Mẹo để lập kế hoạch menu sự kiện và thuê người cung cấp dịch vụ từ chuyên gia
Trước khi bạn thuê một công ty cung cấp thực phẩm hoặc công ty phục vụ ăn uống để thực hiện sự kiện, bạn nên có một số ý tưởng ban đầu về thực đơn phục vụ và có những lời khuyên này trong túi sau của bạn.
Chuyên gia tư vấn về Menu Kế hoạch từ một chuyên gia ăn uống
"Thiết lập một sự cân bằng tốt với thực đơn của bạn", Stacy Ziegler, CPCE, CMP, phó chủ tịch đầu tiên của Hiệp hội các nhà cung cấp dịch vụ ăn uống quốc gia (NACE) và giám đốc bán hàng tại Bold American Events & Catering cho biết. Bold American cung cấp dịch vụ ăn uống đầy đủ dịch vụ cho các địa điểm trên khắp thành phố Atlanta, Georgia và tổ chức hơn 500 sự kiện công ty và xã hội mỗi năm.
“Bạn có thể mạo hiểm hơn với món khai vị, món ăn phụ và món tráng miệng đã qua, nhưng đối với món chính, bạn cần phải nhớ rằng bạn đang nuôi dưỡng một nhóm người đa dạng. Hầu hết mọi người thích nhận ra những gì họ đang ăn. Điều này không có nghĩa là tất cả mọi người phải được phục vụ gà đồng bằng, nhưng phải thận trọng với một thứ rất kỳ lạ. ”
Mùa của sự kiện cũng quan trọng. Và các nhà lập kế hoạch sự kiện thường xuyên tổ chức các cuộc thảo luận về các sự kiện trong tương lai trong một mùa hoàn toàn khác. “Mặc dù bạn có thể thảo luận về thực đơn của bạn vào mùa đông, sự kiện thực sự có thể là vào tháng Sáu. Xương sườn ngắn và khoai tây nghiền trong tháng một âm thanh tuyệt vời, nhưng khi sự kiện tháng sáu của bạn cuộn xung quanh, bạn sẽ muốn một cái gì đó nhẹ hơn nhiều, ”Ziegler nói.
Trong trường hợp này, việc lên kế hoạch cho một thực đơn sự kiện là nhiều hơn cả sự lựa chọn thực phẩm. Nhưng bước tiếp theo là thuê người cung cấp thực phẩm để giúp bạn rút nó đi.
Chuyên gia tư vấn về việc thuê một công ty dịch vụ ăn uống tư nhân
Có lẽ bạn đã có ý tưởng cho thực đơn phục vụ trong tâm trí, bước tiếp theo là thuê một công ty phục vụ cho sự kiện của bạn. "Hãy nói chuyện với người cung cấp thực phẩm của bạn về những gì họ làm tốt nhất", Ziegler khuyên. "Họ có rất nhiều kinh nghiệm với những người yêu thích đám đông, và biết những gì họ có thể thực hiện tốt nhất."
Ngoài việc sử dụng nhà cung cấp thực phẩm của bạn như một nhà tư vấn thực phẩm và đồ uống cũng như nhà cung cấp dịch vụ ăn uống cho sự kiện của bạn, Ziegler cũng cung cấp các mẹo sau để thuê một công ty cung cấp thực phẩm hoặc phục vụ cho các sự kiện:
Mẫu thực phẩm của Caterer
Bằng cách lấy mẫu thức ăn của người cung cấp thực phẩm, nó sẽ cung cấp cho bạn một cơ hội để thưởng thức các món ăn và cũng để trải nghiệm nó sẽ được trình bày như thế nào. Đây cũng là thời điểm tuyệt vời để gặp gỡ với Đầu bếp và xác định mức độ linh hoạt của anh ấy hoặc cô ấy. Tất cả các mục có thể được điều chỉnh theo sở thích của riêng bạn, vì vậy hãy đảm bảo phản hồi của bạn được thực hiện nghiêm túc. Hỏi thức ăn được chuẩn bị như thế nào.
