Ngày càng có nhiều doanh nghiệp sử dụng các máy quét này tại điểm bán hàng.
Theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung ( GAAP ), các công ty có thể sử dụng hệ thống kiểm kê định kỳ hoặc vĩnh viễn. Dưới đây, tìm hiểu sự khác biệt giữa hai hệ thống và những gì sẽ làm việc tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Hệ thống kiểm kê định kỳ
Quản lý khoảng không quảng cáo định kỳ cho phép công ty biết khoảng không quảng cáo bắt đầu và kết thúc khoảng không quảng cáo trong một khoảng thời gian kế toán, nhưng không theo dõi hàng tồn kho hàng ngày. Khoảng không quảng cáo được theo dõi bởi số lượng khoảng không quảng cáo thực. Theo hệ thống này, tất cả các giao dịch mua được ghi lại trong tài khoản mua hàng. Khi khoảng không quảng cáo thực được thực hiện, số dư trong tài khoản mua hàng được chuyển vào tài khoản khoảng không quảng cáo, lần lượt được điều chỉnh để khớp với chi phí của khoảng không quảng cáo kết thúc.
Việc tính giá vốn hàng bán theo hệ thống kiểm kê định kỳ là:
Bắt đầu khoảng không quảng cáo + Giao dịch mua = Giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán - Kết thúc hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán
Chi phí của hàng tồn kho kết thúc có thể được tính toán bằng cách sử dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho LIFO hoặc FIFO hoặc các phương pháp ít phổ biến khác. Khoảng không quảng cáo bắt đầu sẽ kết thúc khoảng không quảng cáo từ khoảng thời gian trước đó.
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn
Hệ thống theo dõi hàng tồn kho vĩnh viễn ghi lại số dư hàng tồn kho sau mỗi lần giao dịch thông qua hệ thống kiểm kê điểm bán hàng .
Nó giúp loại bỏ sự cần thiết cho các cửa hàng để đóng cửa cho một cổ phiếu hàng tồn kho vật lý lấy như hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn cho phép liên tục lấy cổ phiếu. Hệ thống khoảng không quảng cáo vĩnh viễn giữ cho tài khoản đang chạy của khoảng không quảng cáo của công ty.
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn liên quan đến việc lưu giữ hồ sơ nhiều hơn so với các hệ thống kiểm kê định kỳ. Mỗi mục hàng tồn kho được lưu giữ trên một sổ kế toán riêng biệt. Những sổ cái hàng tồn kho này chứa thông tin về giá vốn hàng bán, mua và tồn kho trong tay. Hệ thống quản lý hàng tồn kho vĩnh viễn cho phép một mức độ kiểm soát cao của hàng tồn kho của công ty bằng cách quản lý.
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn cung cấp cho chủ sở hữu doanh nghiệp hồ sơ về những gì được bán, nơi nó được bán từ khi nó được bán, và với mức giá đã được bán. Kết quả là, nó cho phép các doanh nghiệp có nhiều hơn một vị trí với một hệ thống quản lý hàng tồn kho tập trung.
Ngay cả với một hệ thống quản lý hàng tồn kho vĩnh viễn, công ty vẫn cần phải ngừng hoạt động ít nhất hàng năm để thực hiện số lượng hàng tồn kho định kỳ hoặc thủ công. Dữ liệu được quét phải cho chủ sở hữu doanh nghiệp biết chính xác khoảng không quảng cáo nào có trong tay. Lợi thế chính của việc tính số lượng hàng tồn kho định kỳ là xác định số lượng hàng tồn kho đã bị mất, bị đánh cắp hoặc bị hư hỏng.
Quản lý tồn kho vĩnh viễn và định kỳ
Nếu doanh nghiệp của bạn là nhỏ, hoặc nếu bạn không có thêm tiền để đầu tư, quản lý hàng tồn kho định kỳ có thể là lựa chọn tốt hơn cho bạn bởi vì bạn có thể nhận được chỉ bằng một máy tính tiền và một thủ tục kế toán đơn giản. Nếu bạn bán dịch vụ thay vì sản phẩm, bạn có thể không cần hệ thống quản lý khoảng không quảng cáo trừ khi bạn sở hữu một nhà hàng hoặc bạn đang làm việc trong ngành dịch vụ khách sạn.
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể chuyển sang hệ thống quản lý khoảng không quảng cáo vĩnh viễn vì nó cho phép bạn biết số dư trong tài khoản khoảng không quảng cáo của mình tại bất kỳ thời điểm nào. Các doanh nghiệp lớn thường có hệ thống kiểm kê vĩnh viễn thay vì hệ thống kiểm kê định kỳ vì phần còn lại của hệ thống tài chính và kế toán của họ được vi tính hóa.