệnh lao.
Vậy, chính xác là nhật ký OSHA 300 là gì?
Nhật ký OSHA 300 là một hình thức được sử dụng bởi tất cả các nhà tuyển dụng, nếu có, để duy trì nhật ký tóm tắt các thương tích và bệnh tật của nhân viên. Tài liệu phải được đặt ở một nơi hiển thị cho tất cả nhân viên và nơi kinh doanh hoặc hoạt động được tiến hành. Biểu mẫu có ba phần chính: nhận dạng, mô tả và phân loại.
Phần thứ nhất chứa tên, số ca và chức danh, cột thứ hai cung cấp mô tả nơi xảy ra sự cố, cùng với ngày và vị trí thương tích, trong khi khu vực thứ ba chứa thông tin về loại chấn thương, ngày làm việc và bao nhiêu ngày công việc sẽ bị hạn chế.
Mẹo khi duy trì nhật ký
Điều quan trọng là duy trì nhật ký chính xác và đầy đủ thông tin kịp thời. Làm theo các mẹo sau khi điền vào nhật ký của bạn:
- Nhật ký cần phải được duy trì theo năm dương lịch chứ không phải tài chính.
- Thông tin sẽ được đăng trong vòng bảy ngày sau khi một trường hợp có thể ghi được đã xảy ra.
- Lưu giữ và duy trì OSHA 300 nhật ký trong năm năm. Xóa hoặc thêm các trường hợp cần thiết để cập nhật thông tin.
Người sử dụng lao động phải lưu giữ hồ sơ thương tích và bệnh tật cho từng cơ sở.
Khi nhân viên không báo cáo làm việc tại cùng một địa điểm mỗi ngày, thì hồ sơ phải được lưu giữ tại nơi họ được thanh toán hoặc tại cơ sở mà họ hoạt động
- Các biểu mẫu phải được đăng và duy trì bởi tất cả các nhà tuyển dụng ngay cả khi không có thương tích hoặc bệnh tật có thể ghi trong năm dương lịch
- Các hình thức tương đương được cung cấp bởi cơ quan bảo hiểm phải được sử dụng, nhưng họ cần phải duy trì cùng một thông tin theo yêu cầu của nhật ký OSHA 300.
Các biểu mẫu nào được yêu cầu Bên cạnh Nhật ký OSHA 300?
Các biểu mẫu sau đây sẽ được điền và duy trì như là một phần của quá trình đăng nhập OSHA 300:
- OSHA Form 300 Bản ghi các chấn thương và bệnh tật liên quan đến công việc .
- Mẫu OSHA 300A Tóm tắt các thương tích và bệnh tật liên quan đến công việc, và
- Báo cáo sự cố thương tích và bệnh tật (OSHA Form 301).
Lợi ích của việc duy trì hồ sơ
Những hồ sơ này sẽ có lợi cho mọi doanh nghiệp xây dựng vì chúng có thể được sử dụng cho các mục đích sau:
- Đánh giá an toàn tại nơi làm việc có thể được phân tích để xác định các vấn đề an toàn
- Tóm tắt các sự kiện có thể được sử dụng để xác định và ngăn chặn các mối nguy hiểm lặp đi lặp lại
- Sử dụng thông tin từ năm trước để tập trung và tăng cường các biện pháp an toàn xung quanh một số hoạt động đã là một phần của sự cố trong những năm trước
- Nhật ký OSHA 300 có thể được sử dụng để kiểm tra hồ sơ trong quá trình điều tra hoặc khiếu nại đang diễn ra.
Khi nào tôi nên đăng nhật ký tóm tắt?
Mẫu OSHA 300 Một nhật ký phải được đăng hàng năm vào ngày 1 tháng 2 của năm sau, tóm tắt tất cả các thương tích của năm trước. Nhật ký phải hiển thị từ ngày 1 tháng 2 đến ngày 30 tháng 4.
Tuy nhiên, điều quan trọng là phải hiểu rằng nếu một nhân viên yêu cầu một bản sao cho báo cáo thương tích của họ, thì chủ nhân phải cung cấp cho họ một bản sao nhật ký OSHA 300 trước khi kết thúc ngày làm việc theo yêu cầu. Nhật ký cũng phải được ký bởi một giám đốc điều hành công ty hoặc đại diện được ủy quyền cho biết thông tin đó là đúng sự thật và chính xác.
Trích dẫn và hình phạt cho việc không duy trì nhật ký OSHA 300 của bạn
Trong quá trình kiểm tra OSHA, nhật ký 300 thường sẽ là tài liệu đầu tiên bạn sẽ được yêu cầu cung cấp. Đó là một yêu cầu để trình bày và duy trì nhật ký này. Nếu không, bạn có thể bị phạt tối đa $ 8.000 cho mỗi năm vi phạm. Các ngành công nghiệp và xây dựng có thể phải đối mặt với mức phạt $ 1,000 cho mỗi năm họ không duy trì biểu mẫu đăng nhập OSHA 300. Cũng có khả năng rằng một trích dẫn riêng biệt có thể được ban hành cho mỗi mẫu OSHA 301 không được điền đầy đủ hoặc không chính xác.
Danh sách các lỗi phổ biến khi nộp hồ sơ đăng nhập OSHA 300
Hãy cẩn thận khi thực hiện chú thích trên nhật ký và cố gắng tránh những vấn đề phổ biến sau:
- Người sử dụng lao động có thể trình bày sai sự kiện OSHA có thể ghi lại được là gì
- Nghĩ rằng ánh sáng nhiệm vụ không phải là một hạn chế công việc
- Bỏ qua tuyên bố của nhân viên không chính xác hoặc không thể được sử dụng làm tham chiếu
- Người sử dụng lao động không báo cáo thương tích vì nhân viên bị ảnh hưởng không báo cáo đúng giờ hoặc ngay lập tức
- Điều trị y khoa có thể ghi được trừ khi nó nằm trong một ngoại lệ trong các quy định, một trong số đó là sơ cứu
- Quên để theo dõi ngày bị mất trong các sự kiện dài hạn
Ai miễn trừ việc duy trì biểu mẫu?
Trong phần đầu tiên của bài viết của chúng tôi, chúng tôi đã giải thích rằng không phải tất cả các công ty đều được yêu cầu duy trì biểu mẫu đăng nhập OSHA 300. Có một số nhà tuyển dụng được miễn yêu cầu liên bang, bao gồm cả 300 A đăng. Danh sách các ngành công nghiệp được miễn thuế có thể được tìm thấy trên trang web của OSHA. Hãy nhớ rằng Cục Thống kê Lao động vẫn có thể chọn người sử dụng lao động được miễn tham gia vào một cuộc điều tra thống kê hàng năm và bạn phải truy cập trang web OSHA để biết các quy định và yêu cầu mới nhất liên quan đến hướng dẫn báo cáo và lưu giữ hồ sơ.
Tất cả các mẫu đơn có thể lấy từ trang web của OSHA cũng như thông tin về các quy định mới nhất.