Chi phí lập kế hoạch sự kiện phác thảo
Chi phí có thể đến từ một loạt các nguồn khi bạn nghĩ về tất cả các thành phần liên quan đến dàn dựng một hàm.
Những người rõ ràng nhất là chi phí ăn uống và địa điểm cho thuê, nhưng danh sách chỉ phát triển từ đó. Vấn đề là, xem xét ngay cả một loại chi phí có thể có một tác động tai hại của bạn chi tiêu cho mỗi người. Nhấp vào đây để xem danh sách chi tiêu sự kiện toàn diện.
Các câu hỏi để hỏi khách hàng của bạn
Là người lập kế hoạch sự kiện , vai trò của bạn là cung cấp sự hỗ trợ của chuyên gia với cả sự phối hợp và quản lý tài chính của sự kiện. Hãy nhớ rằng khách hàng của bạn đang mơ về sự hoàn hảo và điều này có thể dễ dàng đánh giá bản án của họ về những gì có thể xảy ra. Thời gian để thu hẹp khoảng cách giữa ngân sách và kỳ vọng của họ là ngay từ đầu. Thông thường, nó cũng đơn giản như đặt câu hỏi đúng và soạn thảo ngân sách trong cuộc họp đầu tiên của bạn. Bấm vào đây để xem danh sách các câu hỏi cần hỏi.
Xây dựng ngân sách sự kiện cơ bản
Một khi bạn có một tầm nhìn về sự kiện này và ước tính số tiền bạn phải làm việc, đó là thời gian cuối cùng để cấu trúc ngân sách.
Một bước quan trọng ở đây là nói với khách hàng của bạn rằng ngân sách sự kiện là “bản nháp đang hoạt động” có khả năng thay đổi khi có nhiều chi tiết hơn. Hãy nhớ rằng, rất ít khách hàng có kinh nghiệm về chi phí và phí liên quan đến biến động tham dự, vì vậy tốt nhất là xây dựng trong vùng đệm 10% để tránh hết tiền.
Nhấp vào đây để biết thêm mẹo về cách tạo ngân sách cơ bản.
Phí lập kế hoạch sự kiện
Tất nhiên, bạn cần phải kết hợp chi phí lập kế hoạch của bạn vào ngân sách, và điều này có thể là một chủ đề nhạy cảm đối với một số người. Các nhà hoạch định sự kiện có một số cách để tính phí cho các dịch vụ của họ, từ phí trực tiếp đến tỷ lệ hoa hồng . Cuối cùng, đó là tất cả về việc tìm kiếm một phương tiện cả hai bên có thể đồng ý. Hãy chắc chắn rằng cấu trúc phí của bạn được ghi lại trong hợp đồng và bao gồm nó như là một chi phí trong tất cả các dự thảo của ngân sách. Nhấp vào đây để xem lại cấu trúc phí chuẩn cho người lập kế hoạch sự kiện.
Cắt giảm chi phí sự kiện
Hiếm khi bạn sẽ làm việc trên một sự kiện có ngân sách không giới hạn. Nhiều hơn khả năng bạn sẽ đạt được một điểm trong quá trình lập kế hoạch mà các quyết định về cắt giảm chi phí phải được thực hiện. Đây là nơi mà một người lập kế hoạch sự kiện có kinh nghiệm thực sự có thể tỏa sáng trong việc giúp khách hàng của họ. Mục đích là để xác định các tùy chọn nào có ấn tượng lớn nhất đối với khách. Ví dụ, bạn nên chi tiêu ít hơn vào centerpieces để bảo quản món tráng miệng cho người sành ăn? Trong một số trường hợp, một người lập kế hoạch có thể trải qua các chi phí và đàm phán lại hoặc cắt giảm tại các khu vực mà khách sẽ không bao giờ nhận thấy. Nhấp vào đây để có sáu khu vực để nhắm mục tiêu tiết kiệm chi phí.
Kiểm soát chi phí âm thanh / hình ảnh
Thiết bị chiếu sáng và âm thanh tạo ra tác động lớn đến việc trình bày sự kiện của bạn, nhưng nó cũng có xu hướng có ảnh hưởng lớn đến ngân sách.
Khi bạn tính đến các chi phí A / V khác như máy chiếu, truy cập internet và dịch vụ video, không mất nhiều thời gian để danh mục này trở thành một trong những con số lớn nhất trong ngân sách của bạn. Nhấp vào đây để biết cách ngăn chặn chi tiêu quá mức cho nhu cầu A / V của bạn.
Tìm kiếm các tùy chọn tiếp thị chi phí thấp trực tuyến
Tiếp thị là một chi phí khác có thể tăng theo cấp số nhân nếu bạn không nhận được kết quả ngay lập tức. Việc nắm bắt, tất nhiên, là trừ khi bạn thị trường có hiệu quả sẽ không có đủ người tham dự để hỗ trợ các chi phí của sự kiện này. Đây là lý do tại sao nó có ý nghĩa để sử dụng càng nhiều tùy chọn miễn phí hoặc chi phí thấp để truyền bá từ ban đầu về một dịp sắp tới. May mắn là Internet có rất nhiều con đường bạn có thể xem xét. Nhấp vào đây để xem sáu ý tưởng chi phí thấp.
Lập kế hoạch cho một đám cưới lớn trên một ngân sách nhỏ
Đám cưới là một ví dụ điển hình về các sự kiện mà ngân sách có thể được thử thách bằng chi phí.
Đằng sau mỗi đám cưới là một gia đình của những người thực sự có những nghĩa vụ tài chính khác cần cân nhắc trước khi chi tiêu xa hoa vào ngày trọng đại của họ. Hầu hết các điều phối viên đám cưới đều hiểu điều này, nhưng những người giỏi nhất biết cách tối đa hóa mỗi đô la của ngân sách đám cưới. Mặc dù các nhà lập kế hoạch sự kiện của công ty hoạt động trong một môi trường khác với các nhà hoạch định đám cưới, nhưng có rất nhiều điều cần biết về cách các chuyên gia đám cưới quản lý ngân sách của họ. Hãy xem những mẹo nhỏ này để biến một ngân sách nhỏ thành một đám cưới lớn.