Hãy thảo luận 5 trong số những cân nhắc quan trọng nhất để đánh giá trước khi giải quyết ngân sách sự kiện của bạn cho chi phí in ấn.
Căn chỉnh tên phòng của bạn với tài sản
Trong thời đại hiện đại của sự công nhận tài trợ, bạn sẽ thường thấy một phòng đột phá được đặt theo tên của một nhà tài trợ tham gia. Điều này có ý nghĩa, vì đây là một cách tuyệt vời để làm nổi bật những người đóng góp cho hội nghị. Tuy nhiên, một điều bạn không muốn làm là ghi đè tên phòng của địa điểm của bạn. Ví dụ: nếu địa điểm đã xác định phòng họp chung của bạn là Phòng tiệc 4, thì bạn cần phải bao gồm thông tin này trên biển báo và chương trình của mình. Việc tuân theo giao thức này sẽ giúp mọi người, từ các nhà quản lý đến người giám sát, trực tiếp mất người tham dự vào đúng vị trí. Nếu không, một linh hồn bị mất tìm kiếm tên "Phòng Vàng" sáng tạo có thể được truyền lại cho nhiều người trước khi nhận được thông tin chính xác.
Sử dụng Velcro để thêm tính linh hoạt vào biển báo của bạn
Đây là một thủ thuật đơn giản sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều rắc rối trong ngày sự kiện.
Tạo một vài dấu hiệu hướng chung với mũi tên Velcro mà bạn có thể thay đổi khi cần. Một số mẫu lưu lượng truy cập không thể dự đoán được và việc linh hoạt đăng biển chỉ đường trong một nhúm có thể giúp bạn tránh khỏi thảm họa. Dọc theo cùng một dòng, bạn cũng có thể tận dụng chức năng của Velcro để sử dụng lại biển báo cho các sự kiện trong tương lai.
Ví dụ, biển báo đỗ xe và nhà vệ sinh là những thứ bạn có thể sử dụng cho mọi sự kiện thực tế.
Hãy chắc chắn rằng dấu hiệu của bạn nổi bật so với phần còn lại
Một sự kìm kẹp phổ biến cho các nhà hoạch định sự kiện là thiếu bảng chỉ dẫn sự kiện phổ biến được cung cấp bởi các khách sạn và trung tâm hội nghị. Cách đơn giản nhất để vượt qua điều này là chịu trách nhiệm cho tất cả các nhu cầu của biển báo. Tất nhiên, nó có ý nghĩa để có hàng tồn kho của các tùy chọn trong nhà có sẵn, nhưng đừng quên rằng bạn có thể phải chia sẻ một số các nguồn lực này với các sự kiện khác tại địa điểm tổ chức sự kiện. Dấu hiệu có thương hiệu đứng ngoài bảng chỉ dẫn địa điểm tinh tế có thể phân biệt được nhiều hơn cho khách của bạn. Mọi người có xu hướng đi bộ ngay qua biển báo nhà, vì vậy hãy chắc chắn rằng thương hiệu hoặc logo của bạn được hiển thị rõ ràng để thu hút sự chú ý.
Đưa khách đến cửa trước
Đừng chờ người tham dự bước vào chỗ nghỉ trước khi bạn bắt đầu hướng dẫn họ. Biển báo lối vào và đỗ xe là rất quan trọng để đảm bảo người tham dự đỗ xe và vào tòa nhà ở đúng vị trí. Tin tôi đi; bạn không muốn trở thành người chào hỏi người đăng ký vừa mới đi bộ nửa dặm vì họ đậu ở phía bên phải của tòa nhà! Một chiến lược bảng chỉ dẫn tốt bắt đầu từ nơi đầu tiên một khách sẽ hạ cánh trên khuôn viên bất động sản.
Không bao giờ đánh giá thấp sức mạnh của tương tác con người
Không có vấn đề như thế nào bắt mắt dấu hiệu của bạn có thể dường như với bạn, họ không bao giờ có thể thay thế giá trị của một khuôn mặt thân thiện. Những người tiếp đón, người dẫn đường, và nhân viên đỗ xe sẽ luôn là người bảo vệ tốt nhất chống lại những người tham dự bị mất và bị kích thích. Hầu hết các trung tâm hội nghị đều cung cấp các dịch vụ này với mức phí theo giờ hoặc bạn có thể tranh thủ các tình nguyện viên từ trong tổ chức của bạn. Một bảng đăng ký chiến lược đặt sẽ làm giảm bớt một số nhu cầu về nhân sự, nhưng hãy chắc chắn rằng bạn đi qua các tài sản địa điểm và xác định các địa điểm mà khách hàng của bạn có khả năng có thể bị mất.
Cách tiếp cận tốt nhất để phát triển chiến lược bảng chỉ dẫn sự kiện tốt là ném tất cả các giả định của bạn ra ngoài cửa sổ. Mỗi khách sạn và trung tâm hội nghị có một số cấp độ của bảng chỉ dẫn chứng khoán tại chỗ, nhưng bạn không nên dựa vào nó như là nguồn chính của hướng dẫn cho hội nghị của bạn.
Trong một thế giới mà quảng cáo được đẩy vào chúng tôi từ mọi góc độ, bảng hiệu sự kiện hiệu quả phải nổi bật và thu hút sự chú ý của những người tham dự của bạn. Điều này có thể đơn giản như bao gồm logo hội nghị của bạn trên tất cả các dấu hiệu hoặc thậm chí đảm bảo hơn, một nhân viên được chỉ định mỉm cười và trả lời các câu hỏi khi khách đến.