Định vị, ghi lại và bảo vệ nội dung kỹ thuật số của doanh nghiệp của bạn
Đó là thế kỷ 21, và mọi thứ đều là kỹ thuật số, tức là, trực tuyến. Trong doanh nghiệp của bạn, bạn có tài sản kỹ thuật số có thể bạn chưa từng nghĩ đến. Những tài sản này, giống như tất cả các tài sản doanh nghiệp của bạn, đều có giá trị và cần được bảo vệ.
Tài sản kỹ thuật số là gì?
Doanh nghiệp của bạn có tài sản - những thứ có giá trị. Các tài sản này bao gồm tất cả mọi thứ từ tiền mặt và các khoản phải thu , thông qua thiết bị và phương tiện kinh doanh, đến đất đai và các tòa nhà.
Kế toán của bạn có thể đã bao gồm chi phí và giá trị hiện tại của tài sản trên bảng cân đối kế toán của bạn, nhưng có thể họ đã quên tài sản kỹ thuật số.
Tài sản kỹ thuật số là tài sản tồn tại trực tuyến. Một số tài sản kỹ thuật số của bạn có thể tồn tại trên các máy chủ của riêng bạn hoặc chúng có thể là "trong đám mây". Tài sản kỹ thuật số bao gồm:
- Ảnh doanh nghiệp bạn đã tạo. Chúng có thể là ảnh về quy trình kinh doanh hoặc doanh nghiệp của bạn. Đây là những tài sản vì chúng có thể được bán.
- Trang web hoặc blog của doanh nghiệp . Nội dung có giá trị và "giao diện" của trang web có thể có giá trị nếu được đăng ký nhãn hiệu.
- Ví dụ, các quy trình nghiệp vụ (trên bảng tính) mà nhân viên của bạn đã phát triển và có thể được sao chép và bán.
- Các ứng dụng mà doanh nghiệp của bạn đã tạo, hoặc để bán hoặc cho mục đích sử dụng của riêng bạn.
- Danh sách liên hệ email và danh sách khách hàng hoặc danh sách khách hàng , bao gồm danh sách gửi thư bản tin, có giá trị vì chúng có thể được bán.
- Đăng ký các tạp chí trực tuyến có giá trị cho thời hạn đăng ký.
- Tài sản trí tuệ — tài liệu có bản quyền, nhãn hiệu hoặc nhãn hiệu dịch vụ (ví dụ như logo của công ty bạn), bằng sáng chế. Những tài sản này có thể tồn tại dưới dạng giấy, nhưng thường thì chúng chỉ là số.
- Các sản phẩm trong cửa hàng trực tuyến , là một phần của khoảng không quảng cáo doanh nghiệp của bạn . Chúng phải nằm dưới sự kiểm soát của bạn, ngay cả khi chúng được lưu trữ trực tuyến. Ví dụ: nếu bạn là người bán Amazon , các sản phẩm có thể nằm trong kho của họ, nhưng bạn nhận được bán hàng.
Tại sao tài sản kỹ thuật số lại quan trọng?
Giống như tất cả những thứ quý giá thuộc sở hữu của doanh nghiệp bạn, tài sản kỹ thuật số mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp của bạn.
- Bạn có thể yêu cầu chi phí liên quan đến việc mua và sử dụng tài sản trên tờ khai thuế kinh doanh của bạn. Chi phí của tài sản ngắn hạn (vật tư, ví dụ) có thể được coi là chi phí ngay lập tức, trong khi chi phí tài sản dài hạn (những tài sản kéo dài ít nhất một năm) có thể được mở rộng theo thời gian (hoặc thông qua khấu hao hoặc khấu hao).
- Bạn có thể bán nhiều tài sản này hoặc cấp phép cho chúng trong khi vẫn sở hữu chúng.
- Tài sản có giá trị đối với nhà đầu tư hoặc ai đó mua doanh nghiệp của bạn . Số tiền mà ai đó có thể trả để mua doanh nghiệp của bạn phụ thuộc phần lớn vào giá trị của tài sản kinh doanh.
- Một số tài sản kỹ thuật số, như danh sách khách hàng hoặc danh sách người đăng ký bản tin, đặc biệt hữu ích trong việc thiết lập thiện chí. Giá trị của thiện chí từ góc độ kế toán và định giá dựa trên các danh sách này.
- Bảo vệ sổ sách kế toán và nhân viên trực tuyến có nghĩa là chúng có sẵn để kiểm tra . Không có hồ sơ kế toán có nghĩa là bạn không thể chứng minh các khoản khấu trừ chi phí. Không có hồ sơ nhân viên có thể có nghĩa là bạn có nguy cơ bị phạt tiền và phạt tiền.
Tôi bắt đầu bảo vệ tài sản số của mình ở đâu?