Dịch vụ ăn uống Mẹo chuyên nghiệp: Hỏi xem bữa ăn được hoàn thành trên trang web hay nấu chín trước và để trong hộp nóng để giữ ấm. Những thực hành khác nhau này sẽ có tác động lớn đến chất lượng của thức ăn khi nó được phục vụ cho khách hàng của bạn.
Kiểm tra tài liệu tham khảo
Mặc dù bạn có nhiều khả năng sẽ được cung cấp danh sách khách hàng rất hài lòng, vẫn có nhiều thông tin tốt mà bạn có thể tìm hiểu nếu bạn thực sự dành thời gian để kiểm tra tài liệu tham khảo của nhà cung cấp. Đó là một cách tuyệt vời để có được thông tin chi tiết về những gì mà người cung cấp dịch vụ thực hiện tốt nhất. Các câu hỏi hay về tài liệu tham khảo bao gồm: Bao nhiêu lần họ đã sử dụng nhà cung cấp? Bạn thích điều gì nhất về dịch vụ ăn uống của họ cho các sự kiện? Bạn sẽ thay đổi điều gì cho sự kiện tiếp theo của họ?
Yêu cầu ảnh sự kiện trước đây
Hình ảnh về dịch vụ ăn uống sẽ mang lại cho bạn cảm giác thẩm mỹ của người cung cấp thực phẩm. Ảnh về các sự kiện trước đây có thể cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về cách các sự kiện của họ thường được thiết lập. Hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau đây: Bạn có thích kho dịch vụ của họ, sử dụng khoảng cách và chạm hoàn thiện không? Đó có phải là phong cách bạn muốn cho sự kiện của mình không?
Cuối cùng, xem hình ảnh về công việc trong quá khứ của một người phục vụ cũng là một cách tuyệt vời để giải thích cho người cung cấp những gì bạn thích với các tài liệu tham khảo. Bạn muốn xem lặp lại sự kiện của bạn ở đâu?
Thảo luận về các dịch vụ có sẵn
Một số nhà cung cấp dịch vụ có đầy đủ dịch vụ hơn những người khác, với khả năng cung cấp khăn trải giường, bàn, ghế, hoa và evendécor. Bạn có thể cung cấp cho họ một ý tưởng về những gì bạn thích và họ có thể kéo tất cả mọi thứ lại với nhau cho bạn và tổ chức tất cả các nhà cung cấp. Mặt khác, một số nhà cung cấp thực phẩm chỉ cung cấp dịch vụ ăn uống và thực phẩm cho sự kiện và bạn sẽ chịu trách nhiệm điều phối tất cả các mặt hàng và nhà cung cấp khác của bạn. Dù bằng cách nào cũng được, miễn là dịch vụ của người cung cấp thực phẩm phù hợp với nhu cầu của bạn.
Xem xét mọi thứ trong Person
Các cuộc họp trực tiếp không chỉ là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng không có thông tin sai lệch khi nói đến các vấn đề quan trọng như thực đơn phục vụ theo kế hoạch và đề xuất phục vụ, đó cũng là một cách tuyệt vời để có được cảm giác tốt hơn cho người cung cấp thực phẩm bạn đã chọn. Ví dụ, các cuộc họp trực tiếp có thể cung cấp cho bạn một cơ hội để xem hoạt động phục vụ. Văn phòng có sạch sẽ không? Bạn có được chào hỏi một cách kịp thời không? Nếu bạn có bất kỳ do dự trong quá trình này, hãy chắc chắn để sửa chữa nó ngay bây giờ và nó có thể mang đến ngày sự kiện.
Đảm bảo chúng được tổ chức
Nếu đề xuất của bạn là kịp thời và người quản lý bán hàng của bạn chuyên nghiệp và linh hoạt, đó có thể là dấu hiệu của văn hóa công ty tốt. Điều này đặc biệt quan trọng vì những đặc điểm đó rất có thể sẽ chuyển sang nhóm xử lý sự kiện của bạn. Nhưng hãy cẩn thận: điều ngược lại cũng có thể đúng. Nếu đề xuất của bạn được gửi cho bạn sau ngày được hứa hẹn hoặc có ý thức chung về việc tổ chức trong quá trình bán hàng và lập kế hoạch, đó có thể là dấu hiệu cho thấy tính kịp thời và tổ chức không phải là giá trị quan trọng đối với người cung cấp thực phẩm.
