Liệt kê bốn danh mục sau đây ở trên cùng:
- Mục
- Chi phí dự kiến
- Chi phí thực tế
- Chi tiết
Sau đó, phân loại và theo dõi các khoản chi phí.
Quản lý ngân sách sự kiện
Theo dõi chi phí thuê trang web. Khi bạn lên kế hoạch cho sự kiện và khi bạn gặp người quản lý bán hàng tại địa điểm, hãy theo dõi tất cả các chi phí thuê dự kiến cho không gian chức năng và sự kiện, dọn phòng, xử lý hành lý và các chi phí liên quan.
Ước tính chi phí ăn uống. Điều này bao gồm tất cả chi phí ăn uống, bao gồm tiền boa và tiền boa - có thể chiếm tới 30%.
Phí vận chuyển tài liệu. Điều này bao gồm xe đưa đón, xe khách, dịch vụ đưa đón sự kiện và mọi chi phí liên quan.
Thêm chi phí trang trí. Hầu hết các sự kiện bao gồm chi phí trang trí, chẳng hạn như centerpieces, florals, tent rentals, vv Đây là nơi bạn liệt kê các chi phí đó.
Phí giải trí và thiết bị tài liệu. Các chi phí chung trong loại này bao gồm thiết bị A / V, nhưng nó cũng là một điểm tốt để liệt kê danh dự cho người nói hoặc nếu bạn đang thuê các nghệ sĩ.
Tóm tắt chi phí in ấn. Một số khoản mục nhỏ thực sự kết hợp để tạo ra chi tiết đơn hàng chi phí lớn hơn. Chúng bao gồm lời mời, huy hiệu tên, tập sách chương trình, bảng chỉ dẫn sự kiện và biểu ngữ.
Chi tiết đơn hàng cho quà tặng. Một mẹo sự kiện phổ biến là không bao giờ cho phép khách rời khỏi tay trống. Vì vậy, bất kỳ món quà hoặc quà tặng nào bạn cung cấp, hãy theo dõi chi phí riêng cho họ; bạn sẽ ngạc nhiên trước những món đồ này có giá bao nhiêu.
Xác định chi phí hoạt động. Nếu sự kiện của bạn bao gồm các hoạt động như chơi gôn, tennis, spa, đi bè, đi xe đạp hoặc các hoạt động khác, bạn sẽ muốn lưu ý chi phí của các khoản phí này một cách riêng biệt. Cân nhắc tóm tắt tổng chi phí trong bảng tính của bạn và đính kèm bảng phân tích.
Đăng chi phí khác. Nếu chi phí không thuộc bất kỳ danh mục nào ở trên, hãy liệt kê chúng như một khoản chi phí linh tinh ở đây.
Hãy tạo cho mình một danh mục quỹ dự phòng. Tùy thuộc vào kích thước hoặc độ phức tạp của sự kiện, bạn có thể muốn cung cấp cho mình tối đa 20% ngân sách sự kiện tại đây. Mặc dù kế hoạch tốt nhất, chi phí sẽ vượt quá kế hoạch dự kiến với chi phí mà bạn không bao giờ xem xét. Điều này sẽ giữ cho bạn khỏi đi qua ngân sách mỗi lần.
Tóm tắt chi phí dự kiến. Khi bạn xây dựng chương trình sự kiện của mình, bạn sẽ có dự đoán tốt về tổng chi phí. Đây là thông tin mà bạn sẽ chia sẻ với khách hàng sự kiện để đảm bảo họ biết ngân sách sự kiện để không có bất kỳ điều gì bất ngờ sau này.
Tóm tắt chi phí thực tế. Điều này xảy ra sau khi sự kiện kết thúc. Tổng hóa đơn vào 10 danh mục trên và ghi lại ngân sách thực tế. Nếu vô cùng thuận lợi, hãy xác định tiết kiệm trong ngân sách thực tế so với ngân sách dự kiến, thể hiện giá trị bạn đã mang vào vai trò.