Xác định vị trí và danh sách. Bắt đầu bằng cách tạo một danh sách toàn diện về tất cả các tài sản này.
Sử dụng danh sách ở trên làm điểm xuất phát, nhưng hãy sáng tạo. Hãy suy nghĩ về bất cứ điều gì mà bạn có trực tuyến hoặc trên máy chủ của doanh nghiệp của bạn có thể có giá trị. Bạn đang tìm kiếm những thứ độc quyền (mà doanh nghiệp của bạn sở hữu), những thứ mà không ai khác có và có thể muốn mua - hoặc lấy. Xem xét các tài sản kỹ thuật số này là các mặt hàng có thể để bán. Bạn muốn hoặc xem xét giá trị nào nếu bạn mua công ty này?
Thiết lập quyền sở hữu và giá trị. Nhìn vào các tài sản kỹ thuật số bạn đã liệt kê. Ai sở hữu chúng? Trước khi bạn có thể bảo vệ các tài sản này, quyền sở hữu cụ thể phải được thiết lập. Ví dụ: bạn có thể chứng minh rằng công ty của bạn sở hữu email của nhân viên hoặc danh sách email không? Kiểm tra với một luật sư để viết lên các chính sách thiết lập quyền sở hữu.
Mặc dù có thể khó đặt giá trị cụ thể cho một số tài sản kỹ thuật số của công ty bạn, nhưng bạn nên có một số ý nghĩa về giá trị đó sớm hơn là sau này.
Có, giá trị của các tài sản kỹ thuật số này có thể tiếp tục thay đổi, khi bạn thêm khách hàng vào danh sách hoặc trang của bạn vào trang web hoặc cập nhật quy trình, nhưng giá trị cơ sở có thể được đặt thông qua định giá . Tìm một thẩm định viên kinh doanh , người có thể cho bạn ước tính ngay bây giờ. Sẽ dễ dàng hơn nhiều khi đánh giá một cái gì đó tồn tại hơn là cái gì đó đã bị đánh cắp hoặc bị phá hủy bởi một thảm họa như lũ lụt hoặc hỏa hoạn.
Nếu bạn có sản phẩm bạn đang bán thông qua người bán trực tuyến như Amazon hoặc eBay, hãy đọc thỏa thuận để đảm bảo bạn giữ quyền sở hữu.
Tạo các thỏa thuận bảo vệ. Bảo vệ tài sản kỹ thuật số của bạn thông qua các thỏa thuận với những người có thể ăn cắp chúng. Xem xét việc có nhân viên, khách hàng và tư vấn ký thỏa thuận không tiết lộ. Những thỏa thuận này khiến người khác nhận thấy rằng hành vi trộm cắp tài sản kỹ thuật số có thể dẫn đến hành động pháp lý.
Đăng ký quyền sở hữu của bạn. Nhiều tài sản kỹ thuật số có thể được đăng ký, để nói với thế giới quyền sở hữu của bạn. Ảnh doanh nghiệp, quy trình và nội dung của trang web và blog có thể có bản quyền . Các tài sản kỹ thuật số như logo và thiết kế có thể được đăng ký nhãn hiệu. Và đừng quên bằng sáng chế cho các quy trình.
Lập kế hoạch cho tương lai. Điều gì sẽ xảy ra với tài sản kỹ thuật số của công ty bạn nếu có điều gì đó xảy ra với bạn? Bao gồm nội dung kỹ thuật số của bạn trong thỏa thuận của công ty bạn. Ví dụ, tài sản kỹ thuật số thuộc sở hữu của một đối tác cần phải được tính trong thỏa thuận hợp tác , cùng với các tài sản khác. Nếu bạn có một doanh nghiệp nhỏ hoặc một gia đình nhỏ, hãy bao gồm những tài sản này trong kế hoạch kế vị của bạn .
Sao lưu! Điều quan trọng là phải tìm một hệ thống sao lưu để bảo vệ tất cả các tài sản kỹ thuật số của bạn. Có một bản sao lưu của một bản sao lưu không phải là điên; Lifewire đề xuất một hệ thống sao lưu kép, sử dụng nhiều ổ cứng gắn ngoài. Bạn cũng có thể muốn cả một bản sao lưu ổ đĩa cứng và sao lưu trực tuyến để làm cho chắc chắn gấp đôi.
Cuối cùng, thiết lập giao thức để bảo vệ tài sản kỹ thuật số
Bây giờ bạn đã thiết lập hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số của mình, hãy ghi lại tài liệu đó. Thiết lập các tác vụ liên tục cụ thể cho các bản sao lưu và thời gian để xem xét và cập nhật.
Phần lớn doanh nghiệp của bạn trực tuyến; giữ cho nó ồn ào dọc theo độc đáo bằng cách bảo vệ các tài sản kỹ thuật số trực tuyến này