Đọc bản in đẹp
Khi nói đến việc đăng xuất đề xuất phục vụ của bạn, điều quan trọng là phải xem xét và hiểu từng chi tiết. Đề xuất của bạn có bao gồm mọi thứ bạn yêu cầu không? Có bao gồm thuế không? Giá có thay đổi cho mỗi người nếu số lượng khách của bạn tăng hay giảm? Phí dịch vụ cho công việc lao động như thế nào? Bạn có chịu trách nhiệm về việc lật đổ nhân viên tối hôm đó không? Khi bạn so sánh các đề xuất từ một nhà cung cấp cho người cung cấp khác, điều quan trọng là bạn đang so sánh táo với táo và hiểu tất cả chi phí của bạn được liên kết với sự kiện được đề xuất.
Kiểm tra với Địa điểm sự kiện
Nhiều địa điểm có danh sách nhà cung cấp được ưu tiên, có khả năng sẽ bao gồm các nhà cung cấp thực phẩm cho những địa điểm không cung cấp dịch vụ ăn uống. Bạn có thể được yêu cầu làm việc với một trong những nhà cung cấp thực phẩm được liệt kê, nhưng ngay cả khi bạn không có, nó có thể là lợi thế của bạn. Nếu bạn sử dụng một người nào đó trong danh sách đó, họ sẽ quen thuộc với các địa điểm sự kiện của bạn và tất cả những điều đó đi kèm với nó từ các quy tắc để thiết lập phòng. Bạn có thể có ít rủi ro hơn trong ngày diễn ra sự kiện của bạn. Nhà cung cấp ưu tiên cũng có thể có các đặc quyền khác mà họ có thể chuyển cho bạn. Những người cung cấp dịch vụ ăn uống không quen thuộc với địa điểm có thể rẻ hơn trong nháy mắt đầu tiên, nhưng bạn có thể phải trả phí sự kiện từ địa điểm của mình bởi vì người cung cấp thực phẩm không loại bỏ thùng rác theo yêu cầu hoặc một số hình phạt khác vì không hiểu chính sách địa điểm.
Hỏi về yêu cầu đặc biệt
Các nhà cung cấp thực phẩm tốt sẽ làm việc với bạn về các yêu cầu đặc biệt. Great caterers dự đoán họ. Dù bằng cách nào, hãy chắc chắn hỏi người cung cấp thực phẩm của bạn cách họ xử lý các yêu cầu đặc biệt như hạn chế chế độ ăn uống, thay đổi trang web và bổ sung muộn. Ngay cả những nhà hoạch định giỏi nhất cũng thường phải đối mặt với ít nhất một sự ngạc nhiên tại chỗ. Người cung cấp thực phẩm của bạn có thể kéo cùng một bữa ăn không chứa gluten không? Nếu bài phát biểu chào mừng diễn ra trễ 15 phút, nhà bếp có thể cuộn với dòng thời gian mới không? Tính linh hoạt và một thái độ có thể làm từ mọi người tham gia vào một sự kiện là rất quan trọng.
Biết ai chịu trách nhiệm
Hầu hết những người mà bạn đang làm việc cùng trong quá trình bán hàng và lập kế hoạch sẽ không phải là người liên hệ chính của bạn vào ngày diễn ra sự kiện. Nếu bạn muốn thay đổi hoặc có câu hỏi ngày hôm đó, điều quan trọng là phải biết liên hệ của bạn. Độ sâu trong đội sẽ cho bạn một số đảm bảo rằng nếu một người bị mất tích trong sự kiện của bạn vì bệnh tật hoặc xung đột, vẫn còn một nhóm toàn bộ đằng sau họ.